关键词不能为空

当前您在: 主页 > 高中公式大全 >

朱门生英文商务email礼仪

作者:高考题库网
来源:https://www.bjmy2z.cn/gaokao
2021-01-18 23:34
tags:

杀鸡儆猴造句-怎样预防艾滋病

2021年1月18日发(作者:严宏谟)
[
分享
]
财务经理人应知商务电子邮件礼仪



随着网络的普及,日常财务工作中电子邮件成为了必不可少的沟通工具之
一,
但是在实 际工作中,
经常遇到这样的问题,
收到的一封邮件,
题目竟然是
“无
标题”,偶尔收到一个还好,收到的多了,在后期查找时很不方便,下属公司报
送的财务报表,
不注明公司名称,
下面是从网上看到一篇关于电子邮件的商务礼
仪,和大家分享。
< br>“在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间”
,电子邮件礼
仪的一个重要 方面就是节省他人时间,只把
有价值的信息
提供给需要的人。



Email
就能看出其人为人处世的态度。
你作为发信人写每封
Email< br>的时候,
要想到收信人会怎样看这封
Email
,时刻站在对方立场考虑,将心 比心。

同时勿对别人之回答过度期望,当然更不应对别人之回答不屑一顾。以下职
业 电子邮件中礼仪问题,希望能给您的工作带来帮助!


一、关于邮件主题


主题是接收者了解邮件的第一信息,
因此要提纲挈领,
使用有意义的主题行 ,
这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。


1

一定不要空白标题,这是最失礼的



2< br>.标题要简短,不宜冗长,不要让
outlook
用,才能显示完你的标题;


3.
标题要能反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先
生收”;


4

一封信尽可能只针对一个主题,
不在一封信内谈及多件事情,
以便于日后
整理



5
.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“
*
!
”等)来突出标 题,引起收
件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼;

6

回复对方邮件时,
可以根据回复内容需要更改标题,
不要
R E

RE
一大串



二、关于称呼与问候


1
.恰当地称呼收件者,拿捏尺度



1.1
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人 ,此邮
件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、
ALL< br>。



1.2
如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“
x
经理”;如果不清楚职务,
则应按通常的“
x
先生”、




x
小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。



1.3
不熟悉的人不宜直接称呼英文名,
对级别高于自己的人也不宜称呼 英文
名。称呼全名也是不礼貌

的,不要逮谁都用个“
Dear
xxx
”,显得很熟络。


2

Email
开头结尾最好要有问候语





最简单的开头写一个“
HI
”,中文的写个“你好”;结尾常见 的写个
Bes
t
Regards






中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。





俗话说得好,
“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地
方不妥,对方也能平静的看待。



三、职场的电子邮件礼仪

1.
Email
正文要简明扼要,行
文通





Email
正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只
作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。





正文行文应通顺,
多用简单词汇和短句,
准确清晰的表达,
不要出现让人晦涩难懂的语句。

2.
注意
Email
的论述语气





根据收件人与自己的熟络程度、
等级关系;
邮件是对内还是对外性质的不
同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。






尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。





电子邮件可轻易地转给他人,
因此对别人意见的评 论必须谨慎而客观。


件门”就是深刻的教训!


3.
Email
正文多用
1234
之类的列表,以清晰明确。





如果事情复杂,最好
1

2
3

4
的列几个段落进行清晰明确的说明。保
持你的每个段落简短不冗长 ,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4.
一次邮件交待完整信息





最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、
说准确 。
不要过两分钟之后再
发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。

5.
尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查





这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文
Email
,最好把拼
写检查功能打开。





在邮件 发送之前,
务必自己仔细阅读一遍,
检查行文是否通顺,
拼写是否
有错误。< br>
6.
合理提示重要信息




不要动不动就用大写字母、
粗体斜体、
颜色字体、
加大字号等手段对一些
信息进行提示。合理的提

示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影
响阅读。

7.
合理利用图片,表格等形式来辅助阐述





对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清
楚。如果配合图表加以阐述,
收件人一定会表扬你的体贴。

8.
不要动不动使用¤之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻





Business
Email
不是你的情书,
所以 ¤之类的最好慎用。
只用在某些你确
实需要强调出一定的轻松气氛的场合。

四、夹带附件


1.
如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件;


2.
附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名;


3.
正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时;


4.
附件数目不宜超过
4
个,数目较多时应打包压缩成一个文件;


5.
如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用



6.
如果附件过大(不宜超过
2MB
),应分割成几个小文件分别发送;


7.
尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件;





如果对方与你的邮件往来是采用中文,
请不要自作聪明的发送英文邮件给
他;如果对方发英文邮件给你,也不要老土的用中文回复。


8.
选择便于阅读的字号和字体。





中文老实点用
宋体或新宋体
,英文就用
Verdana


Arial
字型,字号用
五号或
10

字即可。这是经研 究证明最适合在线阅读的字号和字体。


不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不用背景信纸,特别对公务邮件。


五、结尾签名


每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人 信息。虽然你的
朋友可能从发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。


