昏天黑地的意思给教授发英文邮件须知

2021年1月18日发(作者：柳应辰)

去年秋季，参加了一次工作坊，主题是
“
大学的电子邮件礼节
”< br>。尽管当时
颇有
“
醍醐灌顶
”
之感，但随后课业催人老，一直 顾不上整理。后来学期结束，
国内也有不少旧友正要面临邮件联系国外教授的问题，所以把这些玩意分享 给
大家。这些信息来自研究生写作中心，较为权威，可以

放心实践。
内容很多，我只整理那些
“
醍醐
”
。因为这些是我自己犯过错误的地方。

1.
邮件主题（
subject
）不需要写自己的名字。名字是在 邮件系统设置里设定
好的，在发件时会

替换显示实际地址，所以无需在主题里再写一遍。

2.
在第一封邮件中称呼 对方，两种正式的方法如下。其他的方式都是错误
的。（例如
Prof.
、
H ello
、全名云云）

Dear Dr. ***
／
Dear Professor ***
（
***
是姓）

3.
收到回 信后，可以根据对方的落款，决定下一次如何称呼。如果对方落款
只有名字（
firstnam e
），那么下一次可以用名字称呼。如果对方落款是全名或
是名字缩写，那么下一次仍然要
用正式称呼。不过，在任何时候，用正式称呼都是保险的。

4.
正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必然要遵循这个格式：

My name is ***
（全名），
and I am …
例如：

My name is Jeremy Bentham, and I am a graduate student at the Queen’s
College,
Oxford.
5.
正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况：

有人推荐；无人推荐；两


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人原本相识，但很久没有联系。

6.
接下来便可以提出问题或请求了。这个部分遵循的法则叫做
“
消极的礼貌
”< br>（
negativepoliteness
）。常用的策略有：

主动提及对方非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（也

就是给对方一个台阶）；多用
if
句；多用过去时态。

7.
避免使用
I want
和
I would like
，实在要用，就用
I would love
。最坏，也
要用
I wanted
代替。

8.
多用
I was wondering if
（一定要用
was
，而不是
I wonder
或
I am
wondering
）。

9.
多用
would it be possible
，以便从语法上规避直接牵涉到
“
人
”
，这样可以
减轻对方的压力。例如：

（隐含的意思在括号里，但不可明写出来）

Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?
10.
避免使用
“please”
，因为< br>“please”
暗含了自己的期望，给对方压力，是不
礼貌的表达。

1
1.
提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是：
< br>展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来
求人。或者，要表明自己 对对方的工作了如指

掌，而请求正是建立在这种了解之上的。

12.
结尾必然要感谢。最正式的表达是：

Thank you, and I look forward to hearing from you.
1

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3.
落款之后的正式礼节问候是：

Sincerely; Best wishes; Best regards
。其他的都不甚正式。

Source:

Olinger,

A. (with assistance from Avineri, N. & Gray M.). Email Etiquette at the
University. A Workshop of the UCLA Graduate Writing Center. October,

2010.
用英文给教授发邮件请教学术问题（转）

2012-12-28 20:39:15|
分类：

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邮件主题

邮件主题（
sub ject
）不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定
好的，在发件时会替换显示实< br>
际地址，所以无需在主题里再写一遍。

[
关键内容是要在主题里就 写明白是否有推荐人，以及主要是什么事。很多
教授只看主题。
]
一个好的标题，要能 简洁地概括邮件的目的或内容。如果你对
教授的某个研究项目感兴趣，就可以用这个研究方向作标题，例 如

and fracture of hexagonal close-packed metals
或者

through chemical vapor deposit ion
等等。然后在邮件的正文里，可以谈谈你对这
个方向如何感兴趣，你有什么相关的学术背 景，还有你对这个研究领域的任何
见解。

如果你对教授的某一篇文章很感兴趣，并且 你的邮件正文里要谈到这篇文
章，那么用这篇文章的标


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题作为邮件的标题也是个不错的主意。如果文章的标题过长，可以把它压
缩一下。

此外，还有人喜欢用一种开门见山式的标题，比如

admission of fall 2011
。

这种标题我本人没有尝试过，不知道效果如何，有兴趣的同学 可以自己去
尝试。最后，我想说的是，套磁

信的标题并没有一定之规。大家不要拘泥于我上面提到的这几种，一定要
勇于创新。

在主题中包含
course number
，

或者

听起来很真实，而

看起来像垃圾
邮件。


your professor with thechore of figuring that out. For someone teaching large lecture
classes, that might mean reading throughhundreds of names on rosters. But even for
a professor with smaller classes, it's a drag to get an e-mail
that merely says
English professor's
classes are English classes; she or he still needs to know which one is yours.
称呼

Salutations matter. The safest way to start is with
(using their lastname). That way you won't be getting into the issue of whether the
prof has a Ph.
D. or not, and youwon't seem sexist when you address your female-professor as

称呼很重要。最安全 的开头方式是用
“
亲爱的
×××
教授
”
（
×××< br>是姓）。这样
的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他，并且当你称呼你的女教授

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“Ms”
或者
“Mrs.”
也不会显得像是个性别歧视者。其他的方式都是错误的。（例如
P rof.
、
Hello
、全名云云）

Choose an appropriate greeting.
appropriate. Substitute
and your tone is too brusque(
无礼
).
开篇介绍自己
,
表明意图

一般开头简单介绍下自己，表明你对他的研究感兴趣，对作者的结果给予
一定的肯定。

然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就以你写此邮件的目的开
头。例如，
< br>或是

在
电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内 容。

正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必然要遵循这个格式：

My name is ***
（全名），
and I am …
例如：

My name is Jeremy Bentham, and I am a graduate student at the Queen’s
College, Oxford.
正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情
况：
< br>有人推荐；无人推荐；两人原本相识，但很久没有联系。［这句话挺重要
的，因为它要在你和这个 陌路教授之间建立第一道关联。有人推荐当然最好，
比如这个教授的同事某某某推荐你去找她，因为某某 原因，那么把这个环节表
述清楚即可。

