(整理)、office笔记.

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word的应用
第一节 基础知识
一、概述
1、 word是目前最优秀、最普及的文档处理和编辑软件（字处理软件），并且使用和操作简单。
2、 word是属于office软件中的一个产品，它是美国微软公司于2000年在word97 的基础上推出的
新一代文字处理软件。
3、word具有所见即所得的功能，利用它，用户可以编排出图文并茂的文章。
二、WORD2000的启动和基本结构
1、单击“开始---程序--- word”即可打开word,然后出现窗口。
注：
若桌面上有快捷方式，则双击快捷文件即可。
word的窗口简介
标题栏、菜单栏、工具栏、正文区、滚动条、标尺、 状态栏
第二节 编辑操作
一、word中的文字录入
在任务栏的右边选择相应的输入法就可进行相应的操作
二、复制、粘贴、剪切和粘贴
（一）复制、粘贴的操作
方法：（1）选中所要 复制的内容，选择“编辑”菜单项下的“复制”或工具栏上的复制按钮（CTRL+C）
（2）把光 标移至目标位置，按“编辑”菜单项下的“粘贴”命令或工具栏上的“粘贴”就可
（CTRL+V）。
（二）、剪切和粘贴

（其操作方法与复制与粘贴相同，省略）
三、段落的设置
第一种方法
：
利用标尺进行
方法：（1）选择所需要设置的段落
（2）按水平标尺上的“首行缩进”或左右缩进进行操作

第二种方法
：
利用菜单下的命令进行操作
方法：（1）选择所需要设置的段落
（2）单击“格式”菜单下的“段落”，出现对话框，然后进入相应操作。
四、字符格式化 word字符格式化功能包括对各种字符（汉字、英文字母、数学符号以及其它特殊符号）的大小、字体、< br>字形、颜色等定义。
（一）字体
方法：（1）选择文本（选中文本）
（2）单击菜单栏中的“格式---字体”项，此时弹出窗口，然后进行相应的操作。
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（二）字形
：包括常规、倾斜、加粗、 加粗并倾斜等等。第一种是利用工具栏上的字形快捷按钮定
义，另一种是利用“格式”菜单下的“字体” 命令。
（三）字符大小
：用来改变字的大小。(ctrl+shift+<;或ctrl+s hift+>,改变字体大小。)
注：
默
认为宋体、五号字。
（四）、字符颜色
方法：（1）选择文本
（2）单击“格式--字体 --颜色”（或直接单击工具栏上“字体颜色”按钮即可）
（五）、字符间距
方法：单击“格式---字体--字符间距”项即可进行相应的操作
（六）、动态效果
单击“格式---字体--动态效果”即可
五、“段落”的格式化：
包括文本对齐、首行缩进、左缩进、行间距等。
（1） 点格式菜单下的段落去调
（2） 用标尺去调
六、艺术字的制作
（一）、创建艺术字
方法：
（1）单击“插入--图片--艺术字”，弹出“艺术字”库的对话框
（2）在“艺术字”库对话框中，请选择一种“艺术字”的样式，然后再
单击“确定”按钮，出现编辑”艺术字“文字对话框
（二）、更改艺术字的文字
方法：
（1）双击要更改的艺术字文字，进入编辑“艺术字”文字的对话框
（2）对文字进行编辑，然后单击“确定”按钮
（三）、更改艺术字效果的式样
方法：
（1）单击要更改的艺术字，弹出艺术字的“工具栏”
（2）在工具栏中，用户可根据不同的按钮进行相应的操作
七、插入符号
方法：
（1）把光标移到所要插入符号的位置
（2）单击“插入-- 符号”，出现对话框，然后在出 现的对话框中进行相应的操作
八、边框与底纹

