档案信息化建设培训班学习汇报20140930

关于参加全国高校档案
信息化建设培训班学习的汇报

为充分了解档案信息化、数字化与数字档案馆在高校档案建设的
先进理念与经验，切实提高我校档案工作 管理和建设水平，开拓视
野，丰富知识，进一步加强与兄弟院校之间档案工作的学习交流，经
学 院批准，7月27日至8月2日，我参加了由中国管理科学院组织的
为期5天的“全国高校档案信息化建 设培训研讨班”学习。现将培训
学习情况汇报如下：
一、培训班基本情况
（一）培训项目介绍
承办本次培训的单位是中国管理科学研究院，培训会在厦门市举
行，参会人员主要是来自全国各地高等院校档案馆（室）的领导、档
案管理人员以及从事档案信息化建设 的有关人员。
（二）培训内容
1.高校档案信息化建设的规划和组织管理；
2.局域网的建设与管理；
3.档案数据库的建设与维护；
4.电子文件的归档与管理；
5.档案数字化的基本程序和要求；
6.档案管理软件的开发与应用；
7.档案网站的建设与管理；
8.档案信息安全管理措施。
（三）培训方式。

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培训会邀请了国家档案局的专家和部分高校专业教授采取集中授
课并 辅之以现场疑难问题解答相结合的方式进行，采用案例教学、注
重可操作性。同时进行分组讨论，介绍各 单位的档案信息化建设情况
及打算，培训后颁发了培训证书。
二、培训研讨学习收获
这次培训研讨，时间虽短，但安排紧凑，信息量大，内容多，要
求严。结识了同行新朋友，介绍了我院 档案管理情况。开拓了思路，
丰富了知识，为做好我院档案信息化建设奠定了一定的基础。
1 .创新工作理念。树立“有为才有位”的档案工作理念，提高档
案自觉与自信。档案工作打破“等”，“ 靠”的被动现状，呈现出了
主动思考学校档案事业、档案馆自身发展问题，主动积极向学校、向
各职能部门服务与争取支持的良好面貌。档案工作以是否有利于档案
长久保存，档案利用服务是否得到群 众满意，是否有利于学校与档案
馆发展为要求。
2.争取学校高度重视支持档案事业。合理利 用国家政策，如全国
档案信息化实施纲要、全国档案事业发展“十二五”规划，高校档案
馆要开 展大规模的调研与总结，从队伍建设、资源建设、制度建设、
信息化建设、馆舍建设、校史编研、利用服 务、安全保障等方面制定
学校档案工作发展规划，从整体上建设成国内高校一流的档案馆藏体
系 ，建成一流的数字档案馆平台，提供便捷的档案远程服务，为学校
的发展和中心工作提供强有力的支持。 通过撰写档案管理总体方案与
分层方案从不同层面向学校汇报，争取学校高度重视支持档案事业。 3.加强档案制度建设，提升全校档案工作的管理水平。从各类档
案管理规范要求、档案工作行政管 理等方面出台了一系列档案制度。
坚持制度先行、依法治档、依法管档，明确职责，理顺关系，规范学< br>
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校档案工作。定期开展全校档案工作考核与评估，实现 档案工作量化
管理，量化考核，技术标准建设。评估包括自评，检查，反馈，审批
4个程序；考 核评估分优秀、合格、不合格三档，考核分级数量不设
限制，考核结果报学校人事处备案；在考核评估的 基础上评选出学校
档案工作先进集体与先进个人，在全校范围内进行表彰。
4.加强档案工作 的队伍建设，夯实档案工作的基础。充分发挥档
案工作委员会在全校档案规划建设、制度建设、档案监督 、档案检
查、档案评估等方面的作用。高度重视院级、职能部门等各立卷部门
档案工作小组的队 伍建设，保证队伍的基本稳定，明确专职档案员、
兼职档案员的岗位职责，明确各项档案收集、整理、提 交的责任人。
新的专职档案员、兼职档案员上岗前要报学校档案管理部门备案并做
好交接工作和 上岗培训工作。
建立学校专职档案员、兼职档案员培训制度，规范培训内容，编
制培训教材， 定期对全校专职档案员、兼职档案员进行档案业务培
训，实行专职档案员、兼职档案员持证上岗制。专职 档案员要有针对
性的培训方案，不断提高其档案管理水平和业务指导能力，提高主动
服务意识； 对学校重大课题、项目、事件要制定提前介入与规范管理
的制度，配合院级、职能部门等各立卷部门档案 工作小组做好归档工
作。
5.以信息化建设为突破口，建设现代化档案馆。启用数字档案馆< br>公共服务平台。以信息化建设为突破口，做好工作前期规划，加大资
金投入，购置相关软硬件，加 强人才引进与培养，加强存量档案资源
数字化建设（早期外包委托建设，后期计划自购设备加工，数字化 工
作像收集、利用等其他环节一样等同位置看待），增量电子文件接收
（与学校有关职能部门， 如学校OA、教务处、科研处等管理系统进行

