一路到底英文商务信函中称呼的书写有讲究

2021年1月18日发(作者：韩希孟)
英文商务信函中称呼的书写有讲究


在英文信函书写中称呼是对收信人的尊 称语。一般位于信内地址下方空一行；有
Attention
时也一样，位于
Atte ntion
下面空一行。称呼后面一般用逗号（英式），也可以用冒号（美式）。


如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：
“Dear Sirs,”
（英式）或
“Gentlemen:”
（美式）。
在不能确定收信人性别的情况下，
还可以使用
To Whom It May Concern
或
Dear Madam or Sir
。
不 过这两
种称呼应尽量避免使用，
因为人们觉得它们不能显示足够的友好。
在写信给特定 的组织时，
更愿意使用
Dear
Member, Dear Customer,
和
Dear Human Resources Manager
这样的称呼。

如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。

1
．

商务信函一般用
Dear Miss Brown
，
Dear
。
Dear
纯属公务上往来的客气形式。

2
．

写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用
Dear
或
My dear
再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。
例如：
My dear father
，
Dear Tom
等。


另外，
称呼中还可以出现头衔、
职位、
职称、
学位等，
例如：
Dear Prof. David Schiller, Dear Dr. John Smith
。

商务信函中主题不能忽略


书写商务信函的
Subject
能便于收件人迅速了解信的主要内容。一般来说如果信内有
Reference Number
，
就不一定再写
Subject
。

Subj ect
位于
Salutation
下空一行。一般有三种书写形式：直接书写、
Subject:
和
Re:
。为了突出还可以加
底线、加粗、全大写等，例 如：

INVOICE 12345
Re: Invoice 12345
Subject: Invoice 12345
写出恰当的结尾敬辞


几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。
它写在正文下面，
第一个字母要大写，
最后一个词的后面有逗号。

至于要选用怎样的字句，
通常由作者自行决定，
一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联关系，
例如：

1
．

如果不知到收件人的姓名，开头的称呼是
Dear Sirs
，（英式）或
G entelmen:
（美式），则结尾敬辞
采用
Yours faithfully
，（英式）或
Yours truly
，（美式）；

2
．

如果知到收件人的姓名，开头的称呼是
Dear Mr. Brown
，则结尾敬辞采用
Yours sincerely
，（英式）
或
Sincerely
，（美式）。

当然，结尾敬辞还有很多形式，下面是常用结尾敬辞一览表：

1
．

最正式（表示敬意）

Respectfully,
Respectfully yours,
Very respectfully yours,
2
．

正式

Yours truly,
Very truly yours,
Yours faithfully,
3
．

个人的，最普通的方式

Yours sincerely,
Sincerely yours,
Very sincerely yours,
Sincerely,
4
．

简略式（表示亲密）

Cordially,
Cordially yours,
Best regards,
Warmest regards,
你知道怎样写英文信函信头吗？

英文信函的信头也称信端，其内容包括发件公司的名 称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱
等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自 何处，并为回复提供联系方式。


很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们 喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放
在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信 函时，一定要注意为信头留出足够的空间。

对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。

如果信函的长度超过 两页，那么从第
2
页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。
< br>英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标< br>点符号需正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省< br>略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。

不要忽略了英文商务信函中的签名


签名就是发信人所签署的姓名。无论亲 自手书还是用计算机、打字机或是由秘书打印的信函，均应在信函
结束词下留出的
4
行 间距处签上名字。正式信函若无签字不仅严重失礼，而且不具法律效力。

签名代表了写信人， 所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名既要难以模仿又要清晰易解。
为便于辨认，一般商 务书信，还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出。

签名格式和规则有以下一些约定：

1
．

签名者代表公司、某单位名义时，应在结束词下方打出全部大写的单位名称，然后再签名。

2
．

女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（< br>Miss
）或（
Mrs.
）。

3
．

当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上
by, for, perpro
或
P.P.
字样。

第十二种、活动安排
Activity Arrangement


Dear Mr. / Ms,

We are very pleased to welcome President William Taylor and Manager James Rogers to
Beijing and Shanghai in thesecond half of April for about a week. As requested,

we propose the following itinerary for your consideration.

Monday, April 18
4.00 p.m. Arrive in Beijing by , to be met at the airport by Mr. President
of Asia
Trading Co.

4.15 Leave for Great Wall Hotel

7.30 Dinner given by President x