秘书四级(中级)技能9

[模拟] 秘书四级(中级)技能9
案例分析

第1题：
阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错
误的地方(应至少找出1 0处正误点)。
时间：上午10点
地点：宏远公司营销部办公室
人物：秘书钟苗、某公司王经理、经理兆良、营销部文员方小姐
物品：各类文件夹、电话机、 笔、留言纸、样品介绍册、订货单、信封、邮
票、印泥盒和印章、灭火器、大纸箱
情景一
宏远公司营销部办公室(特写)。
钟苗正在打电话，她把电话夹在肩膀与脖子之间，用手在一 堆文件里翻：“王
经理您好!非常感谢您在上个季度对我们销售工作的支持和帮助，我们经理想跟
您谈谈今后继续合作的事，您看什么时候方便，咱们一起吃个饭?”
王经理：“对不起，你是哪位?我听不出来。”
“啊?我是谁?我是宏远公司的钟苗呀。”
此时一位女同事走进来，站在钟苗的办公桌前，钟苗看了她一眼，毫无反应，
继续打电话：“这 个周五晚上您方便吗?我们经理在迎宾楼请您。……那好，就
这么说定了!周五晚上见。”
钟苗放下电话后，对同事说：“有事吗，小方?”
小方：“我想领A4的打印纸。材料印了一半没纸了。”
钟苗：“你等等。”转身走到柜子旁 边打开柜门看：“呀，糟糕!A4的打印纸
没有了。前天打印了好多订货单，用光了。”
小方：“那怎么办?我的材料要在下午的会上用，一人一份。”
钟苗：“别急，我有办法。” 马上打电话：“喂!张民吗?我是宏远公司的钟
苗。你能马上给我们送两箱A4的纸吗?急等着用!好， 那就谢谢了。”放下电
话，对小方：“半个小时内送到，还来得及吧?”
小方：“那就太好了 !不过我也别白跑一趟，你给我一瓶胶水、两支签字笔，上
次发的快用完了。”
钟苗：“好。”打开柜子拿文具，递给小方：“给你。过一会儿再来领纸
吧。”
小方接过文具：“好吧。纸送过来以后你打个电话告诉我吧。”
钟苗继续在桌子上找东西：“你没看见我这么多事情!还是你自己想着点儿
吧。”
小方瞥了她一眼，转身走了。
情景二
(周五下午五点)钟苗在打字。经理兆良走进 来：“钟苗，是不是该走了?约王经
理几点到?”钟苗看表，“跟他约的6点，还有一个小时，来得及吧 。”
兆良：“周末容易堵车，还是早点走吧!”
钟苗：“稍等等。”说着从抽屉里拿出一条丝巾，提起包：“我去补补妆，两
1

分钟就好。”
情景三
饭店前，王经理和马秘书走来。马秘书对饭店领班：“宏远公司订的房间。”
领班：“请跟我来。”领他们来到一个包间门口。
推开门，王经理和马秘书面面相觑，王经理：“怎么没人?几点了?”
马秘书：“6点过5分。他们还没到?咱们进去等吧。”
王经理：“别，咱们到外面等。”两人走出饭店大门。
钟苗与经理兆良匆匆赶来，边走边看表。
稍远处，马秘书看见他们，想迎上前去，被王经理拉 住：“等会儿再进去。”
过了几分钟，两人走进饭店。______


参考答案：
(1)钟苗打电话的姿势不对。(×) (2)钟苗打电话没有先告诉对方自己是谁。
(×) (3)打电话时没向同事点头示意、打招呼。(×) (4)没有提前预定A4纸。
(×) (5)办公材料急用时，能够及时采取补救措施。(√) (6)请客时主人一方应
该提前出发，在时间上留有余地。(×) (7)钟苗补妆是对客人的尊重。(√) (8)
王经理二人作为客人，稍晚几分钟到。(√) (9)王经理到外面等候。(√) (10)
钟苗两人迟到。(×) (11)马秘书想迎上前。(×) (12)王经理拉住马秘书，让主
人不会为迟到尴尬。(√) (13)王经理等二人稍晚几分钟再进。(√) (14)钟苗应
该提前到达饭店检查餐厅环境、安排座位。(×)

