生气用英语怎么说最新商务英语资料大全

2021年1月7日发(作者：祖冲之)





商务英语资料大全

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商务英语（连载完毕）

1 商务英语100句 (new)
2 证明的写法
3 商务英语常见误译例析
4 商业信函的7个“c”原则
5 出差用语
6 通知的写法
7 面见客户时的实用英语
8 reorganization of a partnership 公司改组通知
9 付予代理权
10 商务合同英译应注意的问题（一）
11 商务合同英译应注意的问题（二）
12 商务合同英译应注意的问题（三）
13 私人和公务信函英文写(一)
14 私人和公务信函英文写(二)
15 私人和公务信函英文写(三)
19 商务方面口语和写作
20 外贸价格术语
21 网络中的广告术语
22 怎样写最后的催款信
23 电邮(书信)写作技巧
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24 商务谈判实例(一)
25 商务谈判实例(二)
26 商务谈判实例(三)

27 商业书信常用开头
28 出差常用商务用语
29 怎样回复不合理的抱怨和索赔？
30 邀请信范例
31 商务合同英译应注意的问题
32 国际电话中的常用语
33 外贸常见英文缩略词
34 商务英语七日七语
35 商务信件书写简要介绍
36 商务方面口语和写作
37 中英对照商标术语
38 办公室术语常识



一．证明的写法
证明书种类很多，有工作经历证明、工作经验证明、病情证明、留学生经济担保书、学业成绩证明书等等，是用来证明一个人的身
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份、学历、婚姻状况、身体情况 等或某一件事情的真实情况。证明
信的写法通常也采用一般信件格式，但多省掉收信人的姓名、地址和结束用语。称呼多用“to whom it may concern”意即“有关负责
人”，但此项也可省略。写证明书要求言简意赅。

医生证明书
doctor's certificate
june. 18, 2000
this is to certify that the patient, Mr. tomas, male,
aged 41, was admitted into our hospital on june. 9, 2000,
for suffering from acute appendicitis. after immediate
operation and ten days of treatment, he has got complete
recovery and will be discharged on june. 19, 2000. it is
suggested that he rest for one week at home before
resuming his work.

jack hopkins

surgeon-in-charge

医生证明书

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2000年6月18日

兹证明病人托马斯先生，男，41岁，因患急 性阑尾炎，于
2000年6月9日住院。经立即施行手术和十天治疗后，现已痊
愈，将于200 0年6月19日出院。建议在家休息一个星期后再上
班工作。

主治医生：杰克·霍普金斯
公证书
certificate
(90)lu zi, no. 1130
this is to certificate that Mr. zhao qiangwen holds
a diploma issued to him in july, 1980 by shandong
university (diploma no. 064)and that we have carefully
checked the seal of the university and the signature by
president zhou yong sen.
jinan notary public office
shangdong province
the people's republic of china
notary: wang fang
may 2, 2000
公证书（90鲁公证字第1130号）
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兹证明赵强文先生持有山东大学于1 980年发给他的064
号毕业文凭上的学校印签和校长周永森签字属实。
中华人民共和国
山东省济南市公证处
公证员：王芳
2000年5月2日
商务英语常见误译例析
笔者在商务英语教学中发现,外贸英语中有一些使用十分频 繁的词
汇很容易被误译，原因是商务英语中相同的单词在不同情况下具有
不同的含义。现将这些 单词的不同用法和含义试加比较说明。