1.
签名信息不宜过多




电子邮件消息末尾 加上签名档是必要的。
签名档可包括姓名、
职务、
公司、
电话、传真、地址等 信息,但信息不宜行数过多,一般不超过
4
行。


你只需将一些必 要信息放在上面,
对方如果需要更详细的信息,
自然会与你
联系。




引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的,比如你的座右铭,或公司
的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体。


2.
不要只用一个签名档




对内、对私、对 熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过
于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在< br>OUTLOOK
中设置多个签名档,
灵活调用。

3.
签名档 文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免出现乱码。
字号一般应选择比正文字体小一些。< br>

六、邮件回复

1.
及时回复
Email

收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是不可少的,这是
对他人的 尊重,理想的回复时间是
2
小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中
在特定时间处理,但一般 不要超过
24
小时。


如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至 少应该及时的回复说“收到了”,
我们正在处理,一旦有结果就会及时回复。不要让对方苦苦等待,记住 :及时做
出响应,哪怕只是确认一下收到了。


如果你正在出差或休假,应 该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工



2.
进行针对性回复





当回件答复问题的时候 ,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。
不要用简单的,那样太生硬了,应该进行必要的阐述, 让对方一次性理解,避免
再反复交流,浪费资源。

3.
回复不得少于
10
个字





对方给你发来一大段邮件,
你却只回复
“是的”

“对”、
“谢谢 ”

“已
知道”
等字眼,
这是非

常不礼貌的。
怎么着也要凑够
10
个字,
显示出你的尊重。

4.
不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼




如果收发双方就同一问题的交流回复超过
3
次,
这只能说明交流不畅,

不清楚。此时应采用电话

沟通等
其它
方式进行交流后再做判断。

电子邮件有时并不是最好的交流方式。


对于较为复杂的问题,多个收件人 频繁回复,发表看法,把邮件越
RE
越高,
这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。< br>
此时应即是对之前讨论的结果进行小结,删减瘦身,突出有用信息。

5
.要区分
Reply

Reply
All
(区分单独回复和回复全体)





如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了。





如果你对发件人提出的要求做出结论响应,应该
replay
all
,让大家都知
道;不要让对方帮你完成

这件事情。


如果你对发件人的提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件人单独
沟通,不 要当着所有人的面,不停的
RE

RE
去,与发件人讨论。

你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。


点击“回复全部”前,要三思而行!

6.
主动控制邮件的来往




为避免无谓的回复,
浪费资源,
可在文中指定部分收 件人给出回复,
或在
文末添上以下语句:“全

部办妥”、“无需行动”、“仅供参考,无需回复”。


七、正确使用发送,抄送,密送


要区分
To

CC
还有
BCC
(区分收件人、抄送人、秘送人)


1< br>.
To
的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响
应。


2
.而
CC
的人则只是需要知道这回事,
CC
的人没有义务对邮件予以响应,
当然如果
CC
的人有建议,当然可以回
Email



3


BCC
是秘送 ,
即收信人是不知道你发给了
BCC
的人了的。
这个可能用
在非常的 场合。


4

TO

CC
中的各收件人 的排列应遵循一定的规则。比如
按部门排列;按职
位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规 则有助于提升你的形象
!

5
.只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源。


6
.转发邮件要突出信息。


八、注意事项

1
.在你转发消息之前,首先确保所有收件人需要此消息;

2
.< br>转发敏感或者机密信息要小心谨慎,
不要把内部消息转发给外部人员,

者未经 授权的接收人;


3
.如果有需要

还应对转发邮件的内容进行修改和整理,以突出信息;

4
.不要将
RE
了几十层的邮件发给他人,让人摸不着头脑;
5
.对外重要文件必须经高阶主管认可签字转为
PDF
文件,或由高阶主管亲自发送;

6
.所有的电子邮件应自我
Double
check
后才发出。



【点评】

1


沟通的效果,面对面最好,电话次之,邮件最差;

2


以后发送的邮件切记不要出现
无标题
之类,
这样给收件人后期查询带来很多
不便,同时也给收件人留下一个不好的印象;

3


如果前后发送同一个主题的邮件,但是邮件的内容有所变化,应在邮 件标题
中有所提示,如(更新)字样,当然,最好的方式是一步到位;

4


准确把握收件人、抄送人、密送人的不同使用方法及不同;

5


一个邮件通常只包含一件事情;

杀鸡儆猴造句-怎样预防艾滋病


杀鸡儆猴造句-怎样预防艾滋病


杀鸡儆猴造句-怎样预防艾滋病


杀鸡儆猴造句-怎样预防艾滋病


杀鸡儆猴造句-怎样预防艾滋病


杀鸡儆猴造句-怎样预防艾滋病


杀鸡儆猴造句-怎样预防艾滋病


杀鸡儆猴造句-怎样预防艾滋病



本文更新与2021-01-18 23:34,由作者提供,不代表本网站立场,转载请注明出处:https://www.bjmy2z.cn/gaokao/529521.html

英文商务email礼仪的相关文章