瓯绣英文邮件书信格式

2021年1月13日发(作者：莫绍揆)
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英文邮件书信格式

篇一：英文电子邮件格式及范文
英文电子邮件的基本要素是主题、
称谓、正文、结尾用语及署名。
电子邮件最重要的部 分是主题，假
设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读
邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。< br>所以，主题应当做到言简意赅并突出邮
件重要性。英文邮件的主题需要注意不
超过35个 字母，将位于句首的单词和专
有名词首字母大写。比如：Some
questions about C++.在比较正式的格式
中，需要把每个单词的首字母大写（介
词、冠词除外）。
称谓如果是第一次给对方写信，那
么称谓最好用“Dear+全名”，这样会让人
感觉比较正式。如果对方以非正式口吻
来信，我们也可以类似非正式地回复。
比如：“Hell o/Hi Lillian”。在实际通信中
可能遇到不知道对方姓名，可以用
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“Dear+对方头衔”，如“Dear President”，
或者“D ear+Sir/Madam”形式。英国人习
惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓
后加“ ：”，有时也可以不加任何标点，
是具体情况而定。
在书写正文时，把最重要的事情写
在正文最前面或者邮件内容较长时写在
第一段。为了让收件人阅读邮件比较舒
服，我们 需要注意邮件正文结构的美感，
邮件段落最好控制在两三段之内。如果
一封电子邮件涉及多个信 息点，我们可
以采用分条目的方法，如符号、小标题、
编号来使得邮件想要表达的内容层次清< br>晰。邮件内容应注意单词的拼写、大小
写、标点、语法等。所谓以小见大。
结尾 语在正文之后添加。注意一般
结尾语中只有第一个单词首字母大写而
剩余单词都小写，此处与称 呼不同。
一般电子邮件：
Sincerely,
Sincerely yours,
私人电子邮件：
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Regards,
Best wishes,
Best regards,
With best wishes,
Wish best regards,
Yours,
Cheers,
As ever,
With love,
Affectionately,
......
在正文最后需要 署名，可以写全名，
也可以只写名字。需要辨明性别时可以
在姓名后面注明。对于咱们中国人， 为
了区分姓和名，可以把我们的姓的字母
全部大写，例如XIONG Lillian.如果写 信
人代表的是一个组织或部门，应在名字
下一行写上自己的职位、所属部门。
邮件中常用词汇：
附件attachment I am attaching the
report.我把报告放在了附件中
转发forwardedI’ve forwarded your
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e-mail to Alice.我已经将你的邮件转发给
Alice
保持联系 stay /keep in touch
对方告知决定. Please let me know
your decision as soon as possible.
写信给别人时一般常用How are you
been recently?
回复别人邮件时一般常用I am
happy to receive your e-mail.
实用邮件举例：
工作求职
工作求职类的邮件大体分为申请职
位、介绍自己、期待回复、表达谢意几
个部分。
Dear Sir/Madam,
I am writing to apply for the position
of ...as posted in your website.
Introduce yourself...
Please find attached a copy of my
resume for your review.我的简历请见附
件，作为参考。
或者：Please refer to my attached
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resume for a summary of my skills and
experience. I am looking forward to you.
Thank you very much for your time and
consideration. Yours sincerely,
Lillian Xiong
表达谢意
日常生活中经常会使用到表达谢意
的邮件，在国 外，参加完朋友邀请去的
一次party，或者接受了别人馈赠的礼物
等情况下都需要写一封t hanks letter。而
此类邮件也非常好写，只要能够表达自
己对收件人的真挚的感激之情即可。
Dear Alice,
Thanks so much for the lovely dinner
last night. It was so thoughtful of would
like to invite both of you to my house
when you are available.
Best regards,
Lilian
咨询了解
咨询了解类邮件的 目的是想要得到
关于某人、物的一些信息。邮件具体内
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容大致包含如下：
1）告知对方你是如何得知其信息
的，比如报纸、网站等。
2）说明自己想要了解的东西，当咨
询信息较多时，最好列举出来，as 详细、
清晰 as possible.
3）末尾用一句话结束总结这次咨
询。
I am writing to request information
about sth.
I would like to request a copy of sth.
最后表达希望时用语：I look forward
to hearing form you soon.期待尽快收到
您的回复。
英文电子邮件格式
Dear Mary,
This is Tom.....
Look forward to seeing you soon.
Best regards,
Tom Yu

