2021年1月23日发(作者：millionaire)
外贸工作

英语

电话交际技巧



在广大的外贸工作人群中，有很多

英语

并没有多少级，也不是科 班出身，又或者
有证书但听力口语不太好，能看邮件，回邮件，
却害怕接到老外电话。可能有不 少人有一些
经历，
老外打电话过来听不太懂他在讲什么，
自己当然也没有适当的话应对 ，
电话完了后还
不知道是谁。如此一是让老外觉得你不够专业或说

英语

不够好，对你公司大小规格产
生一定负面影响，
二是很可能错 失一个机会。
所以很多网友可能是抱着求佛的心态，
希望老
外能规矩的透过邮件来联系 。
但是做外贸久了还是会碰到有些老外打电话过来的，
如果对方
本身英语很好至少能知 道他讲的大概关于哪方面内容，
如果对方也是英语一般，
加上自己对
自己的英语没有信 心，基本上是无法沟通。如何能够有效改进
?


本人也是英语很一般，< br>但是
外贸工作
中接
电话用英语
多了，
有一点点小领悟。
希望能够
帮到部分网友走出心里担忧



1
、
在看到有
+19……
电话时，
第一时间准备好纸笔，
方便记录。
(< br>这个是避免手忙脚乱
)


2
、接听后，礼貌的问候
“HELLO”
，然后通常他会首先说他要找谁，你听到你的名字就
说
“THIS IS xxx SPEAKING”(
礼节性问候，表示出亲切友好，并确认他没找错人
)


3
、接下来他会连续性的讲他要讲的话，这个时候很可能你没有思想准备 或者尚未进入
状态。
那么你最好将他引导按照你的提问方式来回答，
而不是叙述。你可以等他讲完一句时
马上插进去说：
“Excuse me
，
who is that speaking?”
他会回答你名字，你记下来，然
后问他
“Where are you from
，
please?”
知道他是哪国人。
然后问他
“What is the matter
with you?”
然后他会说关于哪方面的，通常打电话过 来的都是最近和你电邮联系过的，极
少是新客人。
如果名字和国家你能想起或者马上在邮箱查找 出是和你联系过的，
你就能马上
知道他会讲哪方面问题啦，
如果想不起来，
那 就听他讲一下是关于哪个问题的，
如果你听到
了，但是不太明白讲的什么，你重复他的话给他听 ，那他会对你说的表示出
“YES”
或
“NO”
然后你再继续提问。
(
为找到这个人联系的相关邮件来了解他可能要讲的内容，以及引导他
按照你的思路谈下去)


4
、在你判断出你是否能够了解他说的，如果可以继续，如果不 可以你就说

我了解您
讲的，但是请你再发一封邮件确认一下
“I understand what you said
，
but could you
send an email to me to confirm
，
please? ”
然后问他是否知道邮箱地址，不知道你就告
诉他，
请他发过来。
(
这个其实也是不懂装一下懂，
如果你听不懂不要不停的说
NO
，
I DON'T
1
/
19
KNOW
或否定的词，你就听，然后要 求他发邮件。目的当然是邮件能够看得更清楚他要表
达的，也是避免客人流失
)


5
、如果通过国名人名没找到相关邮件，问一句他是否先前有发过邮件给你
“Have you
sent the email to me before?”
然后注意听
“YES”
还是
“NO”(
这个是方便查找，即使当时
没找到，现在找到他的 邮件也不迟，回复时不要忘记加上一句
“THANKS FOR YOUR
CALLING”)



6
、最后要说上一句
GLAD TO SPEAK WITH YOU
，
GOOD BYE
。
(
最后是礼节性的
了
)


讲 话中，要注意的问题：
1
、你不要自己心里有包袱，认为自己英语不好，从而没办法
认 真听对方讲的。
(
反正英语是不好，你就当是听不懂，能听一个是一个，就算全听不懂没
人知道这通电话对吧
)2
、你的语速很重要，你最好一个词一个词吐出来，一是方便对方听< br>二是他会有意识的将语速放慢。
3
、以上的用词都很简单，但是自己大脑要有一定的条理 。



