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商务英语写作辅导资料十一
主 题：对Unit 11商务信函(Business Letters)知识点的补充
学习时间：2013年6月10日－6月16日
内 容：
商务信函的内容
1. Essentials of a Good Business Letter
一封好的商业信函必须具备以下要素：
1) Clear thinking（思路清晰）
2) Exactness of expressions（表述准确）
3) Terseness, combined with courtesy（简洁得体）
2. The Formats of a Business Letter（重点掌握）
典型的商务信函包括三部分：开头部分、正文部分和结尾部分。
1) 开头部分：
(1) 信头(Letterhead)是指发信人的地址和写信日期。正式信函的信头一般印制机构或公司的名称、地址、电话号码、传真号、电子邮件地址等，也有信头是临时
打印的。收信人一看 信头就知道信函来自何方，何时发出，便于回信。
Edwards and Mason Insurance Agency
66 Martin Lane East Chicago IL 60010
Telephone: 01-588-5758 Fax: 01-588-6763
Email:
(2) Your ref: LE/x; Our ref: BL/RP
一般的商务信函都有编号，便于查询，也有信函不加编号。信函编号置于信
Edwards and Mason Insurance Agency
头之下，稍靠右上角。
66 Martin Lane East Chicago IL 60010
Telephone: 01-588-5758 Fax: 01-588-6763
Email:
Your ref: LE/N116
Our ref: HCD/RP212
(3) 日期(Date)英文书信的日期一般在信的右上角，信头之下。年份应 完全写出。
正式信函中的月份一般要用英语的全称，如January, February等。月份在 非正式
信函中可以缩写，如一月Jan.。信函日期有两种：英式的按日、月、年次序书写，
如 ：12
th
December, 2001；美式的按月、日、年次序书写，如：November 21, 2001
(4) 收信人地址(Inside Address)写在信的左上角，从信纸的左边的顶格写起，低
于写信人的地址和发信的日期一、两行。
致某公司某人的信内地址写法如下：
收信人姓名
头衔
机构的名称
街道号码及名称
城市名、州名称及邮编
所在的国家名称
例如：
Ms. Susan C. Lee
Director
Creswell Inc.
400 Fortune Street
Phoenix Arizona 82044
U.S.A.
大连理工大学网络教育学院
2) 正文部分：
(1) 称呼(Salu tation)：指对收信人的称呼用语，自成一行，写于低于信内地址的
一、两行的位置。它是正文的 开头，起着礼貌的问候作用。一般而言，在称呼后
用姓氏，如：Dear Mr. Richard, Dear Doctor Smith, etc. 写给姓名未知的人时用
Dear Sir/Madam，或者Gentlemen/Ladies
(2) Body of the letter：此部分是信函中最重要的部分，它传递中心思想，表达发
信人的意愿、建议和要 求。书写正文时应使用完整的句子且层次分明。一封商业
信函的正文一般包括以下三个基本部分：
简要说明：
开头：写此信的背景。
细节：举出具体的事实和数字。
对应：所期望的行动。
3) 结尾部分：
(1) 结束客套语(Complimentary close)：通常，书信的正文结束的客套语应与开头
相对应。如英文的开头称呼是Dear Sir（敬启者）不称呼对方的姓名，则结尾的
客套语应是Yours faithfully（拜上）
(2) 签名(Signature)：无论是亲手书写还是由秘书打印的书信，发信人均在 信函
的结尾的落款处签字。正式的信函若无签字不仅会严重的失礼，而且失去法律的
效力。私人 信函无本人签字则失礼。
(3) 抄送(cc)：有抄送对象则写，若无，则不必写这项。抄送通常置于落款的左
第3页 共6页
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本文更新与2021-01-13 15:27，由作者提供，不代表本网站立场，转载请注明出处：https://www.bjmy2z.cn/gaokao/514670.html