世上的另一个我英语书信称谓的差异

2021年1月18日发(作者：奚静之)
商务英语书信
(Business
or
Commercial
English
Correspondence)
是指交易时所使用的通
信 。在美国，常用
Business writing
，它包括书信、电报、电话、电传、报告书 、明信片等。
英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，
比如信头和称呼、
书信格 式、
遣词、
结尾客
套语等均有所不同。

英国书信保守，美国书信有活力。



英国书信较为保守，
许多英国人喜欢用老式书信体，
用词较为正式刻板，
而美国书信语
言非常生气、有活力，
格式也较为简便。
因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，
要 使用标准式英语
Queen's English;
如果写信的对象是美国或美国势力范围的地 区时，
就要
用美国英语。
当然，
英国式的语言文化近年来也有变化，
但总体来说，
两者间的差异是很明
显的。



英文书信的垂直式和齐头式。



商业英文书信，
一般都 要求用打字机或电脑整齐地打印，
左边各行开头垂直的，
称为垂
直式或齐头式
(Block style)
，美国常用这种格式
;
每段的第一个词缩进去，称为缩进 式或锯齿
式
(indented style)
，
英国常用此格式。
垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，
这种格式，
在极度尊重工作效率的美国公司，
已普遍采用。
正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收
信公司名称和地址或收信人的名字全 称、的职务及地址，称为信内地址
(Inside
address)
。
信内 地址的写法也有垂直式和缩进式之分，
垂直式和称美国式将各行并列，
缩进式或称英国
式将各行依次退缩。



普通书信的写法。



近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，
似乎与美国式相同。
此外，
在美国 还流行一
种普通收信人地址的写法，就是在书信的
Inside
Address中，把门牌号和街名都省略掉。
在英文书信中要使用敬语，
最普遍的敬语是
Mr, Mrs
和
Miss(
用于未婚女性
)
。
英国人常在男
性的姓名之后用
Esq. (Esquire
的缩写
)
，不过在商业上也在慢慢地改用
Mr. Mmes .(Madam
的复数形式
)
，用于二个女士以上。
Messrs(Mr的复数形式
)
用于二个以上的男人，或用于二
个以上的男人组成的公司或团体。在 英国式英文信里，
Mr, Mrs, Messrs
，均不加缩写句点，
相反地趋向于 进步自由的美语反而加缩写句点如
Mr.,
Mrs.,
Messrs.
。 在称呼方面，商业上
最普遍的有
Gentlemen(
美国式
)
与< br>Dear
Sirs(
英国式
)
二种，相当于我国的
“
敬启者
”
或
“
谨启
者
”
。



典型的美国式书写法。



给公司单位写信时美语用< br>Gentlemen(
复数形式
)
，英语用
Dear
Sirs
。如果对方公司只
一人时，必须使用
Sir/Dear
S ir
。称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号
(comma)
，
美国式 用分号
(colon)
。
书信结尾客套语
(complimentary c lose)
有多种，
相当于我国书信在结
尾时使用的
“
敬礼
”
、
“
致敬
”
、
“
顺安
”
等句。 最为典型的美国式写法是
Sincerely
和
Best
regards
，典型的英国式表达有
Yours
sincerely(
熟人或知道对方姓名
)
，
Best
wishes,
kind
regards
和
yours faithfully(
不知姓名
)
。此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式 ，但除
了特殊情况外，现在不再使用。

英文书信书写规范

A.
文法上

1.
切忌主客不分或模糊
.
例子
:
Deciding
to
rescind
the
earlier
estimate,
our
report
was
updated to include $$40,000 for new equipment.
”