例一：floating
it is not surprising, then, that the world saw a return
to a floating exchange rate system. central banks were no
longer required to support their own currencies.
floating policy is of great importance for export trade; it
is, in fact, a convenient method of insuring goods where a
number of similar export transactions are intended, e.g.
where the insured has to supply an overseas importer
under an exclusive sales agreement or maintains sales
representatives or subsidiary companies abroad.
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译文：在这种情况下，世界各国又恢复 浮动汇率就不足为奇
了。各国中央银行也就无须维持本币的汇价了。
统保单对出口 贸易至关重要。它实际上是货物保险中的一种便利
的办法，特别适合于分不同的时间出口的一批类似货物 ，如，当被
保险方根据独家代理协议书向国外的进口方供货，或在国外委任了
销售代表，设立分 支机构时用之。
注解：floating 在上述两个句中的意思完全不一样，floating
exchange rate 意为“浮动汇率”，即可自由浮动，完全受市场力量
决定的汇率制度。而 floating policy 则指用以承保多批次货运的
一种持续性长期保险凭证，常译为“统保单”。
例二：confirm
we'd like to inform you that our counter sample will be
sent to you by dhl by the end of this week and please
confirm it asap so that we can start our mass production.
payment will be made by 100% confirmed, irrevocable
letter of credit available by sight draft。
译文：很高兴通知您，我们的回样将于本周末用特快专递给
您，请尽快确认，以便我们开始大批生产。
付款方式为1o0% 即期，保兑，不可撤消信用证。
注解： confirmed 一词在这两句话的意思也不一样。在第
一个句子中，confirm 的意思是“确认”。在第二个句子中，
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confirmed l/c 应翻译为“保兑信用证”，即指一家银行所开的由另
一家银行保证兑付的一种银行信用证。
例三：negotiable
part time barman required．hours and salary
negotiable.
this bill of lading is issued in a negotiable form, so it
shall constitute title to the goods and the holder, by
endorsement of this b/l.
译文：招聘兼职酒店保安，工作时间和薪水面议。
所签发的提单可为转让的，故只要在提单上背书, 便确定了货物
和持票人的所有权。
注解：在第一句话中，negotiable 的意思是“可商议的”，在第
二句话中的意思则是“可转 让的”，“可转让提单”经过背书后即可将
所有权转让给他人，值得注意的是，negotiating bank 则是议付
银行，即购买或贴现汇票的银行。

例四：discount
you may get a 5% discount if your order is on a
regular basis.
if a seller extends credit to a time draft, they have made
a trade acceptance．the seller can request that the bank
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finance the transaction by buying the draft．the bank is
said to discount the draft.
译文：如果你方定期给我方下定单，你方便可得到 5% 的折
扣 。如卖方开出的是远期汇票，以此向买方提供信用，此时就做了
一笔商业汇票承兑业务，卖方可以请银行 买下商业承兑汇票，银行
用这个办法对出口商融资，也就是说，银行对该汇票贴现了。
注解： discount 在这两句话中的意思一个是折扣，另一个
是贴现。折扣是指商品在原价的 基础上按百分比降价，贴现则是指
未到期的票据向银行融资，银行扣取自买进日至到期日的利息，并收取一定的手续费后，将余下的票面金额付给持票人。
例五：endorse
our products have been endorsed by the national
quality inspection association.
draft must be accompanied by full set original on board
marine bill off lading made out to order，endorsed in
blank，marked freight prepaid.
译文：我们的产品为全国质量检查协会的推荐产品。
汇票必须附有 全套印有“货物收讫”字样的正本海运提单，凭指示、
空白背书，并写明“运费已付”。
注解： 在第一个句子中，“推荐”是指用过某种产品后感到
满意，并通过媒体介绍给公众。而第二句 中的“空白背书明是指背书
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人 (endorser) 只在票据背面签上自己的名字，而不注明特定的被
背书人 (endorsee)。
例六：average
if a particular cargo is partially damaged，the damage
is called particular average.
it's obvious that the products are below the average
quality.
译文：如果某批货是部分受损，我们称之为“单独海损”。
很明显，这批产品的品质是中下水平。
注解：在第一个句子中，particular average 的意思是“单
独海损”，是指在保险业中由于海上事故所导致的部分损失， 因此
average 一词的意思是损失或损坏，而第二句中的 average 为“平
均”之意。
例七：tender
under cif, it is the seller's obligation to tender the
relative documents to the buyer to enable him to obtain
delivery of the goods. if they arrive, or to recover for the
loss, if they are lost on the voyage.
he became as exhilarated as if his tender for
building a mansion had been accepted.
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译文：在 cif 价格术语项下，卖 方的责任是向买方递交有关
单证，使其能在货物到达后提取货物；如果货物运输途中丢失了，
买 方也可凭单证去获取补偿。
他欣喜若狂，好象他承办大厦建筑的投标被接受了。
注解： 商务英语中的重要条款用词非常正规，在第一句
话中，tender 是用作动词，相当于 give。而在第二句中，tender
是用作名词，意思是“投标”。