在文档中，若对一段或一部分汉字加框，比如加双线或单线，常见于报纸和杂志，如何实现？可通过如下的方法
（一）、边框
在word中，边框有两种：（1）文字和段落边框（2）页面边框
1、文字和段落：
就是对部分文字或段落加框，以实现特定的要求.
方法：
（1）选择所要加框的文字或段落
（2）单击“格式--- 边框和底纹”，弹出对话框
（3）在对话框中选择“边框”项，然后就可以根据要求进行相应的操作
2、页面边框：
主要是对整个版面即一张纸的外围加框，以增加版面的美感
方法：
（1）在编辑状态下单击“格式--边框与底纹”，弹出对话框
（2）在对话框中选择“页面边框”项，然后根据要求进行相应的操作
（二）底纹：
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主要是对一段文字或部分文字加一个背景，以起到修饰的作用
方法：
（1）选择所要设置底纹的汉字
（2）单击“格式-- 边框与底纹--底纹”，出现对话框，然后用户可根据
要求进行相应的操作
九、首字下沉

在word中，用户可以把文本的第一个汉字变大，使之占二行或三行，常见于报纸或 杂志，如何实现？
可通过以下的方法：
方法：
（1）选择第一个汉字（或把光标移至第一个汉字旁）
（2）选择“格式--首字下沉”，然后在对话框中选择相应的操作
十、分栏

在word中,用户想把输入的汉字分成两栏或三栏,如何实现？可通过如下的方法:
方法：(1)选择所需要分栏的汉字
(2)选择“格式-- 分栏”,然后选择对话框中的“栏数”、“分隔线”、“栏间距”等，最后按“确
定”
（如果要在内容少的情况下，还要把它分为两栏，而且两栏都要有内容，就必须
把光标定在已分好栏的文本末尾，再点插入菜单下的分隔符，选择连续。）即可。
注：
在分栏之前，最好不要对左右边界进行设置，否则会造成分栏不准确甚至不能操作；注意应用范围。
第三节 高级操作

一、插入图片
（一）图片的插入

1、单击“插入--图片---剪贴画（或来自文件）”，出现对话框。
2、找到相应的文件或剪贴画的内容，最后按“插入”按钮即可

说明：若插入的是“来自文件”，则需要找到相应的文件;而剪贴画是由WORD2000自带的
（二）图片的放大与缩小

1、单击图片，使之出现八个小正方形
2、把鼠标移至小正形上，使之变成双箭头，然后点住左键就可以进行放大与缩小.
(三)图片的环绕方式

1、用鼠标选中图片，则屏幕上出现“图片的工具栏”
2、选择“图片工具栏”中的“版式”按钮即可进行相应的操作。如：嵌
入型、四周型等 。
二、页眉页脚的设置
在word中，用户可在纸张的开头或末尾加上页眉或页脚，常见于公司 的专用章或“红头文件”，如
何实现？可通过以下的方法
1、在编辑状态下选择“视窗---页眉页脚”，即进入页眉的设置状态
2、根据要求在页眉方式下输入汉字，然后进行相应的操作，用户也可以通
过“页眉页脚”的工具栏进行页眉与页脚的切换
3、页眉页脚设置完毕后，按“关闭”按钮即返回到编辑状态,则页眉与页
脚变成灰色，即不能修
(注：
用户若想修改页眉与页脚，只需用鼠标在页眉或
页脚处双击或用原方法调出即可)
三、文本框的使用
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（一）文本框的建立

1、在编辑状态下选择“插入--文本框”，从中可以看到“横排”、“竖排”
两个选项，用户可以根据需要选择一个，鼠标指针会立变成“+”字形
2、移动十字光标到需要插入文本框的位置然后按左键拖动即可
(二)文本框的设置

