英文书信之英文便条

英文书信有正式与非正式之分，英文便条为非正式书信。
TEM4(英语专业四级考试)把写便条(note～writing)列入必考
项目之一，其目的是按照((高等院校英语专业英语教学大纲>)的
要求，测试英语专业学生在基础阶段末用英语书面表达思想的能
力。便条成绩在TEM4笔试成绩中虽只占10％，却如同一面镜子，
能反映出学生英语书面交际的能力。
有关英文便条写作，国内外学者多有论述(可参见宁有权、
刘永军，1999；王崇义，1995；杨俊峰，1997；Aired，Brusaw&Oliu，
2000； Bates，1990)。学者们认为，便条是一种简短信函，多使
用非正式语体，它的形式比一般书信简单。例如，写便条的人与
收便条的人的地址、称呼中“Dear'’一词、日期中的年份以及结尾
套语(complimentary close，亦称结束语)，都可以省去；便条正文
篇幅可小至一、两句话。可是，~TEM4便条写作而言，并不完
全像以上说的那样，它有一定的限制。 英语专业四级考试大纲
~'rEM4写便条的要求是，“根据提示写大约50-60~]的通知、便
条、请贴等。要求格式正确，语言得体。” 英语专业四级考试
大纲 的要求其实也给TEM4便条制定了评分标准。1TEIM4便条的
评分往往从格式、内容、语言、字数这四方面来考虑。因此，要
想写好TEM4便条，就必须掌握TEM4便条的基本要求，注意TEM4
便条写作中常见的问题，以便对症下药，充分发挥自己的英文写
作水平。
一TEM4便条的基本要求
(一) 格式(format)正确
TEM4便条的格式与普通英文书信格式基本相同。具体来
说，它应有日期(date)、称呼(saluwfion)、正文(body)及
结尾(ending)，结尾包括结尾套语(complimentary close)和签名
(signature)。
1．日期
指写便条的日期。英文便条与汉语便条的日期写的地方有
别，前者的日期一般写在便条的右上角，偶尔也见写在便条的左
上角，而后者的日期则写在便条的右下角，即写在签名的下面。
英文日期与汉语日期的写法也有不同，汉语一般先写年，然后再
写月、日，而英文则一般把年份写在月、日的后面。另外，英文
日期的月、日与年之间通常用逗号隔开。例如，2008年4月21
日通常写成April 21，2008或April 21 st，2008；当然，由于是非
正式书信，也可以去掉年份，写成Ap l 2l或April 21st(不过，
这种写法，只是最近两年才被TEM4接受)，或者写成21／4／2008

或4／21／2008。日期能说明便条的有效度，没有日期，则会使人
感到茫然。
2．称呼
称呼是指写便条人对收便条人的称谓，一般都以Dear开头，
写在日期下一两行、留出左页边空白，顶格写。TEM4试卷中一
般对写便条人与收便条人之间的关系作了提示。提示中的“you”
指的是写便条人，提到的另一方便是收便条人。称呼时，一般只
需在其名字前加Dear即可，如Dear Susan，Dear Tom。若此人
有头衔(social title)，称呼时，便要保留其头衔，例如Dr．Herce，
要称DearDr．Pierce，不称DearPierce。如果提示中的另一方是以
MrsWang或MrWang出现，称呼时也只需在其前加Dear便可，
即称DearMrsWang或DearMrWang，若只称DearWang则视为
不妥。当对方为亲属时，在Dear 后面加上表示亲属关系大写的
字眼即可，如DearGrandpa，DearAunt。值得一提的是，近年来
TEM4也接受不带Dear的称呼。
称呼后面可用逗号，也可用冒号。
正文是写便条人要叙述或谈论的事情，是便条的主要组成部
分。一般书信是在称呼下方隔两行处开始写正文。但就TEM4便
条而言，一般在称呼的下一行开始写正文便可。正文的首行左边
一般留约5个字母宽的空白，但也可顶格写。便条的内容简单、
字数少，因此，正文一般只需写一段或两段。若有两段，第二段
的首行应与第一段的首行对齐写。
4．结尾
如前所述，结尾包括结尾套语和签名。
(1)结尾套语
结尾套语的位置一般是在正文最后一行的下面，从便条的中
央部分开始，稍向右缩进。当然，若正文的开头是往左顶格写，
此时的结尾套语也应往左顶格写。开头字母要大写，末尾要用逗
号。结尾套语为写便条人对收便条人的谦称或客套以示礼貌，措
辞的变化按照不同的关系而定。现分述如下：
① 致不熟悉的人，宜用较庄重的套语，如Yours sincerely，
Sincerely yours，或Sincerely等。
② 对上级、长者，除了可用上述较庄重的套语，也可用Yours
respectfully或Respectfully yours。
③ 对一般朋友或熟人可用①中提到的较庄重的套语，也可
用Yours等较为随便的套语。
④ 对密友则采用较随便的套语为宜。例如，Yours，Love，
With love，Best wishes，Best regards等等。
⑤ 对亲属可用下列任何一种：Love，With love，All my love，
Yours afectionately，Affectionately yours，Lovingly yours，Yo urs
lovingly，Your loving son(Dad?)；但对亲人，不宜用Sincerely
yours~
由于TEM4便条写作一般是针对考生日常生活或学习相关的
事情，写作的对象一般是其朋友、老师、熟人，因此，TEM4通