一、主题
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主题（Subject）框的内容应简明地
概括 信的内容，短的可以是一个单词，
如greetings；长的可以是一个名词性短
语，也可以 是完整句，但长度一般不超
过35个字母。
YES：Supplier training
NO：professional trainees from sister
company should abide by rule of local
company（太长）
主题框的内容切忌含糊不清。
NO：像News about the meeting 这
样的表达，
YES：应改为Tomorrow’s meeting
canceled。
一般来 说，只要将位于句首的单词
和专有名词的首字母大写即可。另外一
种较为正规的格式可将除了少 于5个字
母的介词、连接词或冠词之外的每一个
单词的首字母大写。
YES：New E-mail Address
Notification；Detailed calculation
NO：detailed calculation
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视信的内容是否重要，还可以开头
加上URGENT或者FYI（For Your
Information，供参考），如：URGENT：
Submit your report today!
二、称呼
1、E-mail一般使用非正式的 文体，
因此正文（Body）前的称呼（Salutation）
通常无须使用诸如Dear Mr. John之类的
表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以
直呼其名，但对长辈或上级最好 使用头
衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr. Smith。
2、称呼和正文之间，段落之间，正
文和信尾客套话之间一般空一行，开头
无须空格。如： Jimmy,
I received your memo and will
discuss it with Eric on Wednesday.
Best,
David
3、人家的名字千万不要错,老一辈的
看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样,
头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.
以下是一样的: Howard E. Wyatt, Dr.
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Howard E. Hyatt
4、多过 一个男人,用Messrs,就是
Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就
行啦.
YES: Messrs. Smith, Wyatt, and
Fury 。女人呢? YES：用Mesdames,
Mmes., or Mses. 同样不要跟名字. 例子:
Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐
呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr. and Mrs.
Harold Wright ；Mr. Harold Wright and Dr.
Margaret Wright ；Mr. and Mrs. Harvey
Adams-Quinn 。
5、有人有自己头衔就要跟紧 ,例如有
人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有
时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.
Ms. Sarah Gray
6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.
例如:
Ken Green, President ／Ken Green
／Vice President of International
Operations
NO：Ken Green ／Vice President of
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Unicom China
YES： Ken Green ／Vice President,
Unicom China
7、老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之
前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,
不要笑人:
YES：Michael J. Smith, Jr. ／
Michael J. Smith Sr.
8、用人家的名字总好过人家的头衔
称呼. 如果没有名字,或者是很正规信的
信件,可以考虑这些： Dear Committee
Member:
Dear Meeting Planner:
Dear Colleagues: To All Sales Reps:
To Whom It May Concern:
Dear Sir or Madam:
Dear Madam or Sir:
Dear Purchasing Agent:
如果是全公司：
YES： Gentlemen or Ladies: Ladies
or Gentlemen:
9、有时见到人家用冒号就说人家错,< br>----------------精选公文范文----------------
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其实也未必啊,看:
YES：Dear Mr. Jones: Dear Joan:
Dear Jim, Jim,
三、结尾部分
A、书信的结尾致意要留意,弄清大
家的关系才选择用词,例子:
1、 Very Formal非常正规的
Respectfully yours, Yours
respectfully,
2、 Formal正规的
Very truly yours, Yours very truly,
Yours truly,
3、 Less Formal不太正规的
Sincerely yours, Yours sincerely,
Sincerely, Cordially yours, Yours cordially,
Cordially,
4、Informal非正规的
Regards, Warm regards, With kindest
regards, With my best regards, My best,
Give my best to Mary, Fondly, Thanks,
See you next week!
有时在we, I, and you之间选 择是很
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烦的事-- 如果是公司代表联络生意之类,
可以用: We will reimburse you for these
legal expenses. Sinopec will reimburse
you for these legal expenses. 如果单纯说
你自己,可以用: I found the brochure very
informative. 有时可以一起用啦...: We
are pleased to offer you the position of
sales director, and I am looking forward to
our Tuesday morning meeting.
那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,
收信人 的利益比较重要,名义上都要这样
想.给人尊重的语气就一般不会错了. 多
用you有时会有隔阂的感觉.
You will be pleased to learn that you
have been selected to serve on our
advisory board. Your prompt response will
be appreciated.
I am pleased that our board has
selected you as the best qualified candidate
to serve on our advisory board. I hope
you’ll agree to serve.
Your book was well written and
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comprehensive.
I thoroughly enjoyed your book and
found an answer to every one of my
questions about performance appraisals.
总之,语气和宾词的运用得当能决定
你的礼貌程度.
B、信尾客套话（Complimentary
close）通常也很简明。常常只须一个词，
如：’Thanks’，’Best’，’Cheers’，不需要
用一般信函中的’Sincere ly yours’或’Best
regards’。
C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.
之类一起签,人家会笑你的... 签名也看
信件的语气.给朋友或公司
篇二：英文信件格式
英文信件格式 From internet
英语信件的种类比较多，有一般信
件，邀请信，推荐信 等。但几乎所有信
件的格式都大同小异。书写英语信件要
注意下面几点：
（一） 英语书信结构、书写款式及
要求：
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