1、单击文本档，使文本框变成激活状态
2、单击“格式---文本框”命令， 弹出对话框，然后根据要求进行相应的操作。如：可以设置颜色、
线条粗细、环绕方式等
注:用户也可以利用鼠标右键进行快捷方式的设置。单击鼠标右键，然后在出现的
快捷菜中选择“设置 文本框格式”，出现对话框，最后根据要求进行相应的操作
四、绘图工具的使用
1、绘图工具的显示与隐藏
选择”视图---工具栏---绘图”
2、利用绘图工具可以在文档中绘制一些简单的图案。如：圆、正方形、矩形
贺卡，请贴等。
五、表格的使用
表格制作是日常中经常使用的形式，word提供了多种表格制作方式
(一)表格制作：自动制表、手工制表
1、自动制表：
（1）打开空文档，将光标定位到文本将要插入表格的位置
（2）选择“表格--插入表格” 。屏幕上显示对话框，然后在框中输入行数与列数后按“确定”即可.(
注
:
用户也可 用工具栏上的“创建表格”按钮进行操作.
2、手工制表:
（1）选择“表格-- 绘制表格”，则在屏幕上出现“绘制表格”的工具栏
（2）用鼠标左键单击表格工具栏上绘制表格的按钮，则光标变成笔形
（3）把光标移至需绘制表格的起始位置，点住鼠标拖动即可绘制。
(二)修改表格
1、 表格平均分布大小
：
表格建立好后，特别是用手工绘制的表格，行列分布不一样，用户可用如下方法把它们设置成一样。
（1）选中需要平均分布大小的表格或部分单元格
（2）单击“表格--- 平均分布各行或平均分布各列”即可
2、行的插入与删除
3、列宽与行高的调整
（1）利用标尺调整行高与列宽
（2）利用菜单进行调整
方法
：
选择“表格---调整行高与列宽”
4、表格的计算和排序
5、表格的其他操作
：拆分、合并、底纹、绘制斜线箭头、属性等。
六、模板的使用
在word中，模板是一个使用方便的文档，比如在制作一份个人简历 ，通常要先画表格，然后在表
格内输入汉字，如果在电脑里有现成的表格，就可以节省很多时间，利用模 板就可以解决这方面的问题。
（一）打开模板
选择”文件-- 新建”，出现对话框，然后在框内选择相应的模板，最后按“确定”即可。
（二）模板的保存

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用户可以把制作好的文档如个人简历存为模板，以便下次方便的使用
方法
：
（1）选择“文件---另存为”，出现对话框
（2）在“保存类型”中选择“文档模板”（.DOT）
七、制表位的使用
（利用制表位可以用来制作书的目录等）
方法
：（1）在标尺上进行操作
（2）在格式菜单下进行操作
八、邮件合并的使用

九、信封和标签的使用
（如制作名片和信封等）
十、批注的使用

十一、其它操作
（如:“工具”菜单下的选项设置、背景设置,项目符号设置等）。

excel的应用

一、概述
介绍
Excel是微软公司出品 的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可
以用来制作电子表格 、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能；
现在的新版本的e xcel还可以制作网页呢！
功能
1、表格制作
：
Excel最基本的功能是表格制作，且提供了丰富的格式化命令。
2、复杂的运算： 在Excel之中，不但可以自己编辑公式，更可以使用系统提供的4000多个函数进行复杂的运算，且< br>这些运算可以在表间进行，系统提供的“自动术和功能”按钮，可以在瞬间完成对表格的分类汇总操作。
3、建立图表：
系统提供大约100种不同格式的图表供用户选用，可自动行成精美的图表且 生成过程可以用图表指向
一步一步的引导，操作十分方便。
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4、管理数据
：
很多数据必须加以处理，才能得 出相应的一些结论，Excel提供类似于FoxPro的数据库管理功能，使
Excel的用途十分广 泛。
5、决策指示：
Excel提供了400多个函数，用来做财务、数字、字串等操作。 以及各种工程上的分析与计算，还可
以做很多的统计分析。例如回归分析、规划求解，可以做线性规划和 非线性规划，这些都是管理科学上求
解最佳值的方法。
二、 Excel的启动及界面介绍
1、启动 ：
（1）选“开始→程序→Microsoft Excel”。
（2）双击桌面上快捷菜单启动。
（3）对已有的Excel文件，可从“我的电脑”开始，找到该文件后双击即可。
2、窗口组成：
标题栏、菜单栏、工具栏、列标、行标、全选按扭、名称框、滚动
条、编辑栏、工作表、标签和状态栏等。
3、工作区：
（1）除了工作区之外，其它与word 类似
（2）Excel 工作区由一个表格组成，表格有行号和列号，行以数字表示，如1 ，2 ，…… 等。而列
由英文字母表示，如A，B，C，…… 等。
（3）引用单元格式时，通常要用行列号表示，如B3 表示第2 列第3 行的一个单元格。
4、工作表与工作簿
Excel所处理的文档是工作簿，打开一个工作簿与WORD类似
1、工作簿的打开与关闭
（1）从“我的电脑”开始，找到该文件，双击打开
（2）启动Excel后，在菜单中选“文件→打开。
（3）单击“打开”按钮，用这种方法要注意查找选择文件所在的文件夹。
（4）关闭文档：在标题之中单击“关闭”按钮。
2、工作表与工作簿的操作
启动系统之后，首选可以启动的就是一个工作表，即一个有行号和列号的二维表格。 一个工作簿包含多个工作表，称为三维表格，各工作表可以有不同的内容，新建的工作簿默认为三个工作表。名字默认值为Sheet1,Sheet2 和Sheet3， 它们显示在底部的标签栏之中。
（1）选取工作表：单击底部的工作表名，即可选取当前工作表
（2）工作表名的修改：双击 工作表名，则可以对其重新命名，当然，也可以从菜单之中选取相应的
命令。
（3）移动工作表叠放次序：单击某一个工作表，按住左键拖动到合适的地方即可。
（4）新建一个工作表：可以选“插入→工作表”的命令
（5）删除一个工作表：可右击，在快捷菜单之中选“删除工作表”
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（6）复制工作表：可以单击表名，按按CTRL键拖动到适当地方即可。
三、新建、打开、保存和关闭文档。
1、新建文档：
（1） 在桌面的空白区域上单击右键，在菜单中单击 “新建”项，打开“新
建”子菜单，从子菜单中选择“Microsoft Excel 工作表”命令。
（2）快捷键Ctrl+N，可以新建一个空的工作簿；打开“文件”菜单，单
击“新建”， 会打开“新建”对话框，可以使用对话框提供的模板来新建一个工作簿，建立一个空的工作
簿可以选择“ 工作簿”项，然后单击“确定”按钮。