平时要做的：
1
、邮件最好用
OUTLO OK
能够按国家或按人名分类，这个时候就大有
用场了。
2
、
几个简 单的英语

单词

还是要会的吧，
平时多读一下这几个常用

单词

，
争取发音十分准确。
3
、当然是用
SKY PE
多练，买个耳麦，找几个愿意聊天的老外在线聊。
一是了解人家能不能听懂你讲的二是熟能 生巧，听多了保证你会想听到老外的电话。
4
、抓
住每个进来的电话练习，找出一个适 合自己听电话的方式。




1. ABC corporation. May I help you?


ABC
公司
,
我能帮你什么吗
?







这句话算是制式的讲法
.
一般接起电话的人通常会先报公司的名字

“ABC
corporation“,
然后再说
, “May I help you?“
或是如果要更客气一点的话则可以说

“How can I
help
you?“
(
我该怎么帮你
?),
因为这样的问法表示我
‘
该
’
怎么帮你
,
而非我
‘
需不需要
’
帮你
?
但基本上

“May I help you?“
跟

“How can I help you?“
都很常见就是了
.




不过如果是机器接的电话
,
则听到的多半是这样
,
“Thanks
for
calling
ABC
corporation,
if
you
know
your
party’s
last
name
or
extention,
press
1.
If
you
want

to
recieve
information or publication, press 2. If you want to talk to the operator, press pound sign or remain
on the line.“ (
感谢你打电话到

ABC
来
,
如果你知道你要找的人的姓或是分机号码
,
请按

1,
如果是想要本公司的简介或出版品
,
请按

2,
如果是要找总机
,
请按

#,
或是请别挂断
.







2. And you are?




你是
?



2
/
19




如果人家打电话来是要找你的上司
, “May I talk to your manager?“ (
我能不能跟你们
经理讲话
?)
这时你总不能糊里糊涂地就把电话拿给经理说
,
说不定人家是打电话来跟你经
理勒索一百万的呢
!
所以通常我们一定要先确定打电话来的是谁
.
最客气的问法是
,
“Whom
I am speaking with?“
或是

“Whom am I talking to?“ (
我正在跟谁讲话呢
?)
但是人家一听是像
我这种小毛头打电话找他们经理
,
他们就会用比较口语的说法
, “And you are?“ (
你是
?)
如果
人家这样问我
,
我就可以答
, “This is Benlin.“








像是

“And
you
are?“
这么口语的英文书上大概学不到
,
但这却是老美天天在用的
句子
,
只怕你学了之后还不敢用
.
其实真的不用怕
.
越简单的句子老美越听得懂
.
而且事实
上

“And
you
are?“
这句话还有许多适用的场合
,
例如在公司的接待处

(reception).
来访的
客人如果说
, “I’m looking for Mr. Wolf.“ (
我要找伍夫先生
)
接待小姐就可以反问他
, “And you

are?“ (
你是
?)
所以像这种简单又好用的句子大家一定要记起来喔
!







3. I’ll put her on the phone. Just a second.





我会请她听电话
,
请等一下
.







Put
someone
on
the
phone
这个片语就是说请某人听电话
.
例如你打电话找你女朋
友
,
结果女朋友的同事接了电话
,
就开始跟你东扯西扯
,
问你们昨天是不是吵架了啊
?
什么
时候要结婚啦
,
这时如果你实在不想跟她讲了
,
就可以说
,
“Could
you
please
just
put
her
on
the phone?“ (
你能不能请她来听电话啊
?)
反过来如果今天是你接到了电话
,
结果要找的是别
人
,
你就可以说
, “Ok. I’ll put her on the phone. Just a second.“ (
好
,
我会请她听电话
,
请稍等
一下
.)







