毕企业英文邮件格式介绍写作指导.doc

2021年1月15日发(作者：屠守锷)


企业英文邮件格式介绍写作指导
1.书信结构
英语书信结构一般有以下几个部分组成：
信封(envelope)
英语 的信封和中文的一样，有三部分组成，即发信人地址、收信
人地址和邮票。只不过英语信封的格式除了邮 票所贴的位置(信封的
右上角)和中文的一样外，英语信封上要写的发信人和收信人的地址
和中 文的大不一样。发信人的地址应写在信封的左上角，收信人的地
址应写在信封偏中右偏下处，英文书信的 地址应从小写到大，先写门
牌号码，再写街道、城镇、省或州及邮政编码，最后是国家名称。国
家名称的每一个字母都要大写。如下：
信头(heading)
公司信纸 上方居中一般都印有其名称、地址和联系号码，这就是
通常所说的信头。在没有信头的普通信纸上写信， 就需要写明回邮地
址和联系号码。
称呼(Salutation)
称呼是一封信开头对收信人的称呼，写在封内地址或提示句下两
三行。称呼后可以写冒号或逗号。在商业 信函或其他正式书信中，用
冒号。
在非正式书信中，称呼后用逗号。(注意：尽量避免使用
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ToWhomItMayConcern或DearSirorMadam,因为这种称呼已 经过时，并
且不很友好。改进方法是争取确定收信人的姓名，或使用
DearHumanRes ourcesManager，DearFriends这样的称呼。在给律师或
外交领事写信时，可以 使用Esquire或Esq.这样的头衔，但它们不应
出现在称呼中。同样，如果收信人的姓名后面有 Jr.或Sr.如
GeorgeBush,Jr.也不能把它们包含在称呼中。)
主题句(选择性)SubjectLine(optional)
电子邮件最重要的部分是主 题，假设我们都是很忙的人，在打开
邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做
到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35
个字母，将位于句首的单词 和专有名词首字母大写。比如：
SomequestionsaboutC++.在比较正式的格式中， 需要把每个单词的首
字母大写(介词、冠词除外)。
正文(BodyoftheLetter)
正文的格式多种多样。商业信函最好使用齐头式。 而私人信件通
常不用齐头式。在齐头式书信中，全部内容包括日期和信尾问候语，
都从左侧顶格 开始。段落开头不空格，各段之间空两行。
修正齐头式，是使用最为广泛的一种格式，商业和 私人信件都可
以使用，尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。使用没
有印刷信头的 普通信纸时，这种格式最合适。与齐头式不同，发信人
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地址、日期，信尾问候语和签名都从中间开始写。其余部分从左边开
始。
齐头式信件写信，其正文与称呼之间空一至二行。每段的第一句
句子不需要空格，但段与段之间需要空一 至二行。齐头式信件的信尾
客套话和签名可以有两种款式。第一种写在左下方，这是最常用也是
最正式的。另外也可以写在右下方，这种形式则表示写信人与收信人
之间的关系比较熟悉随便。
结尾语(com#plimentaryClosing)
结尾语在正文之 后添加。注意一般结尾语中只有第一个单词首字
母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。
一般电子邮件：
Sincerely,
Sincerelyyours,
私人电子邮件：
Regards,
Bestwishes,
Bestregards,
Withbestwishes,
Wishbestregards,
20xx英文信函格式公共英语
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