`
私人和公务信函英文写(一)



私人和公务信函--概述

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书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、
交流思想、联络感情、增进了 解的重要工具。书信一般可分为商务
信件或公函（business letter or official correspondence）和
私人信件（private letter）两大类。值得注意的是，英语书信的写
法与汉语书信有一些明显区别，应特别加以区分。

英语书信通常包括下面几个组成部分：信端、信内地址、称
呼、正文、结束语、 签名、附件、再启等。下面我们将逐个进行介
绍。

1.信端（heading）

信端即信头，一般包括写信人的地址和写信日期。一些正 式信
函的信端还包括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真
和邮政编码等。

西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称
等。

信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，
便于复信和查阅。用一般的信 纸写信时，信端应写在信纸的右上
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角，若字数较多，可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少，
可适当多向右移一些，使整个信端的重心落在右上角。

信端的写法主要有并列式和斜列式两种。从目前情况来看，前
者更为常用。

采用并列式时，每行开头要左对齐；采用斜列式时，每行开头
逐次向右移二三个字母的距离。

例如

（1）并列式

16 fuxing street

haidian district

beijing

post code: 100035

people’s republic of china
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tel: 63211234

aug. 20, 2004

（2）斜列式（indented form）

16 fuxing street

haidian district

beijing

post code: 100035

people’s republic of china

tel: 63211234

aug. 20, 2004

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写信端时，先写发信人的地址，地点的名称按由小到大的顺序
排列，然后与其它项目和发信 日期。具体次序是：第一行写门牌号
和街名；第二行写区名、市（县）名、省（州、邦）名，往国外寄< br>的信，还要写上国家的名称；国家名称的前面加上邮政编码，其后
可写上电话号码，最后一行写发 信日期。如果写信人的地址是机关
单位的名称，则将其作为第一行。如果写信人的单位没有门牌号码和街名，则第一行可写上所在班级或专业组的名称；第二行写系、
科、室名称；第三行写学校名称； 第四行写市（县）、省（州）名
称；然后再写邮政编码、国名、电话号码、发信日期等项。

如果使用标点符号，则在每行末尾加逗号，最后一行的末尾加
句号。但当前的信件中行末大 都不加标点符号，但在每行之内该用
标点符号的地方，仍要用标点。

特别要注 意的是，门牌号码和街名之间要加逗号。月份和日期
之间不可用逗号。在西方国家，城市名称之后往往写 有字母或数字
（如 new york, 103），表示城市的邮政编码。



私人和公务信函英文写(二)

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关于发信日期的写法，应注意以下几点：

①年份应完全写出，不能简写。

②月份要用英文名称，不要用数字代替。

③月份名称多用公认的缩写式。但 may, june, july, 因为较
短，不可缩写。

④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，
30，31等，也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th,
29th, 30th, 31lst等。但最好用基数词，简单明了。

日期可有下列几种写法：

① oct. 20, 2004

② 10 may., 2004

③ 3rd june, 2004
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④ sept. 16th, 2004

其中，①最为通用。

2.信内地址（inside address, introductory address）

信内地址收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角，从信纸的
左边顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行，也分并列式
和斜列式两种，但应与信端的书写格 式保持一致。其次序是，先写
收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至
四行，例如：

①并列式

ms. joanna kerry

peking university

haidian district, 100871

beijing
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china

②斜列式

ms. joanna kerry

peking university

haidian district,100871

beijing

china

3.称呼（salutation）

对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地
方，从信纸的左边顶格开始写， 每个词的开头字母要大写，至于末
尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。

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给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点：

①对没有头衔的男性一般称呼 Mr. 。Mr. 用在姓氏之前或姓氏
和名字之前，不可只用在名字之前，例如对的称呼，应该是：Mr.
或 Mr. white, 不可是：Mr. phil。若称呼多个男性，则在姓名前用
Mr. 的复数形式 messrs. 。对一般以人名为名称的公司和企业常用
这种称呼，例如：messrs. black and brothers 布莱克兄弟公
司。