2、打开文档：
（1）打开“文件”菜单，单击“打开”命令。（CTRL+O）
（2）在Excel中使用工具栏上的打开按钮也可以打开一个Excel工作簿
。
3、保存文档：
在Excel中打开“文件”菜单，单击“保存”命令即可，按快捷键Ctrl+S也与
单击“保存”命令效果相同。
4、多文档切换：
如果Excel窗口中同时打 开了不只一个文件，在多个文档之间切换还可以使用Windows切换程序
的快捷键Alt+Tab来 实现.
四、编辑工作表
1、选定操作区域：
（1）单击行标可以选中一 行，单击列标可以选中整列，单击全选按钮（表格左上角的第一个格）可以
选中整个工作表，还有单击哪 个单元格就可以选中哪个。
（2）Ctrl键，可选取多个不相邻的单元格
（3）用鼠标拖拉可选取多个相邻的单元格
（4）使用键盘的Shift键配合鼠标的单击来进行单元格的选择。
2、复制、剪切和粘贴
3、撤消和恢复
可以使用“编辑”菜单中的“撤消”和“恢复”两个命令来实现撤消和恢复功 能；也可以使用快捷键
Ctrl+Z和Ctrl+Y来实现撤消和恢复功能。”
4、插入和删除
（1）插入单元格：在要插入单元格的地方用右键单击，在弹出的菜单中单击 插入项，就可以打开插
入单元格的对话框了，选择其中的一个选项，单击“确定”按钮，就可以插入单元 格了。
（2）插入列 和插入行差不多，选中一列，从右键菜单中选择插入，就可以在当前列的前面插入一列。
（3）插入一个单元格。
（删除基本和插入设定方法一样，只是相反而行）（击插入菜单下的行、列、单元格等也可进行设置）
5、查找和替换
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6、保护工作表和工作簿
（1）点击窗口菜单下的隐藏进行设置。
（2）点击工具菜单下保护进行设置。
7、输入数据
（1） 输入字符型数据
对邮政编码，电话号码等特殊字符数据的输入，应先输入单引号[＇]，再输入数据．
（2） 输入数值型数据
<1> 负数的输入:一种是直接在前面加-;另一种是将数字放在小括号.
<2> 分数的输入:在数值前加一个0和一个空格.
<3> 比数的输入:在前面加一空格.
<4> 百分比的输入:应先输入数字,再输入%.
<5> 日期与时间的输入:Ctrl+;输入当前的日期；Ctrl+Sift+;输入当前时间。
输入常规的日期直接输入12，就是一月二日。
（3）自动输入数据
：
输入国际上比 较常用的数据，如1、2、3、4、5、6、7、……或者星期一、
星期二……等，只需要输入前两位， 然后选中，把鼠标放到选中区的右下角，指针变成黑细的十字，按住
鼠标往下拖即可。