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数据对 接），建立较为完善的数字档案资源体系，基本建成数字化档
案馆，实现文件材料收集、立卷归档网络化 ；实现办公自动化产生电
子文件的文档一体化管理；实现档案基本业务现代化管理，档案服务
利 用多元化、网络化。
三、高职院校档案工作存在的差距及改进措施
（一）存在的差距 1.高职院校对档案信息化建设的资金投入不足，力度不够。高校
档案信息化建设是一项庞大的系统 工程，需要现代化、信息化的硬件
设施、软件设施、专业的管理人员及规范的信息化标准体系等各方面< br>人力、物力的支持。虽然近年来有所改善，但是现行资金的投入仍不
能满足高校档案管理信息化、 网络化建设的需要。
2.从事档案管理的人员素质偏低，业务不精。高校档案信息化管
理的发 展要求档案管理人员不但应具有档案的专业知识而且还应具有
计算机信息技术的应用能力。然而，由于一 些历史原因，档案管理从
业人员整体素质普遍偏低，档案管理意识不明晰、专业知识不全面、
知 识结构不完善、创新意识不突出等问题，导致档案工作仍停留在原
有的水平上，没有创新和发展，影响着 档案管理信息化建设和高校档
案事业的发展。
3.档案信息化资源相对分散，利用不充分。随 着高校信息化的不
断发展，高校办公也实现了信息化、网络化，不同部门都有自己的信
息系统和 网站，每年将产生大量的电子文件，这些数据涉及到教学、
科研、行政、财务、后勤，是非常珍贵的资源 。然而这些电子文件大
多散落于各个部门，由于各个部门对电子文件的不重视，所以并没有
及时 上交于档案馆，因此时间一长这些电子文件就大部分丢失，导致

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高校在信息化建设中对电子文件的利用很不充分，造成严重的信息资
源浪费。
4.数 字信息的安全性存在隐患。高校档案信息资源的网络化是高
校档案信息化建设的最终目标，但电子文件对 计算机软硬件设备的依
赖，不能直读、易更改、信息与载体相分离的自身局限性对电子文件
的长 期保管和安全保存构成了极大地威胁，计算机病毒与网络黑客的
攻击也是档案信息化管理中面临的问题。 同时，操作失误、网络系统
软硬件故障的偶发因素也是不可避免的。总之，这些网络的破坏因素
和工作人员技术的限制都加大了档案信息化、网络化的不安全成分，
所以高校档案信息化的安全问题也是 我们不容忽视的问题。
（二）高职院校档案信息化建设的应对策略
1.增加资金投入力度， 加快高校档案管理信息化建设。校领导应
充分认识到高校档案实现信息化管理的重要性，加大档案信息化 建设
工作的资金投入力度，加强硬件设施建设，根据自己的经济能力，从
实际出发，充分利用现 有设备，同时购置适当的新的技术设备。有了
硬件设备的支持，才能为高校档案信息化建设打下坚实的基 础，在此
基础上，还应配备相应的软件系统，优化数据库，规范档案信息化的
标准，充分实现档 案信息的收集、整理、管理、统计和利用等服务。
2.重视档案信息化人才队伍的建设。数字档案馆建 设是一项高科
技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构
合理的档案工 作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，提高现有高
校档案管理人员的专业素质，加大培训力度，通过 对外学习交流、档
案专业知识和信息技术培训等方式拓宽知识面，加强他们对新技术、
新设备、 新方法方面的运用能力，提高他们掌握和运用现代化技术的
技能；其次，根据本校档案馆（室）人员配备 的具体情况，引进高素