常只接受Yours sincerely，Sincerely yours，Sincerely，或Yours这
几种结尾套语。
(2)签名
即写便条人署名，位于结尾套语下，偏右。若结尾套语是往
左顶格写，这时的署名也应往左顶格写。签名也由写便条人和收
便条人的关系和亲疏程度而定。有时TEM4指定了写便条人的名
字，签名时应采用那个名字。若无指定名字，考生也不宜用自己
的真名。一般只需写名不写姓，但若用了较庄重的结尾套语，此
时可签全名。
(二)内容完整
一般而言，一封理想的TEM4便条应包括以下三点：(1)写
便条的原因；(2)要告诉的事情；(3)有关的希望、建议或要求等。便
条写作提示的情况都是与人们日常生活或学习相关的事情。例
如，对别人提供的帮助表示感谢，邀请朋友参观书展，因不能准
时赴约而表示道歉，把信息转告给朋友等。所提示的内容就是考
生要表达的思想内容。思想内容有先后之分，要讲究其逻辑性，
还得注意其完整性。生活中有些约定俗成的东西，写作时，应考
虑这方面的因素。例如，写道歉信时，一般都先向对方表示歉意
或内疚，同时说明发生疏忽、过失、或错误的原因，提出弥补的
办法，这样有利于取得对方的谅解。现以近年一次英语专业四级
考试便条写作为例加以说明：
该提示是：Yesterday you failed tO turn up for the appointment
with your teacher，Professor Wang．Write him a note of apology an d
make a request for another meeting．YO u should also suggest the time
for the requested meting．仔细阅读这一提示，你就会发现，第一句
为第二旬所要求的道歉确定了内容；为了求得对方的谅解，获得
另一次会面的机会，你就必须说明前次未能赴约见面的原因。因
此，本便条的内容必须包括以下四项：(1)apologizingforfailure
tOturn upforthe appointment，(2)the rea~nforfailuretOturn叩，
(3)making a request for another meeting，(4)suggesting the time
florthe requestedmeeting。其中(3)、(4)为提示中明确要求表达
的内容，(1)、(2)则是根据道歉类书信特点而必须表达的内容。
内容为便条写作的重头戏。写作时，切莫忽视提示中的任何
信息，同时要关注交际中所需的相关信息。当然，在注意提示中
的信息时，特别是首句，要注意用自己正确的语言来表达，不能
完全抄提示，否则会扣分。
(三)语言得体
内容和语言是一个统一体。内容抓住后，应以恰当的语言来
表达。一般来说，便条的语言要简单明嘹，用词平易。当然，语
言风格还应与情景一致，不同的对象，所使用的语言应有所不同。
相对来说，对上级、长者、不熟悉的人的语言较为正式，对亲朋
好友的语言则较为随便。不过，不管对方是谁，行文中都应体现
态度诚恳礼貌。
(四)字数符合要求

TEM4便条总字数(包括日期、称呼、结尾在内)的要求是
约50—60个字。尽管在这数字之间还可以少l0字，或多20字，
即40-80字，不过，还是篇幅适中为好，以免因显得太短或太长
而扣分。
二TEM4便条写作中常见的问题
便条写作中常见的问题主要表现在格式、内容、语言等方面。
(一)格式方面
1．日期部分往往被漏掉，或漏掉日期中年与月、日之间的逗
号，或在日期后面加点，或按汉语的顺序写成(如2006年4月
22日，写成April 22 2006；April 22，2006．；2006．5．9；其正确形式请
参照前文的相应部分)，或按汉语习惯把它写在签名的下面。
2．称呼未往左顶格写，或与日期同写一行；称呼后面打句号，
或未打逗号或冒号。
3．把结尾套语和签名同写一行，或漏写结尾套语，或漏掉结
尾套语后面的逗号。
(二)内容方面
便条的内容虽简单，但漏掉必须表达的内容的情况时有发生。
例如，在前文提到的那次TEM4便条写作，考生对未赴约的原因
应加以说明，可不少考生只写了如下相似内容的便条：I am very
sorry for missing yesterday’S appointment，SO I do hope we can mak e
an other one．Sunday evening is convenient for me．W hat about you?
内容方面还因理解不透，或自立标准而导致交际不成功的情
况也不鲜见。还是以前文提到的那次TEM4便条写作为例，评分
取样的九份答卷中就有三份类似的例子。其中一份这样写道，“I’m
very glad to receive your note．About Our appointment I think we can
chan ge an other time．M aybe tomorrow，1 will be fre an d stay at
home all day．Ifyouarealsofreetomorrow ，you Can callme atan y
time．Then 1 will visit you?”该提示要写一封简短的道歉信，而这
位考生的答案却与此大相径庭，信中丝毫没有流露出道歉的意
念。
(三)语言方面
便条中的语言错误可分为理解和表达两大类，主要体现在措
辞、语法、拼写等方面。
1．措辞不当
措辞不当在这里既指一般遣词造句中出现的语言运用错误
(performance erors)，又指因未按TEM4便条测试中提供的语境
遣词造句而产生的语用失误(pragmatic failures)，还指因忽视对
方的社会或文化背景差异而造成的语用失误。此类问题在TEM4
便条写作中相当严重。我们还是以前文提到的那次TEM4便条写
作为例；鉴于篇幅，且举三例：
(1) 在1 would appreciate you if you could have another
meeting with me这句话中，appreciate后面的宾语不妥。只要细心
的读者翻阅一下词典，就会发现appreciate(感谢)的英文释义是
be grateful for(something)，若把句中的you改为it(代表后面那件