详细解答：

第2题：
阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确 或错
误的地方(应至少找出10处正误点)。
时间：上午10点
地点：宏远公司营销部办公室
人物：秘书钟苗、某公司王经理、经理兆良、营销部文员方小姐
物品：各类文件夹、电话机、笔、留言纸、样品介绍册、汀货单、信封、邮
票、印泥盒和印章、 灭火器、大纸箱
情景一
宏远公司营销部办公室(特写)。
钟苗正在打电话，她把 电话夹在肩膀与脖子之间，用手在一堆文件里翻：“王
经理您好!非常感谢您在上个季度对我们销售工作 的支持和帮助，我们经理想跟
您谈谈今后继续合作的事，您看什么时候方便，咱们一起吃个饭?”
王经理：“对不起，你是哪位?我听不出来。”
“啊?我是谁?我是_宏远公司的钟苗呀。”
此时一位女同事走进来，站在钟苗的办公桌前，钟苗看了她一眼，毫无反应，
继续打电话：“这 个周五晚上您方便吗?我们经理在迎宾楼请您。……那好，就
这么说定了!周五晚上见。”钟苗放下电话 后，对同事说：“有事吗，小方?”
小方：“我想领A4的打印纸。材料印了一半没纸了。”
钟苗：“你等等。”转身走到柜子旁边打开柜门看：“呀，糟糕!A4的打印纸
2

没有了。前天打印了好多订货单，用光了。”
小方：“那怎么办?我的材料要在下午的会上用，一人一份。”
钟苗：“别急，我有办法。” 马上打电话：“喂!张民吗?我是宏远公司的钟
苗。你能马上给我们送两箱A4的纸吗?急等着用!好， 那就谢谢了。”放下电
话，对小方：“半个小时内送到，还来得及吧?”
小方：“那就太好了 !不过我也别白跑一趟，你给我一瓶胶水、两支签字笔，上
次发的快用完了”
钟苗：“好。”打开柜子拿文具，递给小方：“给你。过一会儿再来领纸
吧。”
小方接过文具：“好吧。纸送过来以后你打个电话告诉我吧。”
钟苗继续在桌子上找东西：“你没看见我这么多事情!还是你自己想着点儿
吧。”
小方瞥了她一眼，转身走了。
情景二
(周五下午五点)钟苗在打字。经理兆良走进 来：“钟苗，是不是该走了?约王经
理几点到?”钟苗看表，“跟他约的6点，还有一个小时，来得及吧 。”
兆良：“周末容易堵车，还是早点走吧!”
钟苗：“稍等等。说着从抽屉里拿出一条丝巾，提起包：“我去补补妆，两分
钟就好。”
情景三
饭店前，王经理和马秘书走来。马秘书对饭店领班：“宏远公司订的房间。”
领班：“请跟我来。”领他们来到一个包间门口。
推开门，王经理和马秘书面面相觑，王经理：“怎么没人?几点了?”
马秘书：“6点过5分。他们还没到?咱们进去等吧。”
王经理：“别，咱们到外面等。两人走出饭店大门。
钟苗与经理兆良匆匆赶来，边走边看表。
稍远处，马秘书看见他们，想迎上前去，被王经理拉住：“等会儿再进去。”
过了几分钟，两人 走进饭店。______


参考答案：
(1)钟苗打电话的姿势不对。(×) (2)钟苗打电话没有先告诉对方自己是谁。
(×) (3)打电话时没向同事点头示意、打招呼。(×) (4)没有提前预定A4纸。
(×) (5)办公材料急用时，能够及时采取补救措施。(√) (6)请客时主人一方应
该提前出发，在时间上留有余地。(×) (7)钟苗补妆是对客人的尊重。(√) (8)
王经理二人作为客人，稍晚几分钟到。(√) (9)王经理到外面等候。(√) (10)
钟苗两人迟到。(×) (11)马秘书想迎上前。(×) (12)王经理拉住马秘书，让主
人不会为迟到尴尬。(√) (13)王经理等二人稍晚几分钟再进。(√) (14)钟苗应
该提前到达饭店检查餐厅环境、安排座位。(×)

