cga英文商务邮件礼仪

2021年1月24日发(作者：东南方英语)
关于英文商务
email
的问题



“在商务交 往中要尊重一个人，
首先就要懂得替他节省时间”
，
电子邮件礼

仪的一个重要
方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。

写

Email
就能看出其人为人
处世的态度。你作为发信人写每封

Email
的时候，

要想到收信人会怎样看这封

Email
，时
刻站在对方立场考虑，将心比心。

同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回
答不屑一顾。




以下职业电子邮件中礼仪问题，希望能给您的工作带来帮助！





一、
关于邮件主题

主题是接收者了解邮件 的第一信息，
因此要提纲挈领，
使用有意义
的主题行，

这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。




1
．一定不要空白标题，这是最失礼的；




2
．标题要简短，不宜冗长，不要让

outlook
用，才能显示完你的标题；




3.
标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先

生收”
；




4
．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后

整理；




5
．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“
*
!
”等）来突出标 题，引起收件人注意，
但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；




6
．

回复对方邮件时，

可以根据回复内容需要更改标题，

不要

RE
、

一大串。

RE




二、关于称呼与问候





1
．恰当地称呼收件者，拿捏尺度




1.1
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮

件是面向
他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、

ALL
。




1.2
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“
x
经理”
；如果不清楚职务，

则应按通
常的“
x
先生”
、

“
x
小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。




1.3
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文

名。称呼
全名也是不礼貌

的，不要逮谁都用个“
Dear xxx
”
，显得很熟络。




2
．
Email
开头结尾最好要有问候语

最简单的开头 写一个“
HI
”
，中文的写个“你好”
；
结尾常见的写个

Bes t Regards
，

中文的写个
“祝您顺利”
之类的也就可以了。

俗话说得好，
“礼多人不怪”
，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地

方不妥，对方也能平静的看待。




三、职场的电子邮件礼仪




1. Email
正文要简明扼要，
行文通顺

Email
正文应简明扼要的说清楚事情；
如果具体内
容确实很多，
正文应只

作摘要介绍，
然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文
应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人

晦涩难懂的语句。




2.
注意

Email
的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、
等级关系 ；
邮件是对内还是
对外性质的不

同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之
类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，

因此对别人意见的评论必须谨慎而客
观。

邮

“

件门”就是深刻的教训！




3. Email
正文多用

1234
之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好

1
、
2
、
3
、
4
的列几个段落进行清晰 明确的说明。
保持你的每个段落简短不冗长，
没人有时间仔细看你没
分段的长篇大论。




4.
一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过
两分钟之后再

发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。




5.
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态
度的体现。如果是英文

Email
，最好把拼写检查功能打开。

在邮件发送之前，务必自己仔
细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否

有错误。




6.
合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手
段对一些

信息进行提示。
合理的提

示是必要的，
但过多的提示则会让人抓不住重点，
影

响
阅读。




7.
合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，
单纯以文字形式很难描述清

楚。如果配合图表加以阐述，

收件人一定会表扬你的体贴。




8.
不要动不动使用¤之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

Business
Email
不是你的情书，所以¤之类的最好慎用。只用在某些 你确实需要强调出一定的轻松气
氛的场合。





四、夹带附件




1.
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；




2.
附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名；




3.
正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；




4.
附件数目不宜超过

4
个，数目较多时应打包压缩成一个文件；




5.
如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；




6.
如果附件过大（不宜超过

2MB
）
，应分割成几个小文件分别发送；