2021年1月23日发(作者：blitz)
《商务英语交往中的礼貌原则》

＿＿商务英语信函中的礼貌原则

【摘要】
随着全球经济一体化进程的不断发展，
世界范围内的经济交
流与合作也在不断 增多。
人们不可能跟自己的贸易伙伴亲自拜会，
会
函就成了取代亲自拜会的一种便宜而 有效的沟通媒介。
我们给贸易伙
伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，
显示着公 司的水平和实
力。
一封礼貌有加、
措辞得体的商务信函可以帮助一个公司建构起良好的商业形象，进而做成一笔笔好生意；反之
,
一封礼貌欠佳、用语
不当的信函则 会给一个公司带来负面的评价，使之弄砸了生意不说，
还有可能毁了公司苦心经营的形象。
可见 ，
礼貌在商务信函中的作用
不容忽视。
本文通过大量实例的比较，
论述英语商 务信函应坚持的礼
貌原则，归纳出当代商务英语信函中的礼貌表现。


关键词：英语商务信函；礼貌；原则


Politeness in English Business Letters

Abstract: With the development of the process of Global Economic
Integration, the worldwide economic cooperation and exchanges
are increasing. It is impossible that people meet their trading
partners face-to-face, and we often need to make all kinds of the
commitments that our trading partners have made a written record
that can be checked. Now English business letters have become a
cheap and effective medium of communication and replaced a
personal visit. Each letter that we write to our trading partners
represents a company’s image and shows its strength. A courtesy
and descent business letter can help to build a favorable business
image for the company and do business better. However, a letter
without courtesy can not only lead to the failure of the business, but
also destroy the image which the company has built up for years.
Therefore, the courtesy of business letters is very important.
Through systematic analysis and comparison of English business
correspondences, this paper states that the principles of politeness
in English business letters should be insisted. The author also
presents several aspects of politeness in English business letters.

Key words: English business letter; politeness; principle

一、引言






21
世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国的交往日 益
频繁，国际贸易事业发展迅猛。但随着科学技术的发展，国际间的贸
易往来更多地使用传真与 电子邮件来传递商务信函。
因而，
英语商务
信函成为一种便宜而有效的沟通媒介。“
一封好的商务信函，可以带
来截然不同的效果，
使你所要表达的意思焕然一新，
给对方深刻的印
象，
使您的职业道路畅通无阻。
一封好的商务信函有助于促进 和发展
同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。
”

二、英语商务信函的定义及写作原则






英语商务信函是一种最常见的商业联系媒介，
它是一种通过电脑
或者打字机
“
书信
”
来完成的人际间交往。实际上商务信函是一种
“
推
销
”
函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一
项专利、一个观念， 甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象
等。






写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。 您需要做的就
是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清
楚的了解您想 说什么。
一般地，
商务信函有以下几个方面的写作原则：

1
、礼貌原则
(courtesy)

礼貌不仅仅是指有礼而已
,
并不是简单用一些礼貌用语比如

your
kind inquiry, your esteemed order
等就可以，它是从一个
“
您为
重
”(You
- attitude)
的角度考虑问题。为了使商务英语文书更具礼
节
,
撰写 者还应避免过激、冒犯和轻视的用词。

2
、体谅原则
(consideration)

体谅原则强调对 方的情况而非我方情况，
要体现一种为他人考虑、
多
体谅对方心情和处境的态度。当撰 写商务英语文书时
,
要将对方的要
求、需要、渴望和感情记在心中
,
寻找最好的方式将信息传递给对方。

3
、完整原则
(completeness)

在信函写作中,
信息完整很关键
,
所以商务信函中应包括所有必需的
信息。

4
、清楚原则
(clarity)

清楚是商务英语信函写作最重 要的原则
.
一封含糊不清、辞不达意的
书信会引起误会与歧义，
甚至会造成贸 易损失。
清楚表达应注意选择
正确、简练的词以及正确的句子结构。一般地，商务文书的撰写者 必
须将自己的意思清晰地表达出来
,
以便对方准确理解。

5
、简洁原则
(conciseness)

要求我们用最少的语言表达最丰富的内容。
在写作中
,
我们应当用简
短、易懂、直接、朴素的英语
,
要避免重复、罗嗦
,
不要将读者的时
间浪费在你那难懂的字眼上
[1](P1)
6
、具体原则
(concreteness)
使所表达的内容准确而又生动 。
当涉及到数据或具体的信息时，
比如
时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体 。这样会使交流的内
容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

7
、正确原则
(correctness)
正确原则是指不仅是语法、停顿 和拼写正确，也指语言标准、叙述恰
当、数字精确、以及对商业惯用语的正确理解
[2](P1 )
三、英语商务信函的礼貌表现