（4）添加自定义序列
：
点击工具菜单下的选项进行相关设置即可。
（5）填充相同的数据：
先选中一个区域，再输入数值，按Ctrl+
Enter即可。或者用编辑菜单下的填充选项即可。
五、单元格的格式设置
格式 设置的目的就是使表格更规范，看起来更有条理、更清楚，具体设置先选中要设置的对象，点击
格式菜单 下的单元格，或者击右键，进行相应的设置。
（1）格式的复制和删除
：
选中要复制 格式的单元格，单击工具栏上的“格式刷”按钮，
然后在要复制到的单元格上单击，鼠标变成时，就可以 把格式复制过来了，要删除格式的单元格，打开“编
辑”菜单，单击“清除”项，选择子菜单中的“格式 ”命令单击，选中的单元格就变成了默认的样子了。
（2）条件格式的设置
（条件格式的设置）
（3）隐藏行和列和拼音的设置
。
六、公式与函数的使用
1、EXCEL公式
（1）公式的运算符
1) 算术运算符：用于基本的数学运算如：加、减、乘、除等。
2) 比较运算符：用来比较两个数值的大小关系。
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3) 文本运算符：用来将多个文本连接成组合文本。
4) 应用运算符：用来将不同的单元格区域合并运算。
算术运算符和比较运算符表示式及含义
算术运算符
+
-
-
*

%
&
^
表示含义
加
减
负号
乘
除
百分比
连接文本
乘方
比较运算符
=
<>
>
<
>=
<=
:
,
表示含义
等于
不等于
大于
小于
大于或等于
小于等于
区域运算符
联合运算符
（2）、使用公式的一般规律：
公式计算的原则一 般形式如A3=A1+A2，表示A3为A1和A2的
和。
（3）、更新公式计算的结果。

2、EXCEL函数
EXCEL提 供了众多的函数，除了常用的函数以外，还提供了有很多专业化的函数，例如，财务和金融
方面。
（1）函数的使用（求和函数SUM的使用）
1) 选中要使用的单元格，单击常用工具栏上 的自动求和按扭。或者用插入—函数，选择求和函数SUM，
然后输入所要求和的单元格区域。
2) 求几个单元格中数值的总和。
3) 求一个独立区域单元格中数值的总和。
4) 求几个独立区域单元格中数值的总和。
（2）
其他函数的使用
EXCEL提供了大量的内置函数以供用户使用，如求最大、平均、求和函数等。
（3）
函数与公式的具体应用：
如制作成绩统计表、自动评分表等。
七、管理数据清单 < br>数据清单是指包含相关数据的一系列工作表，例如，发票数据库或一组客户名称和电话号码，清单的
第一行具有列标志。EXCEL提供了一系列的管理和分析数据清单功能，可以方便的管理这些数据清单。数< br>据清单就如数据库，所谓数据库的管理，就是新增、编辑、删除、查找记录等。使用数据清单可以更方便< br>的管理和分析数据清单中的数据。
1、建立数据清单
数据清单的来源有两种：一种是 直接在工作表中输入数据清单；另一种是导入外部数据，导入的数据
可以是记事本，WORD等。具体操 作点击数据菜单下的记录单进行相应的操作。
2、
数据清单的排序
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数据排序需要设置以下两个方面：
排序关键字：指定要根据哪一个字段的值来排序。
排序顺序：指定的是按照值的升序排列（A到Z，或0到9）或降序排列（Z到A，或9到0）
（1）点击数据菜单下的排序进行排序。
（2）单击格式工具中的降序或者升序排序即可。
3、筛选数据
与排序不同，筛选并不重排 清单。筛选只是暂时隐藏不必显示的行，而且一次只能对工作表中的一个
数据清单使用筛选命令。筛选是 查找和处理数据清单中数据子集的快捷方法。
（1）使用自动筛选，包含按选定内容筛选，适用于简单条件。
（2）使用高级筛选，适用与复杂条件。
4、分类汇总数据
分类汇总涉及到三个部分：分组、使用函数以及计算分类汇总的字段。
（1）创建分类汇总 （2）创建分级显示
八、图表的使用
EXCEL中的图表按照插入的位置分类：内嵌图表和 工作表图表。内嵌图表一般与其数据源在一起，
在一个工作表中；工作图表就是与数据源分离，占据整个 工作表的图表。
按照表示数据的图形来分，图表分为柱形图，饼形图，曲形图等多种类型同一数据源可 以使用不同
图表类型创建的图表，他们看起来差异很大，但是表示的数据是相同的。