②对女性一般称呼 Mrs.， madam 或 miss。Mrs.用在已婚女
子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前
madame 此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs. 没有复数
形式。若称呼多个女性，则在姓名前用 mme. 的复数形式 mmes.
而对以女子名字为名称的公司、企业可用 mesdames 称呼。 miss
多用于未婚女子，此词可缩写为 ms ，用于姓氏之前或姓氏和名字
之前，一般不用于名字之前。

③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例
如 professor （缩写为 prof.），doctor （缩写为 dr.），
general (缩写为 gen.) 。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字
之前，如 prof. （phil）white等。

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④对外公函中对收信人的称呼，可用 gentlemen （而不是
gentleman），dear sir (s)和 my dear sir(s)等。gentlemen
之前不能加 dear， 后面也不能带姓名。用 sirs 时，前面常用
dear 一词，但也可单独用 sir。若收信人是妇女，则无论已婚或未
婚，都可单独使用 madam 或其复数 mesdames。

⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（dear）sir， （dear）Mr.
chairman，（dear）Mr. premier， （my dear）Mr.
ambassador，your excellency （复数为 excellencies）。

⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以 sir 称呼，对
女王、女皇和皇后等女性君主，可用 madam 称呼。有时也用
your majesty 称呼以表示。客气和尊敬your majesty 可兼指男
性和女性，其复数为 your majesties。

⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用
（dear）sir 或（dear）madam 但在正式尊称时，一般用 your
highness (复数为 highnesses)。

收信人称呼

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先生（男人）Mr./esq.

夫人（已婚）Mrs.

小姐（未婚）miss

夫人、小姐统称ms.

夫妇俩人 Mrs.

两位或两位以上男子messrs

两位或两位以上女子（已婚）mesdames

两位或两位以上小姐（未婚）misses

常见的头衔（汉英对照）如下：

教授professor

博士doctor(dr.,ph.d.)

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医学博士medical doctor(m.d.)

总统或校长president

主席或董事长chairman

副主席或副董事长vice chairman

副总统或副校长vice president

首相prime minister

总理premier

省长或州长governor

市长mayor

参议员senator

大使ambassador

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秘书长secretary general

一秘first secretary

二秘second secretary

院长director,dean

副院长vice director

系主任dean,head,chair

馆长chief librarian,curator

阁下excellency

神甫father


私人和公务信函英文写(三)


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4.信的正文（body of the letter）

信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信
件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。在写私人信
件时，信写好之后若有什么遗漏，可用 p. s.表示补叙。

5.结束语（complimentary close）

结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低
于正文一二行，从 信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开
头字母要大写，末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的 关系而定
例如写给机关、团体或不相识的人的信，一般用：

yours (very) truly, yours (very) faithfully,yours (very)
sincerely， 等等。

写给上级和长者的信一般可用：

yours (very) respectfully, yours (very) obediently,
yours gratefully, yours appreciatively, your obedient
servant, 等等。
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写给同志或同事的信一般可用：

fraternally yours, coMradely yours，等等。

写给熟人或朋友的信可用：

yours, ever yours, yours affectionately, as ever, yours
sincerely yours devotedly, (most) fondly yours, yours
excitedly, intimately yours，等等。

写给亲属或挚友的信一般用：

yours, ever yours, yours as ever, as ever, yours
affectionately, lovingly yours, (much) love, with
love,lovingly, your loving son, your most affectionate, your
devoted friend, devotedly, 等等，意即：“您的”、“永远是您
的”、“您的亲爱的”、“您的爱子（孩子、姐妹、侄、侄女、祖< br>母）” 、“您的挚友”等。

写给挚友的信有时也可用：

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yours hurriedly, yours hastily, yours in haste, 等等。

写信给挚友，表示歉意时，可用：

contritely yours, regretfully yours, yours in (with)
regret, yours in (with) deep remorse 等。

在欧洲一些国家里，多把yours 放在 sincerely等词的前面。
在美国和加拿大等国，则多用，把 yours 放在 sincerely 等词之
后。yours 一词有时也可省略。

