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名解
管理文秘
：
（
Secretary
science
of
Management）是指具备专业技能职务资格、围绕
领导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理，
帮助组 织或个人实现
“效能最大化”
的管理
类应用型技术人才。
会议工作
：
是指从会议筹备到善后的一系列工作，
无论是大会还是小会，
按会议的进程 来划
分，会议工作一般分为会前准备、会中服务和会后整理落实三个阶段。
文秘机构
：
是指在各级各类社会组织中为领导机构和领导者辅助管理、
处理综合事务的综合办公机构，是党、政机关和企事业单位等各种社会组织都需要的重要职能部门。
应变能力
：
是指人在外界事物发生改变时，所做出的反应，可能是本能的，
也可能是经过深入思考过程后，所做出的决策。
社交礼仪
：是指人们在人际交往过程中所具备的基本素质。
沟通：
是指人与人之间的信息交换和相互理解。
这种过程既包括口头语言和书面语言的沟通，
也包括形 体语言的沟通。
办公事务管理
：是文秘工作的一个重要范畴，是其辅助管理职能的一个重要体现。
利益相关者
：组织外部环境中受组织决策和行动影响的任何相关者。
接待< br>：
是一定的社会组织对公务活动中的来访者所进行的迎接、
接洽和招待活动，
是 社会组
织间人员相互交往的方式
督查工作
：
特指文秘和文秘部门根 据工作需要、
领导指示或群众反映情况，
对本机关所辖个
单位的职能部门进行督促检查 的活动。
归口督查
：是依据各级职能部门工作性质与职能而采用的一种横向督查的方法。
全宗
：
是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体，
基本含 义有：全
宗是一个有机整体；
全宗是在一定的历史活动中形成的；
全宗是以一定的社会 单位为基础形
可编辑
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成的。
协调
：就是通 过协商、沟通、调解等，使产生隔阂、失调甚至矛盾的的各方消除隔阂、彼此
理解、求同存异，使矛盾得 到解决。
信息开发
：是在收集大量信息的基础上，根据决策、管理、经营等需要，利 用科学的研究方
法，对现有信息进行系统的归纳整理，对事物的发展趋势作出判断和预测，
提供 全面性、高
层次信息的加工过程。
小题
“国家秘书职业资格鉴定考试”分为
知识鉴定
和
技能鉴定
两个部分；考试等级分为
高级
秘书（二级、三级）
、
中 级
秘书（四级）
、
初级
秘书（五级）
。
文秘机构设置的原则
1.
效能最大化原则
2.
适应工作需求的原则
3.
分级管理，职、权、责分明统一的原则
4.
机构统一、相对稳定的原则
文秘机构的分类
1.
按工作时间分为常设性的秘书机构和临时性的秘书机构
2.
按社会性质分为公务秘书机构和私人秘书机构
3.
按服务对象分为为群体服务的秘书机构和为个人服务的秘书机构
秘书的主要类型
（
1
）
按照秘书的来源与服务对象可以分为公务秘书和私人秘书。
（
2
）
按照秘书的工作性质可以分为党政秘书、企业秘书、商务秘书等。
可编辑
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（
3
）
按照秘书的业务内容可以分为各级领导的行政 秘书，法律、教育、医学等各类专业
秘书、文书处理和保管的机要秘书等。
秘书工作的角色定位
特点
机要性
辅助性
综合性
技术性
文秘工作的主要
服务对象是领导
，文秘的主要工作是为领导者提供及时有效的
综合性公务
辅助服务。
文秘人员在社交中应遵循的原则
1.
互酬原则
2.
开放原则
3.
真诚原则
4.
互利性原则
坐在椅子上，应至少坐满椅子的
2/3
，宽座沙发至少
坐
1/2
.
。落座后至少
10
分钟 左右时间
不要靠椅背。时间久了可以轻靠椅背。
进出电梯，牢记
“先出后进”
的原则。
西装的穿戴、握手要求、握手禁忌、递接名片、座次安排等
看书
P66~76
社交礼仪的原则
1.
真诚尊重的原则
2.
平等适用的原则
3.
自信自律的原则
4.
信用宽容的原则
统筹协调
高效优化
组织者、公关者
管理技术人员
沟通合作
精益求精
作用
信息枢纽
辅佐辅助
角色定位
参谋
助手
职业素养
严谨自制
谦虚谨慎
可编辑
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沟通的六要素
：
信源、信息、渠道、反馈、噪音、环境
协调的特点
1.
从属性
2.
综合性
3.
目的性
4.
灵活性
5.
相对性
办公室布局——
P113
接打电话——
P119
传真通讯——
P124
电子邮件通讯——
P125
印章的形状、文字、启用——
P138
介绍信——
141
信息的基本特征
：客观性、共享性、传递性、时效性、开发性。
信息的分类方法
按信息形式分：內储信息和物化信息
按信息载体分：语言信息和非语言信息
按信息的范围分：微观信息和宏观信息
信息加工的方法——
P174
信息传递的方式
：口头传递、书面传递、电讯传递。
单向或专项督查是最常用的督查方法。
可编辑
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督查工作制度
1.
责任制度
2.
检查制度
3.
报告制度
4.
保密制度
5.
通报制度
6.
归档制度
会议必须具备的条件
：
1.
必须由两人以上参与；2.
必须有一定的议题和目标；
3.
必须通过一定程序达到目标。
会议的要素在会文写作中体现——即会议的筹备方案。
P209
会文写作之——会议通知
P221
参会人员包括
：会议主持者、会议参加者以及会议的服务人员。
会议的类型：
P212~213
会议经费预算方案的内容主要有
：文件资料费、邮件电讯费、
会议设备和用品费、
场地租用
费、宣传费、食宿 费、交通费及其他费用。
档案的特征
：社会性、历史性、原始记录性、确定性。
档案和文 件是处于不同阶段的同一事物。
二者既有密切联系，
又有显著区别。
其联系在于文件是档案的前身，区别则因为文件转化为档案是有条件的。
大题
管理秘书的工作实务
（一）
日常事务管理，包括办公室管理、通 宵管理、日程管理等，这部分工作约占整个秘
书工作的
25%
左右。
（二）
会议管理，包括会议的安排、会场的布置、会议的服务等，这部分工作约占整 个秘
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