上面讲的

put someone on the phone,
指的多半是只有一只电话时
,
但如果像公司里
有许多分机
,
则用
‘
转接
’
transfer
或是

redirect.
会比较恰当
.
例如同样的情况你可以说
,
“I’m transferring your call.“
或是

“I’m redirecting your call.“ (
我帮你转接到分机给她
.)
如果
是接线生转接的话
,
他们有时就只简单地说
,
“One
moment,
please.“
或是
,
“OK.
I’ll
put
you
through.“








4. Would you mind holding for one minute?




你介不介意稍微等一分钟啊
?




在美国如果有机会打电话给客户服务

(Customer
Service)
部门
,
如果没意外的话都
会听到以下的电话录音
, “All of our representatives are currently busy serving their customers.
Your call will be answered in approximate 5 minutes“ (
我们所有的客服人员都在忙着服务他们
的顾客
,
请等五分钟后
,
就会有人接听你的电话
),
然后十分钟过去了
,
“Please
continue
to
hold, your call is very i
mportant to us.“ (
请继续等候
,
你的来电对我们非常重要
).
所以大家要
知道
,
老美基本上对这种无止境的等待是深恶痛绝的
.
所以要记得
,
如果人家打电话来
,
千
万不要因为听不懂就说
, “Hold on“,
然后就跑去求救兵
,
这对打电话来的人是十分不礼貌的
.







如果万不得已一定要请他稍候
,
我们要客气一点地说
, “Would you mind holding for
one
minute?“
所以记得要给对方一个明确的时间
,
例如

one
second
或是

five
minutes
不要
让对方无止境地等下去
.
但是如果一分钟到了你还没忙完
,
则最好再说一次
,
“Sorry,
I
am
still on the phone. Could you hold for another minute?“ (
对不起
,
我还在讲电话
,
能不能再请你
稍候一分钟
.)
3
/
19







5. He’s out for lunch. Would you like to try again an hour later?





他出去吃午餐了
,
你要不要一小时后再打来
?







受到中文的影响
,
许多人要讲某人‘出去’吃午餐了常会说成,
“He
went
out
for
lunch.“ 其实这个
went
是多余的
,
通常老美只讲
be out for something
就行了
.
如果
要再简化一点
,
单说, “He is on lunch.“ 或是

“He is on (lunch) break.“ (他正在
休息时间
.)
这样子也可以
.







如果别人要找的人不在
,
通常我们有二种选择
,
第一种是请别人晚点再打来
,
除
了像例句用
try again/ call again
之外
,
我们也可以用
call back/ try back
这样的讲
法
.
例如你可以建议别人, “Why don’t you call back in 30 minutes?“ (你何不
30
分
钟后再打来呢
?)
第二种选择就是请对方留言
,
客气一点的讲法是, “May I take your
message?“ 或是

“Would you like to leave a message?“ (你想留言吗
?)







6. She is not here but you can call her machine.




她不在这里
,
但是你可以打她的电话答录机
.







老美管电话答录机叫
answering
machine
或是也有少数人叫
answer
machine.
但
是在一般的对话中常常简称
machine.
例如

“You can call her machine.“ 就是说
,
你
可以打她的电话答录机留言
.
或是你打电话给某人
,
但你想他很可能不在
,
这时你就可以
说,
“I’m
expecting
a
machine.“
(我想会是电话答录机接的电话
.)
如果是

“I
want
to
check o
n my machine.“ 则是说我要检查电话答录机里的留言
.







记得喔
!
通常人家讲

someone’s machine 时百分之九十九都是指电话答录机而
言
,
你
可
别
傻
傻
地
问
人
,
“Answering
machine?“
像
六
人
行

(Friends)
里
有
一
集

Chandler
说, “I got her machine.“ 结果
Joey
还呆呆地问他, “Her answering
machine?“ Chandler 就讽刺
Joey
的无知说, “No. interestingly
enough, her leaf
blower (machine) picked up the phone.“ (很有趣喔
,
不是电话答录机喔
!
而是她的吹
落叶机接的电话
.)
注
:
美国的萿叶都不是用扫的
,
而是用吹的
,
很神奇吧
?
而
leaf
blower
就是那种背在身上拿来吹落叶的机器啦
!