6.签名（signature）

信末的签名一般低于结束语一二行，从信纸中间偏右 的地方开
始写。若写信人是女性，与收信人又不相识，则一般在署名前用括
号注上 miss, Mrs.或 ms.，以便对方回信时知道如何称呼。有的还
有署名后写上自己的职称、职务或头衔

7.附件（enclosure）

信件若有附件，应在左下角注明 encl. 或 enc.。若附件不止一
个，则应写出2（或3，4，5等）encls.，例如：
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enc: resume

encls:grade certificate

8.再启（postscript, 缩写为 p. s.）

再启部分用于补叙正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的
函件中更应避免使用。

私人和公务信函--注意事项

首先，写信者应设身处地想到对方，尊重对方的风俗习惯。

其次，英文信应该行文流畅 、言简意赅，避免冗长。这就是
说，写信者应用尽可能少的文字表达其必须传递的信息，而且写信
者应将其所需传递的信息表达清楚，以免对方产生误解。书信交
往，同样需要以礼待人。因而在写信过 程中，要避免伤害对方感
情，措辞上多选用些礼貌婉转词语。

最后，除了避免语法、拼写、标点错误外，信中所引用的史
料、数据等也应准确无误。
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私人和公务信函--常用句式

常用的起首语有：

1）thank you for your letter dated dec.22,1969.

2)many thanks for your letter of sept.5，1997.

3)a thousand thanks for your kind letter of june
5,1997.

4)your kind letter of november 22th arrived this
morning.

5)your letter which arrived this morning gave me
great comfort.

6)in reply to your letter dated 4th july,i want to say…

7)thank you very much for your letter of august 2 and
the gift you sent me on christmas eve.
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8)what a treat to receive your kind letter of may 5th!

9)it is always a thrill to see your nice handwriting.

10)first of all i must thank you for your kind assistance
and high attention to me .

11)with great delight i learn from your letter of this
sunday that …

14)i am very much pleased to inform you that my visit
to your country has been approved.

15)i wish to apply for teaching position you are
offering.

16)i am too excited and delighted at your good news.

17)i am very obliged to you for your warm
congratulations.…

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常用的结束语有：

1）awaiting your good news,

2)looking forward to your early reply,

3)hoping to hear from you soon,

4)we await your good news.

5)i hope to hear from you very soon.

6)we look forward to your reply at your earliest
convenience.

7)i look forward to our next meeting there in los
angeles.

8)your early reply will be highly appreciated.

9)any other particulars wanted we shall be pleased to
send you.
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10)the help you give me is sincerely valued.

11)i hope everything will be well with you .

12)please let us know if you want more information.

13)i hope you always enjoy yourself.

14)i wish you very success in the coming year.

15)please remember me to your family.

16)with best regards to your family.

17)all the best.

18)with love and good wishes.




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外贸价格术语



价格术语trade term (price term)

运费freight

单价 price

码头费wharfage

总值 total value
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卸货费landing charges

金额 amount

关税customs duty

净价 net price

印花税stamp duty

含佣价price including commission

港口税portdues

回佣return commission

装运港portof shipment

折扣discount,allowance

卸货港port of discharge
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批发价 wholesale price

目的港portof destination

零售价 retail price

进口许口证inportlicence

现货价格spot price

出口许口证exportlicence

期货价格forward price

现行价格（时价）current price

prevailingprice

国际市场价格 world (international)marketprice

离岸价（船上交货价）fob-free on board
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成本加运费价（离岸加运费价） c&f-cost and freight