事)，或把appreciate改为be grateful to，或把appreciate you改为
be grateful，这句话就对了。
(2)考生在便条的开头就对因病未能与王教授约会表示道歉
后，接着写道：I'm anxious tO make an appointment with you．而根
据上下文应该是，I'm anxious tO make another appointment with
you(??与你另订一次约会)。
(3)你(写便条人)自己因某种原因而没去赴约，况且约会
的对象是你的老师，事后还要命令对方到你家来见你，或以命令
的IZl吻表示要给你打电话。象“You must come tO my home”，或
‘'Give me a call tO discuss it further'’这类话有失礼貌，使人读后感
到不舒服。
2．语法错误
便条中的语法错误有多种，常见的有冠词、词性、动词的时
与体、句子结构等错误。
(1)冠词错误，如I'm anxious to make a(应为an)appointment
with you．
(2)词性错误，如I must make an apologize(正确为apology)
forfailingtOtum upforthe appo intment．
(3)动词的时与体等方面的错误，例如：
a．Ifyouwill be(应把willbe改为are)fretomorrow,we shall
meet again．
b．I am sorrytofail(正确为tO havefailed而不是tofall，因事
情已发生)tO tum up f0r the appointment yesterday．
(4)句子结构错误，例如：I'm verysorry．Ididn’ttum upfDrtlle
appointment with you． Because my mother was seriously ill
yesterday and I had to take her tO see the doctor(应改为I'm very
sorry I didn’t turn up for the appo intment with you yesterday because
mymotherwas seriouslyiUandI hadtOtake herto seethedoctor)．
3．拼写错误
与别的主观题一样，便条写作中拼写错误数见不鲜。例如：
professor---,profesor／profesor；convenient-* conveint／convinen~
convinient； recejVe—} recieve； appointm ent ---~apointment／
po itment．
三建议
综上所述，TEM4便条的行文虽简短、形式较简单，但写好
它并非一件易事，它涉及考生的实际英语水平和临场发挥的方方
面面。现就考前准备与临场发挥两方面提几点建议。
(一)考前准备
1．抓好英语基本功的训练，做到多读、多背、多学。
2．养成良好的学习习惯，做到多思、多问、勤查词典。
3．注意英汉文化背景差异，牢记英汉书信格式上的异同之处。
4．调整好心态，牢记：“功到自然成”。
(二) 临场发挥
1．仔细阅读、研究所给提示，包括情景、要求、与收便条人

之间的关系等。
2．根据提示认真构思，包括结构、语气、用词等。
3．利用有把握的英文知识，简明扼要地表达提示中要表达的
思想内容。
4．语言要流畅，切记以对方为重、使对方愉悦、尽量少用被
动语态、避免文句单调。
5．注意卷面要干净整齐，字迹要工整清晰。
6．挤时间认真检查：1)格式是否正确，有无漏掉成分；2)
内容是否完整，有无缺少部分；3)语言是否规范、得体，有无
语法、拼写错误，等等。
附：范文
April 22，2006
DearProfessorWan g，
I'm very sorry I didn’t keep the appo intment with you
yesterday bec ause of my sick roommate．As his close friend，I had to
lo k after him thewhole day．1wonder ifyou’dmind havingan other
appo intm ent with me at your ofi ce at four O’clock tomorrow
aftemoon．
I'm expecting your reply．
Yo urs sincerely,
George
参考文献：
【llAlred，Gerald J．，Charles T．Brusaw，and walter E Oliu．
Handbook of Technical Writing(Sixth Edition)【MI．Boston：
Bedford／St．Martin’S，2000．
【2]Bates，Jeferson D．Writing with Precision 【MI．Hemdon：
Acropolis Boks Ltd．，1 990．
【3】宁有权，刘永军．书信英语【M】．北京：外语教学与研究出版社，
l999．
【4】王崇义．大学英文写作[MI．长沙：湖南师范大学出版社，1995．
【5】杨俊峰．英语写作基础[MI．沈阳：辽宁大学出版社，1997．