大甲商务英语邮件格式

2021年1月13日发(作者：水华)
From: X X X

To: X X X

Date: X X X

Subject（主题）:
Dear Ms. Cunningham:

You and your company have been recommended to us by Charles Lewis
of East Asia Building Material Supplies. Charles mentioned that your
company provides high quality goods and services at a reasonable cost,
and I am writing to inquire about establishing business cooperation
between you and my company, China Merchandise Company.

China Merchandise Company is one of the largest international
exporters of Chinese goods. We have clients throughout the world,
especially in the United States. Chinese ornamental merchandise
represents one of our most popular products. As such, we would
appreciate it if you could send us your latest sales catalog for our
review. We believe that establishing business cooperation with
Ornamental Decorations and Supplies will be mutually beneficial for
your company and ours.

I look forward to receiving your catalog and doing business with you in
the future.

Sincerely yours,

Mai Yang

Manager

常用表达方式

说明如何了解对方，请求提供产品信息：

We recently learned about your company through our market research,
and are writing to request a catalogue and price-list for merchandise
available from your store.

介绍自己的实力：

We are a Chinese export company with clients around the world.

请求实质性磋商：

I will contact you within a week to schedule an appointment.

这个只是个例子
如果你需要对方快速回信你可以在信的末尾写上I'm looking forward to
hearing from you
需要注意的是总体格式一般都是靠左顶格写，如上，无 需和中文书信一样空两
格，这是目前最流行的格式




在一些外企或外贸公司总是会涉及一些商务英语电函的写作，不仅仅是把你要
表达的内容写好，它还有 非常严谨的格式。
信封地址填写
1. 1
和中文的信件相反，英语是先写发件人再写收件人。

END

商务信函布局
1.
齐头式：除信头外全部左对齐。
1

2. 2
混合式（改良齐头式）:案号和日期靠右，落款偏右。

3. 3
缩排式（缩进式）：日期靠右，段首缩格，结尾落款和敬语偏右。

END

方法/步骤3
1. 1
以商务信函中最通用的格式－齐 头式为例，主要特征就是每行均从左边顶格
写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分 在必要时才使
用标点。信中各段落之间均空一行。
2.

1、信头 The heading 信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期
等。 通常情况下 ，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓
名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件 时，直接使用这种信笺纸就
可以。
3.
4.
2、编号（写信人的名字缩写）和日期 The sender name and the
date 这部分内容是为了方便今后查询信件用的
3、封内地址 The inside address 这里就是指收信人的姓名和地址，
一般写在信笺的左上方。 收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须
把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化 的书信往来，或者已
经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一
栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。
5. 4、事由 The subject heading 事由也就是我们通常说的主题，可以
直接写明信件的重点 ，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写
得简明扼要。
6. 5、称呼 The salutation 指对收信人的一种称呼。 较常使用的有
Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般使用逗号。
称呼里的第一个字母要大写。
7. 6、开头语 The open sentences 开头语没有统一的格式，但习惯上
先用客套的语句 把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使
对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是 第一次通信，也可以利用开头
语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一< br>节，要求简单明了。
8. 7、正文 The body of the letter 信的主体。一封信件的优劣，完全
要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧 、规
则。
9. 8、结尾语 The complimentary close 结尾语一般用来总结文本所
谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”< br>等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。
10. 9、结束语 The complimentary close 结束语是结束信函时的一种
客套，应该与前面的称呼相呼应。例如：“Sincerely,” “Best
Regards, ”or “Yours Truly,”. 结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个
字母大写，后面加逗号。
11. 10、签名 The signatrue 写在结束语的下面，签上写信人的名字。
如果是传统的信件， 写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明
该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人 重视。签名的下面，最好
写上发信人的职位。
12. 12