到岸价（成本加运费、保险费价）cif-cost,insurance and
freight


网络中的广告术语



ad views 广告浏览
网上广告被用户下载的的次数,一般以一段时间来衡量。
banner 网幅图象广告
以gif，jpg等格式建立的图象文件，定位在网页中，大多用来
表现广告内容，同时还 可使用java等语言使其产生交互性，用
shockwave等插件工具增强表现力。

click throughs 点进次数
网上广告被用户打开、浏览的次数。

click-through rate 点进率
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网上广告被点进的次数与被下载次数之比。（点进/广告浏览）

cost per action 每行动成本
广告主为规避广告费用风险，只有在广告产生销 售后才按销售
笔数付给广告站点较一般广告价格更高的费用。

cost per thousand impressions, 简称cpm 千印象费
网上广告产生每1000个广告印象（显示）数的费用。

hit 点击
从一个网页提取信息点的数量。网页上的每一个图标、链接点
都产生hit，所以一篇网页的一次被访问 由于所含图标数量，浏览器
设置的不同，可以产生多次 hits。因此，用一段时间内有多少hits
来比较网站访问（点击）流量是不准确的。

impression印象
与page view相同。指受用户要求的网页的每一次显示, 就是
一次印象。

log file 访客流量统计文件
由服务器产生的，记录所有用户访问信息的文件。

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unique users 单独用户
指在 单位时间内访问某一站点的所有不同的用户的数量。一般
由访问的客户机确认因此，通过一个服务器来的 不同访问者都被认
为是一个单独用户。

user sessions 访客量
一个单独用户访问一个站点的全过程，即称为一个user
session；在一定时间内所有的user session 的总和称为访客量。

visit 访问
用户点击进入一个网站，然后进行的一系列点击。由于网络数< br>据以'数据包'的方式传送而不是持续连接。当用户在超过系统规定的
时间没有再次点击要求数据 ，下一次点击将被认为另一次访问。





怎样写最后的催款信



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i. useful expressions 常用语

1. how to start your letter?

you have not responded in any way to our recent
letters about your past due account.

we remind you once more of your open account that is
now _____ days beyond our _____-day terms.

your account is still unpaid in spite of our continual
reminders asking for payment or an explanation for your
delay.

we urgently request that you immediately pay your
balance of _____________, which has been outstanding
since ___________[date] despite several notices from us.

2. how to warn the recipient against further delay?

you must realize that we cannot afford to carry this
debt on our books any longer.
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any further delay in paying your balance due cannot
be accepted.

you can no longer delay payment if you wish to keep
your account open.

our next step is to take legal action to collect the
money due us.

this is unpleasant for both of us and is damaging to
your credit rating.

3. how to specify your deadline or demand immediate
payment?

we must now insist that you send you payment within
the next five days.

unless i receive your remittance within the next three
days, our attorney will be instructed to start proceedings
to recover the debt.
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if we do not receive remittance within five days from
the above date, we will have no choice but to pursue other
collection procedures.

after april 30, we will have no choice but to cancel
your credit and turn your account over to a collection
agency.

4. how to end your letter?

we look forward to your prompt payment.

your immediate response is necessary.

whether or not we take legal action is now your
decision.

please make every effort to ensure that we are not
forced to take this drastic action.

we must hear from you at once to avoid further action.
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ii. sample 范文

dear __________:

i am afraid your failure to settle your account, which is
over due for more than six months, will leave us with no
alternative but resort to legal proceedings.

this is to notify you that unless we receive your check
for $$7,550.50 by june 30, we will place your account in the
hands of our attorneys for collection.

yours sincerely,

_____________[name]
_____________[title]


iii. tips 掌握写作要领

1. choose a firm tone for your letter.
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2. remind the recipient of your previous collection
letters.
3. remind the recipient of all the necessary details:

the amount owed by the recipient

the length of time the bill has been overdue

the additional amount of late charge if there is any

4. tell the recipient what kind of legal action will be
taken if the final collection effort fails.


电邮(书信)写作技巧



this is an english writing howto i copied from
somewhere (name withheld) some time ago. hopefully
you'll find it helpful too.

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日常要处理许多信件电邮,因而运用英语上不得不留神,以下有一
些个人意见, 也参考了一些书本,希望大家有所得益。

a. 文法上

1.切忌主客不分或模糊. 例子: deciding to rescind the
earlier estimate, our report was updated to include
$$40,000 for new equipment.” 应改为 deciding to rescind
our earlier estimate, we have updated our report to
include $$40,000 for new equipment. (we决定呀, 不是
report.)

2.句子不要凌碎. 例子: he decided not to audit the last
ten contracts. because of our previous objections about
compliance. 应该连在一起.