（一）、商业信函中的积极礼貌表现
< br>按照布朗和列文森的礼貌理论，
积极礼貌策略就是说话人为了满足听
话人对积极面子的需 求而采取的措施。
积极面子是指希望得到别人的
肯定和赞许。
为保住对方的积极面子不 受损害，
说话人有必要使用积
极礼貌策略，千方百计让听话人的面子得到尊重。为此，说话人可 以
通过迎合听话人心意和取悦听话人的语言的运用，
让听话人感到自己
的行为获得了说 话人的承认和赞美。
在商务信函中积极的礼貌表现主
要体现为四种策略：赞美、展示人情味、避 免不和与声称关系近。

1
、赞美

赞美策略是一种满足听话人积极 面子需求的积极策略，是一种
“
社交
催化剂
”
。它是利用夸奖、恭维 话来满足对方的求荣心理，以引起对
方的注意和兴趣的方式。
在不同的场合使用恰当的赞美语可 以给人们
的生活带来愉悦和满足感，
促使人际关系变得和谐融洽，
起到润滑油
的作用。在商务英语信函中
,
经常夸赞对方是很有必要的
,
但千万别变
成一味奉


承、吹捧。即使对方的商誉、产品、技术等方面确实值得赞许，也要
注意把握尺度
,
不可滥用溢美之词。过了头的赞扬、恭维透着虚伪，
给人一种 言不由衷的感觉
,
反而显得不礼貌。所以，在写作信函时，
既要在遵循礼貌原则
( Politeness Principle)
中尽量多赞誉对方的
赞誉准则
(Approbation Maxim)
， 又要做到恰如其分地夸奖对方。
下面就是一个在自然而不夸张的语气中透出赞美之情的好例子
:
We find both quality and prices are satisfactory and are
pleased to place an order with you for the following :
…

(
经检 查
,
贵方产品的质量和价格都使我方很满意。因此
,
决定向贵方
定货
,
具体的款项如下
: …)

2
、

展示人情味

中国人很重感情，人们互相关心，互相理解。尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表达亲切或同情之意，
并且会表示一
定的理解和美好的祝福 ，
这种写信人向收信人表达关心、
理解或同情
的方式我们称作
“
展示 人情味
”
策略。

谚语说得好：
“
患难的朋友才是真正的朋 友
”
。
此话道出的真谛同样适
用于商业伙伴之间的相处。
当朋友遭遇 不幸时，
恐怕没有什么能比表
示深切慰问的信更能让人感激，更彰显礼貌了。例：

We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd this
month enclosing the reprography of the insurance policy
，
we are regret for your loss.
(
本月
3
日来函和保险单复印件已经收到，我们对贵 公司所遭受的损
失深表同情。
)

这是一封与遭受损失的公司就交货 期限进行磋商的信函，信中表
达了己方对对方遭受的损失的同情与关心，
充分体现了写信人富有 人
情味的一面。

3
、避免不和

避免不和在商务信函写作 中，
主要表现为当写信人不同意对方的观点
或不愿满足对方的要求或请求时，
为了不造 成对对方的直接否定，
维
护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。

①
We sincerely recommend you to accept our proposal as
our stocks are getting lower and lower day and day ,and we
are afraid we shall be unable to meet your requirements if
you fail to let us have your confirmation by return.
(
我们真诚地劝告贵方接受我们的建议
,
因为我们的库存逐日减少。
如果贵方不立即确定
,
我们恐怕将无法满足贵方需要。
)
在此句中，如果把
recommend
该为
advise
的话，就会不妥。因
为
advise
有一种居高临下的涵义，
好象 非接受我们的建议不可，
其
实对方接不接受得由自己作主，别人无权干涉。

②
According to our records , you have not yet settled your
account for electronic equipment supplied to you on 10th
December and 20th January this year.
（根据我方存档，贵方尚未还清我方今年
12
月
10
日以及
1
月
20
日向贵方提供的电子设 备货物的资金。）

作者用
According to our records
这个间接缓和模糊限制语来缓
和对方未付款的事实。

特别要注意，
当双方观点不能统一时，
我们首先要理解并尊重对方的
观点。
如果对方的建议不合理或 者对您的指责不公平时，
您可以据理
力争，
说明您的观点，
但注意要讲究礼节 礼貌，
避免用冒犯性的语言。

4
、

声称关系亲近

在商业信函中，
如果写信人与收信人之间非常熟悉，
当写信人向收信
人提出要求或者建议时，
写信人可以通过声称自己与对方有亲密的关
系 ，
或从对方的立场考虑某一建议来向对方传递友好之情，
这种方式
就是
“声称关系亲近
”
策略。
[3](P24)
In view of our longstanding business relationship that we
make you such an offer
。

（鉴于咱们之间长久的贸易伙伴关系，我们特向贵方报价如下。）

上述例句中通过< br>“
咱们
”
的运用，表达了写信人视收信人为伙伴之意，