日照龙鳞万点金7学籍管理工作规程

2021年1月5日发(作者：卜维勤)

7.8学籍管理工作规程
1目的
为了规范管理在校学生的学业成绩和学籍档案，保证学校正常的教学秩序，
特制定本规定。
2适用范围
适用于各类在校学生的学籍管理。
3职责
3.1教务处、成教处负责拟定学籍管理的相关规章制度，并由院长办公会讨
论通过。
3.2教务处、成教处负责新生的入学学籍注册及学号的编排、设计制定有关
学籍异动的各种表格、办 理新生专业调整手续。
3.3教务处、成教处会同二级学院（部）负责学生退学、休学、半工半读、
入伍等相关手续。
3.4教务处、成教处会同二级学院（部）负责学生的毕业资格的审查，学生
毕业证书的办理及 发放。
4、工作程序。
4.1入学与注册
4.1.1.按国家招生规定录取的新 生，持录取通知书，按学校有关要求和规定
的期限到校办理入学手续。因故不能按期入学者，应当向学校 请假。未请假或者
请假逾期者，除因不可抗力等正当事由以外，视为放弃入学资格，学院招生办公
室予以退档处理。
4.1.2.新生入学后，学校在三个月内按照国家招生规定对其进行复查。复查
合格者予以注册，取得学籍（新生学籍信息审核与注册过程详见下文：4.3新生
和毕业生学籍 信息审核与注册）。复查不合格者，由学校区别情况，予以处理，
直至取消入学资格。凡属弄虚作假、徇 私舞弊取得学籍者，一经查实，学籍管理
科取消其学籍。情节恶劣的，应当请有关部门查究。
4.1.3.对患有疾病的新生，经学校指定的二级甲等以上医院（下同）诊断不
宜在校学习的，可以保 留入学资格一年。保留入学资格者不具有学籍。在保留入
学资格期内经治疗康复，可以向学校申请入学， 由学校指定医院诊断，符合体检
要求，经学校复查合格后，重新办理入学手续。复查不合格或者逾期不办 理入学
手续者，取消入学资格。
4.2学籍异动
4.2.1休学（按规定学生休学 期限最多一年，如遇不可抗拒因素需要再休一
年，需在第一年休学期满后再次办理休学手续方可继续休学 一年；保留学籍期限


为两年）
4.2.1.1学生到学籍科查实学籍， 领取并填写《学生学籍异动情况报告单》，
因病休学者，应当附上医院病历证明；
4.2.1 .2分别由班主任、院系负责人、校医院、教务处、分管院长进行审批，
审批通过后交学籍科备案。
4.2.2复学
4.2.2.1学生到学籍科查实是否符合复学条件，然后领取并填写《学生 学籍
异动情况报告单》，因病休学者复学，应当提交医院体验合格意见；
4.2.2.2分别 由班主任、院系负责人、校医院、教务处、分管院长进行审批，
审批通过后交学籍科备案。
4.2.3自动退学
4.2.3.1根据《山东英才职业技术学院学生管理规定》关于学生自 动退学的
相关规定，各二级学院（部）向院学生处提交对学生进行自动退学处理的意见；
4. 2.3.2由系部、学生处、分管院长审批并下发学院同意该生退学的文件。
该文件最终交学籍科存档， 并取消该生的学籍。
4.2.4在籍学生转专业（转专业条件：一年级学生和国家政策规定允许） < br>4.2.4.1开学后一个月，学生到学籍管理科领取并填写《山东英才职业技术
学院转专业申请 表》；
4.2.4.2分别由转出系部、转入系部、教务处、财务处审批，最后将该表交
回学 籍管理科备案；
4.2.4.3学籍管理科根据山东省教育厅关于学生转专业问题的相关规定进
行处理，并将当年转专业学生数据库文件报省教育厅审核并备案。
4.2.5新生（注册前学生）转专业
4.2.5.1新生转专业须在报到入学后一个月内持 本人身份证件及录取通知
书到学籍科核查是否符合教育部《普通高等学校学生管理规定》关于转专业的相
关规定，并领取《山东英才职业技术学院专业调整审批单》,学生只允许调整专
业一次；
4.2.5.2分别由转出系部、转入系部、教务处、财务处审批，最后将该表交
回学籍管理科备案；
4.2.5.3学籍管理科在规定时间内完成该类信息及资料的汇总，对 学籍注册
数据库进行相应调整后进行新生电子注册。
4.2.6在籍学生转学
4. 2.6.1学籍管理科接到学生本人转学（转出）申请，根据情况查实学生学
籍状态及学籍信息与个人身 份相符，向教务处处长及学院院长汇报，经院长批示


同意转学后打印申请转学红头文件。
4.2.6.2将学生转学个人申请及学院红头文件一并报教育厅高教处审批。
4.2.6. 3如外校学生申请转入我院学习，需要相关证明材料：如教育厅高教
处关于该生转学的批文、转出学校方 的申请转学红头文件、高考录简表及个人申
请等方可接收。
4.2.6.4转学材料留学籍科备案。
4.3新生和毕业生学籍信息审核与注册
4.3.1学籍管理科以中国高等教育信息网下载的新生录取数据为新生学籍
注册基本依据。将该下载数 据与学院新生报到数据比对关联后制成班级信息表，
以班级为单位制表下发，由辅导员组织学生核对本人 信息，并由本人签字确认（新
生数据以省级招生办公室的录简表为依据，毕业数据以学生学籍注册数据为 依
据），数据中至少应包括姓名、性别、身份证号码、出生日期、民族、政治面貌、
专业名称、 学制、学习形式等。
4.3.2院部将学生签字的信息核对表和相关资料（新生数据要求资料：按班< br>级新生数据顺序排好的户口簿或身份证复印件；毕业数据时要求资料：按班级新
生数据顺序排好的 户口簿或身份证复印件、学生高考录取电子档案或高考准考证
原件等）整理好，并经院部负责人签字盖章 后交学籍科。
4.3.3新生注册信息进行第二轮核对，学籍科凭院部交来的经过核对的第一
稿进行核查和修改，为确保数据准确，做成信息核对表第二稿，发至各系部进行
第二次数据核对，重复1 、2步操作。
4.3.4学籍管理科将已经过院部核对的信息核对表（第二稿）中的最终数据
与教育部高等教育学籍管理平台下载数据进行比对，把数据规范处理后上传教育
部高等教育学籍管理平台 完成注册工作。毕业生数据与新华社图像信息采集数据
一并报山东省教育厅高等教育处审核通过后办理毕 业证书。
4.4成绩管理
4.4.1学生成绩及考试试卷由二级学院教学秘书送学籍科。
4.4.2学籍科负责将成绩倒入成绩管理系统。
4.4.3学籍科负责将不及格学生名单和毕业清考名单下发给各二级学院的
教学秘书。 4.4.4学籍科负责毕业生成绩审核，打印《学生成绩汇总表》、《毕业生名单》、
《结业生学生 名单》。
5相关文件
5.1《山东英才学院学籍管理规定》
5.2《山东英才学院自考本科及成人教育学籍管理规定》



6相关记录
6.1《学期成绩登记表》
6.2《班级学期成绩汇总表》
6.3《学期考试试卷（成绩）分析表》
6.4《试卷交接登记表》
6.5《毕业生毕业成绩单》
6.6《专业调整审批单》
6.7《毕业生信息电子档案》
6.8《毕业生登记表》
6.9《毕业生花名册》
7工作流程






学籍异
动管理
建档
入学注册
应届毕业

生管理

成绩管理







办理毕业证书
毕业生
离校