7. I’m interested in your CRM software. Can you give me an quote?





我对你们的客户关系管理软体有兴趣
,
能跟我报个价吗
?







之前讲的都是别人打电话进来要怎么回答
,
现在要讲的是如果你打电话给别的公
司要怎么讲
.
通常你会打电话给别的公司不外乎以下几种状况
:
询价
,
下订单
,
追踪订单
,
应征工作
,
推销产品等等
.
首先谈到询价
.
如果只是要请对方大略地估个价钱
,
你可以说
,
“Can you give me a quote?“ 或

“Can you give me an estimate?“ 但是提醒大家
,
这
个
quote
发
/kwot/
的音
,
记得要特别强调那个
/wo/
的音
,
不然老美会以为你在说

coat /kot/
或是
court /kort/
这个字
.
这种情况就发生在我身上不只一次
,
有一次拿车
去修车厂估价
,
我跟技工说, “Can you give me a quote?“ 他却回答我, “You need a
coat?“ 扯了半天他才搞懂
,
后来我才知道原来自己
quote
的音发错了
.
所以最好的办法
就是用
estimate,
这个字是绝对不会发错的
.
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/
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另外
, estimate
和
quote
也可以指‘报价单’而言
,
例如你可以要求别人
,
“Can you send me a sample with an estimate ASAP?“ (能不能请你尽快送一份样品和
报价单给我
?)







8. I’d like to place an order for a DL
-1100 color printer.




我想要下一份
DL-1100
彩色印表机的订单
.







以前每次为了买东西而打电话给人家
,
我都直接说,
“I
want
to
buy
this,
I
want
to buy that.“ 当然啦
!
要买东西的人最大
,
不管你说什么别人都一定会想办法把东西卖
给你的
.
只是你如果直接说
buy
听来比较像是日常生活在说的对话
.
如果像是公司要采购
商品时
,
最好正式一点用
order,
或是更完整一些说
place an order
for,
例如

“I want
to
order
a
color
printer.“ 或是,
“I
want
to
place
an
order
for
a
color
printer.“ 都
是不错的用法
.







9. I’m calling to check my order status.





我打电话来查看我订单的状况
.







以前我因为不知道
check
order
status
这个用法
,
常拉拉杂杂讲了一堆才能表达
我的意思
.
例如我可能会说,
“I
ordered
something
yesterday.
Can
you
check
if
you’ve
shipped it or not.“ 这句话听起来是不是蛮笨的
?
后来我暗中观察
,
同样的情况原来老
美居然都简简单单地说

“I want to check my order status.“ 或是

“I want to track
my order st
atus.“ 就能完整地表达这句话的意思
,
真是太神奇了
.







这让我想到有一次在机场也是
,
我想问柜台小姐我的朋友倒底坐哪一班飞机
,
那
班飞机有没有慢分
,
他大概几点会到
,
当我好不容易讲完这么长一串时
,
柜台小姐居然只
回了我一句, “You wanna check passenger status?“ 差点没昏到
,
原来我只要用
check
passenger status
就行了喔
?







10. I was referred to you by Mr. Gordon.




我是
Gordon
先生介绍我来的
.







打电话到别人公司如果是有求于人的话
,
例如要去应征啦或是推销东西啦
,
最好能
先攀点关系啦
!
例如最常用的招数
,
我是某某人介绍来的
,
就是

“I was referred to you
by someone.“ (注意
,
介绍在这里用
refer
而不是用
introduce.)
还有呢
?
如果你今天
拿到了该公司的折价卷
,
则最好也是开宗明义地说, “I got your number from a coupon,
which says your product
is 50% off today.“ (我是根据你们折价卷上的号码打过来的
,
它上面写着今天产品五折优待
.)
这样子让他想赖都赖不掉
.
总之呢
?
先表明自已是怎么搭
上这条线的
,
这样子别人才不会有突兀的感觉啦
.