3.结构对称,令人容易理解. 例子: the owner questioned the
occupant's lease intentions and the fact that the contract
had been altered with ink markings. 应改为: the owner
questioned the occupant's lease intentions and ink
alterations of the contract.
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4.单众数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服. 例如: an
authorized person must show that they have security
clearance.

5.动词主词要呼应. 想想这两个分别: is one of the
public-relations functions that is underbudgeted. 2. this is
one of the public-relations functions, which are
underbudgeted.

6.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事,不要浪费人
家的精力啊.

7.标点要准确. 例如: he did not make repairs, however,
he continued to monitor the equipment. 改为: he did not
make repairs; however, he continued to monitor the
equipment.

8.选词正确. 好像affect和effect, operative和
operational等等就要弄清楚才好用啦.

9.拼字正确. 有电脑拼字检查功能后,就更加不能偷懒.
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10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写,除非要骂人,:,例
如: must change to os immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝
令人一样. 要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了.

b. 文体

1.可读性.对象是大学程度的话,用高中的英文就行,不 要以为人
人都是语言大师.多用短句(15-20字吧), 技术性的字,就更加要简单
易明.

2.注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段
落的开头,而句子就放在最尾. 例如: e he was unable to
attend the meeting personally, he forwarded his
congratulations on cassette tape. forwarded his
congratulations on cassette tape because he was unable
to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了.

3.轻重有分. 同等重要的用and来连接,较轻放在次要的句子里.

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4.意思转接词要留神. 例如: but (相反), therefore (结论),
also (增添), for example (阐明). 分不清furthermore和
moreover就不要用啦.

5.句子开头不要含糊不清的主词. 例子: these decisions have
been a big disappointment to the committee members.
they have delayed further action. they是指什么呀????开头
少用this, that, it, they, 或 which.

6.修饰词的位置要小心,例如: he could only reimburse the
cost after july 15. 应为 he could reimburse the cost only
after july 15.

7.用语要肯定准确.切忌含糊. 例如:the figures show a
significant increase.” 怎样significant呀,大哥? 改为: the
figures show an increase of 19%.

8.立场观点一致. 少用被动语. 例如: partial data should be
submitted by april. 改为: you should submit partial data by
april.就很好了.

c. 格调
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1.式样和句子长度不要太单调. 千篇一律的subject- verb-
object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下.

2.弱软的词(e.g. was, were, is, are...)可以加强一点. 例如:
prunton products are highly effective in ... 改为: prunton
products excel in ...就有力很多了.

3.亲切,口语化是比较受欢迎! 用宾词和主动的词,让人家受落.
例如: 1. this information will be sincerely appreciated.” 2.
we sincerely appreciate your information. 明显地,我们会喜欢
第2句.

d. 写信提示

1.人家的名字千万不要错.老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾
桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:

howard e. wyatt, .

dr. howard e. hyatt

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2.多过一个男人,用messrs,就是misters的意思,不过不要跟
名字,跟姓 就行啦.例如: messrs. smith, wyatt, and fury

女人呢? 用mesdames, mmes., or mses. 同样不要跟名字.
例子: mses. farb, lionel, and gray

男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如:

dr. and Mrs. harold wright

Mr. harold wright and dr. margaret wright

Mr. and Mrs. harvey adams-quinn

3.有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜 欢用一
般的头衔啊~有时大头不知道对方头衔,干脆用ms.算了.

ms. sarah gray

4.地址要低日期至少两行.处名时,职衔短可以一行过,长就下一
行吧.例如:

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ken green, president

ken green

vice president of international operations

但这个就显得有点……:

ken green

vice president of unicom china

正确应为:

ken green

vice president, unicom china

5.老外的名字有时有jr. 或 sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下
都是正确,不要笑人:

michael j. smith, jr.
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michael j. smith sr.

6.外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差叔叔.

7.地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了one,例子:

127 ninth avenue, north

127 e. 15 street

5 park avenue

one wingren plaza

556 - 91 street

书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:

1. very formal非常正规的(例如给政府大老爷的)

respectfully yours,
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