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质现代化管理人才，尽量招聘 一些有专业理论知识，掌握计算机信息
技术、技能的综合素质的人才充实档案队伍。
3.完善 电子档案管理规章制度，强化档案管理的标准化。各高校
档案机构必须根据国家《普通高校档案管理办法 》及有关法律法规的
要求，结合自身实际情况，制定学校档案管理规章制度和具体实施细
则，尤 其要制订电子档案管理的规章制度，如电子文件管理实施办
法、电子档案保密制度、电子档案利用规范要 求等等，通过规章、制
度的约束，实现档案收集、鉴定、整理、保管等各个环节的标准化、
规范 化。
4.整合信息资源，使高校丰富的信息资源得以充分利用。高校档
案部门要加强档案信息 资源建设。首先，利用数据库技术，通过手工
著录、扫描、数码处理等方式，有重点、有选择地对纸质档 案、声像
档案、实物档案等馆藏各类档案数字化，扩大数字信息资源总量。其
次，通过对电子文 件的收集，按照数字化管理体系进行归档、整理转
化为数字化档案，建立相应的数字化档案数据库。再次 ，积极参与电
子校务建设。档案馆可以牵头对校内的数字资源统一协调和指导。依
托校园网，将 档案管理系统与学校其他系统如oa系统、教学管理系
统、科研管理系统等有效衔接。使档案部门的管理 者通过校园网收集
到这些系统形成的电子数据，其他部门亦可以借助网络共享数字化的
档案信息 ，形成档案信息化服务的良性循环。
5.构建信息化安全保障体系，使信息安全威胁最小化。随着信息
化的发展，档案的信息化也同样面临着一个信息安全问题。因此我们
要重视信息安全问题，从技 术层面上应部署网络版杀毒软件，硬件防
火墙，配备或培训合格的网络管理员；从制度方面讲学校应建立 严格
的安全管理制度，杜绝非法操作；同时从管理层面上网络管理员应定

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期对硬件进行维护、定期升级、及时发现潜在问题。总之，以信息资
源为基础，以计算机系统及网络为依托的高校档案信息化建设是一项
长期的任务，是一个庞大的系统工程 ，它需要我们广大档案管理工作
者共同努力从多方面入手促进信息化建设，对于信息化建设过程中出现的问题，及时制定相应的应对策略，在工作中也要积极与其他业务
部门交流，共同促进高档档案信 息化管理的发展。
四、参加“全国高校档案信息化建设培训研讨班”学习体会
通过本次培训学习，使自己的业务能力有很高的提升。
1.增强了档案数字化、档案信息化、 数字档案馆的概念、内容、
建设规范、建设流程等新的认识，了解国家在此方面的相关政策，标
准，且标准不会一成不变。
2.数字档案馆建设是一项工程，涉及面广（收集、管理、保存、
利用），相关建设基本已有成熟的技术标准要求。
3.档案数字化不仅是扫描的一瞬间，包括前前后后 一系列的过
程，如数字化标准、原则、内容、范围、流程、需要等。数字化工作
是劳力密集型的 工作。纸质档案数字化的一次文献多数以外包形式建
设，档案数字化关键做好二次文献建设与数据长久保 存。现阶段数字
化工作、图像收集等环节已成为基础业务工作。
4.档案信息化是发展趋势， 并大有可为，应纳入学校信息化建设
环境，改变传统档案管理模式，可保持档案工作在学校工作中的位< br>置，不然将被边缘化。
5.了解部分档案数据格式特点及它们的压缩方法。

（完）

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