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Telephone Calls

打电话

5
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Brief Introduction
电话问询是贸易中一种很常见的方 式。
对于生产或交易中遇到的各种问题，
如果能通过电话
方式解决，那便是最快捷、最 有效率的。

Basic Expressions
1. This is Dajiang Food Store. How may I help you?
这里是大江食品店。请问我怎样能帮到你呢？

2. Could you put me through to the toy department?

请帮我接玩具部好吗？


3. I’d like to order 3 cases of beer.


我打算订购三箱啤酒。


4. My name is Tony Smith, Shanghai Hotel Room 2107. My phone number is 6567- 8900.

我叫托尼?史密斯，住上海宾馆
2107
房间，我的电话号码是
6567-8900
。


5.
Please
make
a
remittance
of
1,500
Yuan
for
the
books
you’ve
ordered.
The
postage
is included.

您订的书请汇款一千五百元过来，邮资包括在内。


6. Hold on a moment please.

请稍等。


7. I’ll see if she
is in.

我去看看她有没有在。


8. I am afraid she is out at the moment.

对不起，她这会出去了。


9. I’ll be pleased to if I can.


如果能的话，我很高兴。


10. Extension 121, please.

Sorry, the line is busy.

请接
121
号分机。

6
/
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对不起，线路忙。


11. Could I speak to Mr. Johnson, please?

Sorry, there is no one by the name of Johnson here.

我可以和约翰逊先生通话吗？


对不起，这里没人叫约翰逊。


12. Could you hold on a minute? I’ll get him for you.


Certainly. Thanks.

稍等，我帮你去叫他。


行，谢谢。


13. Mr. Smith is tied up at the moment.

OK. I’ll call again later.


史密斯先生现在脱不开身。


好的，我回头再打电话过来。


14. I am sorry I wasn’t in when you called.


That’s all right.


很抱歉你来电话时我不在。


没关系。


15. Operator, we were cut off. Could you reconnect me, please?

Just a moment, please.

接线员，电话断了。可以替我重新接通吗？


请稍等片刻。


16. Do you follow me?
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Yes, please go on.

打电话


听懂我的话了吗？


听懂了，请接着谈。


17. Have you got it?

Sorry. Do you mind repeating?

明白了吗？


对不起，你介意再说一遍吗？


Conversations

Dialogue 1 (O=operator)

O: International Trading Co. . Good morning.

L: Good morning. May I speak to Mr. Smith, please?

O: May I ask who’s calling, please?


L: This is Miss Li from the United Textiles.

O: Just a minute, Miss Li.

(Switches lines) ,

Miss Li from United

Textiles wants to speak to you.

S: Put her through, please. Hello, Mr. Smith speaking.

L: Good
morning,
Mr. Smith. I’m calling
about the draft agreement you sent me……


--
这是国际贸易公司。早上好。


--
早上好。我想和史密斯先生

通话，可以吗？

8
/
19

--
请问您是哪位？


--
我是联合纺织品公司的

李小

姐。


--
请稍候，李小姐。
（转线路）


史密斯先生，联合纺织品公

司的李小姐想和你通电话。


--
请把电话接过来。你好，我

是史密斯先生。


--
早上好，史密斯先生。我打

电话是为了你寄给我的那份

协议草案……


Dialogue 2

A: Marketing Manager’s Office. Can I help you?


B: Mr. Smith, please.

A: Sorry, he is out.

B: What time do you expect him back then?

A: Sorry, I am not sure. Can I take a message?

B: No, thanks. I will call back later.

A: That’s fine. Please call again later.


B: OK. Thank you. Goodbye.

--
这是营销经理办公室。请问

有什么事吗？


--
请史密斯先生接电话。


--
对不起，他出去了。


--
那你估计他什么时候回来？


--
对不起，我不清楚。你要留

个口信吗？


--
不用了，谢谢，我待会再打


过来。

9
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