1、创建图表（分为五个步骤）

（1）选择数据源

（2）选择图表类型
（3）确定数据范围并指定数据方向
（4）设置图表选项

（5）选择图表形式
2、修改图表数据
（1）在图表中填加自选图形或文本。
（2）设置图表选项
（3）设置图表区域
（4）转换图表类型
（5）编辑图表中的元素
（6）改变图表大小


九、数据透视表.
数据透视图报表以图形的形式表示数据透视表中的数据。用户可 更改数据透视图报表的布局和显示的
数据，数据透视表是交互式报表，可以快速合并和比较大量数据，用 户可以旋转其行和列看到源数据的不
同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据。

十、数组公式
1、使用数组公式的步骤
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（1）保证参加运算的数据全部输入
（2）选择存放结果的单元格区域

（3）输入数组公式
（4）按CTRL+SHIFT+ENTER
2、数组常量
：
表示一个常量 ，可以直接在数组公式中进行常量计算，例如：1*1998、2*1998、3*1998、
4*19 98、5*1998、6*1998放在A1 B1 C1 A2 B2 C2
中，输入公式={1，2，3；4，5，6}*1998即可。由此可以看出一些特点：
（1）数组常量要用花括号
（3） 用逗号分隔同一行中不同列的元素，用分号来分割不同列的元素
特性：（1）有文字常量，但必须带双引号．
（2）可以在函数中使用数组常量．例如求13 *7+14*7+15*7+16*7，输入公式=SUM（13，14，15，16）
*7，按CTR L+SHIFT+ENTER即可。
3，数组公式的应用。例如：
求出所有球的加起来的价格
输入公式=SUM（B2：B4*C2：C4）
1
2
3
4
4
A

篮球
足球
B C
9
3
4
D
89
120
67
数量 单价 总价
十一、名字的使用
1、使用名字的好处
1) 增强可读性
2) 确保应用位置的完整性
3) 提高工作效率
羽毛球
2、使用名字的规定
1)
2)
3)
4)
名字必须由字母A-Z（大小写）数字（0-9）句点和下划线组成。
名字的第一个字母必须是下划线或字母。
一个名字的长度不能超过255个字符。
一个名字不能与一个单元格的应用位置相同。
3、给单元格命名
1) 使用名称框，选择要命名的单元格即可。
2)
插入——名称（定义）即可。

3、使用指定名称对话框
优点：
可以使用一个命令为多个单元格命名，如果要覆盖一 个已存的名字，将给出提示。例如，现
有一个工作表，在A1：A3中输入“姓名、性别、年龄”，现在 把B1：B3命名，命名的方法是使用A列中
对应的单元格中的文字，如BI应命名为姓名；B2命名为 性别；B3命名为年龄。具体步骤：选中A1：A3，
点插入——名称（指定），在对话框中
选 择一项确定。
4、在公式中命名
5、如何在事后命名
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例如：新建一个工作表，在B2中输入“=A2”，在C2中输入“ =2*A2”，在单元格D2中输入“=7*A2+6”，
把单元格命名为一个合法的名字，点插入—— 名称（应用选中命名的名字）。
6、在实际中的具体应用
1) 在单元格D2中输入：“=B2*C2”。
2) 点插入——名称（定义），在当前输入
“总价”，在应用位置中输入“=B2*C2”
3)选中D2:D4,输入公式“=总价”，按CTRL+ENTER。

A

B

C

D



1

商品

单价

数量

总价

2

大衣

3

皮鞋

4

毛巾

130



134

98



90

76



58

十二、其他应用
（插入对象，打印工作表等）





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