如果无人推荐（更常见的情况），一定要说清 楚原因，例如刚刚看了人家
的一篇新作云云（你要确实看过才能这么说），不然人家可能就不往下读了。］

提出问题或请求

清楚简洁是最好的。你的教授每天会收到25-30
封邮件，所以如果你的问
题很简洁明了那是最好的（一般把问题一条条列出来比 较好）。如果你不能快

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速直达主题，对方就会在读你邮件的半途上对它失去兴趣。因此，迅速切入主
题。
< br>这个部分遵循的法则叫做
“
消极的礼貌
”
（
negative politeness
）。常用的策略
有：

主动提及对方非常忙碌，可能没 有时间满足自己的请求（也就是给对方一
个台阶）；多用
if
句；多用过去时态。
［这是最最重要的两个原则之

一。

谈谈消极礼貌
]
1.
多用
I was wondering if
（一定要用
was
，而不是
I wonder
或
I am
wondering
）。

［打交道多了，可以不必拘泥于此。例如也可以说
I wondered...
甚至
shall
we...
如果是自己的导师，或者工作往来很密切的教授，一天到晚说
“I was
wondering if”
，过分礼貌，其实也挺奇怪的。］多用
would it be possible
，以便
从语法上规避直接牵涉到
“
人
”，这样可以减轻对方的压力。例如：

（隐含的意思在括号里，但不可明写出来）

Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?
2.
避免使用
I want
和
I would like
，实在要用，就用
I would love
。最坏，也
要用
I wanted
代替。

避免使 用
“please”
，因为
“please”
暗含了自己的期望，给对方压力 ，是不礼
貌的表达。

提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。

［这是最最重要的两个原则之

二。

］

常用的方法是：


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展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来
求人。或

者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上
的。

Ask politely.
Thanks!
than
“What great news! I'd be thrilled to meet with
you
。。。
”

“Would it be convenient to
。。。
“

”Yes, it would certainly be fine to
。。。
”

“Would you prefer to
。。。
”

“I look forward to it with great pleasure and thank you for your efforts and
time.”“Thank you for the very kind XX. I was touched by your thoughtfulness
, and
assure you that it was
wholly my pleasure to xx. I'm delighted to know that
。。。。

”Thanks for all of your effort and service to xx. It's been a pleasure to work with
you and I'm lookingforward to the results of your xx

that you've done for....

“ I hope this email finds you well...


your thoughts .....
结束语


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在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。

你可以

或

consideration.
开始接着写，

know.
及

结尾必然要感谢。最正式的表达是：

Thank you, and I look forward to hearing from you.
在邮件开头表示感谢一般是< br>表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助

表示感谢。事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意。

Thank you for your kind cooperation.
如果你需要读者帮助你做某事，那就先
得表示感谢。

Thank you for your attention to this matter.
与以上的类似，本句包含了你对对
方将来可能的帮助表示感

谢。

Thank you for your understanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的
内容那就使用这句句子吧。

Thank you for your consideration.
如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求
职的话，就用这封邮件结

尾。

Thank you again for everything you've done.
这句句子可以用在结尾，和以上
有 所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因
为他们的帮助，你可以着重再 次感谢你们的付出。

礼节问候和签名


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Signoffs and signatures count. Always end by thanking the professor for his or
her time, andclosing with
formal, but friendly, closing). And
always sign with your (entire) real name, not some wacky nickname like Ry-Ry or
Biff.
最后的签名很重要。每封邮件最后都要感谢教授抽出 时间来帮助你，并以
“Best Wishes
、
Regards”
来结尾。 （或者其他相关的正式语，但是要用友好的语
气。）然后签上你的全名，而不是什么昵称，就像
Ry-Ry
或者
Biff
。

落款之后的正式礼节问候是：

Sincerely; Best wishes; Best regards
。其他的都不甚正式。

最后是写上合适的结尾并附上你的名字。

及

都很规范化。

最好不要用

或

类的词因为这些词都常用在非正式的私
人邮件 中。

［熟了之后就可以多姿多彩了，例如可以写：

Best, Cheers, Regards, See you soon, Niceweekend,
云云。或者学我们一个心
理测量学家，写：

Make sense.
不过，最常用也最百搭的一个或许是：

Thank s.
尽管你可能根本没有提出请求，也可以用这个，谢什么呢？
——
谢
谢对方 花时间读了你的邮件。］

问候方式有：

“Best wishes“

“With very best wishes”

“With all best wishes”



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“With thanks and best regards“


－
_,
－
)

“With warm regards for a sunny and relaxing break”

“I hope you're all enjoying an excellent break”


务必回信

Always acknowledge. If your professor deigns to answer
—
or send you the
handout or referencethat you asked for
—
be sure to tell him or her that you got it.
That way he or she will think kindly of you
next time they see you in class.
必须要告知教授已收到邮件。如果你的教授屈尊给你回答或者发 送你需要
的资料，一定要告诉他你已

经收到了。这样，下次在课堂上看到你的时候，他们就会觉得你是个不错
的学生。
< br>感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别
是之后你有事相求的情况

下会很有帮助。

Thank you very much for your explanation. It was great help.
Thank you for your prompt reply.
当一个客户或是同事很快就回复了你的邮
件， 一定记得要感谢他们。如果回复并不及时，只要将
“prompt”
除去即可，你
还可 以说，
“Thank you for getting back to me.”Thank you for providing the
requested information.如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，
那就用这句句子表示你仍然对他们的付出表 示感激。


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