应改为

Deciding to rescind our earlier
estimate, we have updated our report to include $$40,000 for new equipment. (We
决定呀
,
不是
report.)
2.
句子不要凌碎
.
例子
:
He
decided
not
to
audit
the
last
ten
contracts.
Because
of
our
previous objections about compliance.
应该连在一起
.
.
3.
结构对称
,
令人容易理解
.
例子
:
The
owner
questioned
the
occupant's
lease
intentions
and
the
fact
that
the
contract
had
been
altered
with
ink
markings.
应改为
:
The
owner
questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.
4.
单众数不要搞乱
,
不然会好刺眼
,
看不舒服
.
例如
:
An
authorized
person
must
show
that
they have security clearance.
5.
动词主词要呼应
.
想想这两个分别
: is one of the public-relations functions that is
underbudgeted. 2. This is one of the public- relations functions, which are underbudgeted.
6.
时态和语气不要转变太多
.
看商务英语已经是苦事
,
不要浪费人 家的精力啊
.
7.
标点要准确
.
例如
:
He
did
not
make
repairs,
however,
he
continued
to
monitor
the
equipment.
改
为
:
He
did
not
make
repairs;
however,
he
continued
to
monitor
the
equipment.
8.
选词正确
.
好像
affect
和
effect, operative
和
operational
等等就要弄清楚才好用啦
.
9.
拼字正确
.
有电脑拼字检查功能后
,
就更加不能偷懒
.
10.
大小写 要注意
.
非必要不要整个字都是大写
,
除非要骂人
,:,
例 如
:
MUST
change
to
OS
immediately.
外国人就觉得不礼貌和喝令人一样
.
要强调的 话
,
用底线
,
斜字
,
粗体就可以了
.
B.
文体

1.
可读性
.
对象是大学程度的话< br>,
用高中的英文就行
,
不要以为人人都是语言大师
.
多用短句
(15-20
字吧
),
技术性的字
,
就更加要简单易明
.
2.
注意段落的开头< br>.
一般来说
,
重要或强调的事情都放在信件或段落的开头
,
而 句子就放在最
尾
.
例如
:
e
he
was
unable
to
attend
the
meeting
personally,
he
forwarded
his
congratulations
on
cassette
tape.

forwarded
his
congratulations
on
cassette
tape
because he was unable to attend the meeting personally.
两者强调的事情就有分别了
.
3.
轻重有分
.
同等重要的用
and
来连接
,
较轻放在次要的句子里
.
4.
意思转接词要留神
.
例如
:
but (
相反
), therefore
(
结论
),
also
(
增添
),
for
example
(
阐明
).
分不清
furthermore
和
m oreover
就不要用啦
.
5.
句子开头不要含糊不清的主词
.
例子
: These decisions have been a big disappointment
to the committee members. They have delayed further action. They
是指什么呀
????
开头
少用
this, that, it, they,
或

which.
6.
修饰词的位置要小心
,
例如
:
He
could
only
reimburse
the
cost
after
July
15.
应为

He
could reimburse the cost only after July 15. < br>7.
用
语
要肯
定
准确
.
切
忌含糊
.
例
如
:The
figures
show
a
significant
increase.
”

怎
样
significant
呀
,
大哥
?
改为
: The figures show an increase of 19%.
8.
立场观点一致
.
少用被动语
.
例如
: Partial data should be submitted by April.
改为
: You
should submit partial data by April.
就很好了
.

C.
格调

1.
式样和句子长度不要太单调
.
千篇一律的
subject- verb- object
会闷死人的
.
有时短句跟着
长句可以化解一下
.
2.
弱软的词
(e.g.
was,
were,
is,
are...)
可以加强一点
.
例如
:
Prunton
products
are
highly
effective in ...
改为
: Prunton products excel in ...
就有力很多了
.
3.
亲切
,
口语化是比较受欢迎
!
用宾词和主动的词
,
让人家受落
.
例如
: 1. This information will
be sincerely appreciated.
”
2. We sincerely appreciate your information.
明显地
,
我们会喜
欢第
2
句
.
D.
写信提示

1.
人家的名字千万不要错
.
老一辈的看到名字 错就干脆撵去垃圾桶
.
同样
,
头衔都不要错
.
头衔或学位
,
任择其一吧
.
以下是一样的
:
Howard E. Wyatt, .
Dr. Howard E. Hyatt
2.
多过一个男人
,
用
Messrs,
就是
Mister s
的意思
,
不过不要跟名字
,
跟姓就行啦
.
例如< br>:
Messrs. Smith, Wyatt, and Fury
女人呢
?
用
Mesdames, Mmes., or Mses.
同样不要跟名字
.
例子
:
Mses. Farb, Lionel, and Gray
男女一齐呢
?
弄清楚称呼就行
.
例如
:
Dr. and Mrs. Harold Wright