plotting英文商务信函格式与结构

2021年1月13日发(作者：姜泓)
英文商务信函格式与结构，商务英语邮件格式规范

一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种：传统的缩头式(the
conventionalindented form) 和现代的齐头式(the modern blocked form) 。
根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间 ，有时
可能会缩进更多。现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特
点就是所 有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空出两
到三行，以便于区分。这种格式被 称作齐头式(the fullblocked form) 。但是，有
时把日期放在信纸的左边会给 查找带来不便，所以，人们使用了一种改良的齐头
式(the modifiedblocked form) ，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边。
一般来说，我们通常使用单行距来布局一 封信，这会使我们所写的信有一种
紧凑感，但有些人在写短信的时候，更喜欢用双行距。
根据 个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种
格式，一般商务英语书信的结构都 包括以下几部分内容:
(1) 信头(the letter - head)
(2) 案号和日期(the reference and date)
(3) 封内名称和地址(the inside name and address)
(4) 开头称呼语(the salutation)
(5) 信文(the message or the body of the letter)
(6) 结尾敬语(the complimentary close)
(7) 写信人签名或签署(the writer’s signature and designation)
(8) 注意事项(the attention line)
(9) 事由、标题(the subject line)
(10) 经办人代号(the reference notation)
(11) 附件(the enclosure)
(12) 抄送(the carbon copy notation)
(13) 附言(the postscript)
在商务英语书信中，上述每一部分内容都有自己固定的位置， 包含自己独特
的内容，它们是不能随意互换的。