详细解答：


工作实务

3

第3题：
背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的
几项工作任务。

______


参考答案：
注意事项： 询问函和答复函的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文日期
询问函和答复函的标题有两种形式：发文机关+事由+文种；事由+文种 询问函和
答复函的正文结构是：发文缘由+事项+尾语 发文缘由包括： (1)事项。询问函
应说明要求主送机关协办的事项，或通报的信息，或要求解决的问题等；答复函
应回复发函机关提出的问 题，如不能满足要求时，应加以解释。书写事项时，如
事项单一，就单独列段；如事项复杂，或要求较多 ，就需提行分段，或分条列项
书写。 (2)尾语。尾语是礼节性用语，询问函的尾语常用：“请速回复 ”“盼复”
“请予复函”“即请函复”等；答复函的结尾常用“此复”“特此专复”“特此
函复 ”“专此函告”等。 【例文】 宏远公司人力资源部关于丁小强人事调查的
函公司人事部： 我公司 正在进行人事调整工作，根据工作需要，我公司拟聘
丁小强同志担任某部门负责人工作。为查实丁小强同 志的情况，烦请贵部协助我
公司调查以下问题： 丁小强同志在公司工作的起止期。 丁小强同志在贵公
司的工作业绩、获奖状况。 贵公司对丁小强同志表现的评价。 特此函达，
请予复函。 宏远公司人力资源部 ××年
×月×日 公司人事部关于丁小强同志情况的复函公司人力资源部： 你部《关
于人事调查的函》(宏远人函[2013]69号)收悉。 关于丁小强同志的情况，经
我部与相关部门研究答复如下： 丁小强同志在我公司工作的起止日期为2010
年9月4日至2013年3月8日。 丁小强同志在我 公司工作期间两次获奖，一
次为公司2010年先进工作者；一次为销售部2012年业绩突出奖。 我公司认
为，丁小强同志是个很好的管理人才，其业务熟练，能够独当一面；严于律己，
能够以 身作则；锐意进取，敢于挑战。不足之处是偶有急躁情绪，有时欠缺合作
精神。 特此函复。 公司人事部 ×
×年×月×日

详细解答：

第4题：
背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的任
务。

4

______


参考答案：
备忘录 发给：张明——行政经理 发自：钟苗——行政秘书 时间：××××
年×月×日 内容：完善会议决定事项的催办制度 (1)会议决定事项催办的意义
和目的：使会议精神落到实处，防 止有关单位或部门不重视会议交办事项，长期
推诿、拖延，工作效率低下，或从自身局部利益出发，对会 议交办事项采取消极
态度，故意不办。 (2)检查催办工作要求做到：明确催办人员；健全登记制度，
建立催办登记簿，定期记载催办事项的进展状况；建立汇报制度，汇报催办事项
的落实情况。设 置会议决定事项，传达催办登记表。 (3)会议决定事项催办的方
式：发文催办或称发函催办、电话催 办、派员催办。另外还可以通过约请承办部
门来人汇报方式进行催办。(适当展开解释) (4)会议决 定事项催办的程序：会议
决定事项传达→会议决定事项的催办与登记制度→会议决定事项的反馈。

详细解答：

第5题：
背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几
项任务。


______


参考答案：
编制时间表的方法： (1)根据需求确定编制时间的周期。 (2)事先做好信息
的收集工作，了解现阶段所有的工作和活动。 (3)如工作或活动之间或人员上出
现矛盾，应主动与固有人员协商，予以合理的调解。 (4)表格应反映出日期、时
间、内容、地点和需要的准备工作等项目。 (5)编制表格，按时间顺序将所有工
作排列清楚。


详细解答：

5