discharge商务英语书信的格式和结构

2021年1月21日发(作者：pull)
商务英语书信的格式和结构



[
摘

要
]
商务英语书信的格式与结构基本上是固定的
,
一旦选定其中 一种便不能随意
更改。
商务英语的内容与其结构相应
,
其中七项是必不可缺的 。
熟练掌握商务英语书信的格式
与结构是从事对外贸易工作的必备技能。



[
关键词
]
商务英语书信
;
格式
;
结构



[
中国图书分类号
]
H315

[
文献标识码
]
B



[
文章编号
]
1008 -
9144(2004) 06 - 0078 - 01


我国实行对外开放以来
,
对外贸易得到迅 速发展。
WTO
的成功加入
,
使我国的对外贸易事
业有了突破和发展 。
作为对外贸易中的一种基本的通讯联络方式
,
商务英语书信也得到广泛应
用 。
对于外贸专业的学生以及从事对外贸易的工作者来说
,
熟练掌握商务英语书信的格式 与结
构并加以应用
,
是不可或缺的一项技能。






商务英语书信有自己独特的格式与结构。
虽然现在的人们喜欢 标新立异
,
喜欢以一种更随
意、更友好的方式进行交往
,
但是
,
为了避免寄信方和收信方之间由于格式、结构的不统一而
引起的混乱
,
以 及由此而带来的查找不便、
使双方花费不必要的时间
,
所以
,
最安全 、
最有效的
方法就是遵循国际上常用的、
约定俗成的格式与结构。
一旦选定一 种格式与结构
,
是坚持使用
,
不能想改就改
,
想换就换,
否则就会给对方一种不稳定、
不踏实的感觉
,
会引起一些意想不到的< br>麻烦
,
有可能最后导致交易的失败。






一
般
来
说
,
现
在
使
用
的
商
务
英
语
书
信
的
格
式
主
要
有
两
种
:
传
统
的
缩
头
式
(the
conventionalindented form)
和现代的齐头式
(the modern blocked form)
。






根据英国传统做法
,
缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间
,
有时可能会缩进更
多。
现在
,
齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。
它的突出特点就是所有信的 内容都从信
纸的左边开始
,
段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行
,以便于区分。这种格式被称作齐
头式
(the fullblocked form) < br>。但是
,
有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便
,
所以
,
人们使用了一种改良的齐头式
(the
modifiedblocked
form)
,
即把日期放在右边
,
而把其他内
容放在左边。






一般来说
,
我们通常使用单行距来布局一 封信
,
这会使我们所写的信有一种紧凑感
,
但有
些人在写短信的时候
,
更喜欢用双行距。






根据个人或公司的喜好
,
可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式
,< br>一般商
务英语书信的结构都包括以下几部分内容
:





(1)
信头
(the letter - head)





(2)
案号和日期
(the reference and date)





(3)
封内名称和地址
(the inside name and address)





(4)
开头称呼语
(the salutation)





(5)
信文
(the message or the body of the letter)





(6)
结尾敬语
(the complimentary close)





(7)
写信人签名或签署
(the writer
’
s signature and designation)





(8)
注意事项
(the attention line)





(9)
事由、标题
(the subject line)





(10)
经办人代号
(the reference notation)





(11)
附件
(the enclosure)





(12)
抄送
(the carbon copy notation)





(13)
附言
(the postscript)





在商务英语书信中< br>,
上述每一部分内容都有自己固定的位置
,
包含自己独特的内容
,它们
是不能随意互换的。






信头所包含的是写信人的基本情况
,
包括他的姓名、
地址、
电话号码、电传号码以及传真
号码甚至
E - mail
地址。信头在信纸的最上方
,
有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。
质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头,
可以展示一个公司的风采
,
增强公司的信誉。






案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“
Our
ref
”和“
Your
ref
”来区
分。
它的位 置一般是在信头的右边。
而日期在信头以下三行或四行
,
不管是齐头式还是缩头式,
一般把日期放在右端
,
这可起到行尾的作用
,
使信看上去更整 齐。
在商务英语书信中
,
日期一定
要写全
,
不能用数字的形 式
,
因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是
“
24th March. 2002
”
,
而美国的日期标示法则是“
March24 ,2002
”
。月、日的后面用逗号
,
年份后面不用标点。






封内名称和地址即收信人的名称和地址
,
要放在信纸的左上方
,
在日期以下三行或更多行
,
这可根据信的长 短来定。






封内名称和地址要用齐头式
,





紧靠信纸的左边
,
这样会使信看上去整齐。






开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语
,
一般商务英语书信中多用
Dear Sir , Dear
Sirs
或
Gentlemen ,
并且独立成行
,
在封内名称和地址以下三行。在
Dear Sir
或
Dear Sirs
后面用逗号
,
而在
Gentlemen
后面用冒号。






信文是实质性的内容
,
信文的 书写要求是简洁、清晰、礼貌
;
语法正确
,
切中要点
;
段落 划
分明确
,
每段集中于一个话题
;
打印准确
,
布局 要有艺术性
,
使你的信件看上去赏心悦目。尤其