描写秋天-
商务电子邮件格式
一、关于主题
1.
一定不要空白标题。
2.
标题要简短, 不要让
outlook
用
…
.
才能显示完标题。
3.
最好写上来自
**
公司的邮件,以便对方一目了然,又便于留 存。时间可以不用注明,一
般邮箱会自动生成,写了反而累赘。
4.
标题要能真实反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题。
5.
一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多宗事情,以便于日后整理。
6.
可适当用使用大写字母字符(如“
*
!
”等)来突 出标题,引起收件人注意,但应适度,
特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7.
回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要
RE
一大串。
8.
最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在 发出前
忘记检查主题。
二、关于称呼与问候
1.
恰当地称呼收件者,拿捏尺度。
2.
邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、
ALL
。
关于格式,称呼是第一行顶格写。
3.
开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个
HI,
中文的写个“你好”或者“您好”
,开头问候语是称呼换行空
两个写。
结尾常见的写个
Best Regards,
中文的写个“祝您顺利”之类的。若是尊 长应使用“此致
敬礼”
。
注意,
在非常正式的场合应完 全使用信件标准格式,
“祝”和“此致”为紧接
上一行结尾或者换行开头空两格,而“顺利”和 “敬礼”为再换行顶格写。
三、正文
1.
正文要简明扼要,行文通顺。
若对方不 认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名称是必须
通报的以示对对方的尊重, 点名身份应当简明扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主
要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意 。
正文应简明扼要的说清楚事情,如果具体内容确实很多,正文应只作摘 要介绍,
然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺,多用简单词汇 和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语
句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。
2.
注意
的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当
的语气进 行论述,以免引起对方不适。
3.
4.
5.
6.
7.
合理利用图片,表格等形式来辅助阐述。
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件, 单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图
表加以阐述。
四、附件
1.
如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。
2.
附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理。
3.
正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时。
4.
附件数目不宜超过
4
个,数目较多时应打包压缩成一个文件。
5.
如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用。
6.
如果附件过大(不宜超过
2MB
)
,应分割成几个小文件分别发送。
五、语言的选择和汉字编码
1.
只要必要的时候才使用英文邮件。
2.
尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件。
3.
对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文,准确表达邮件中涉及的问题。
4.
选择便于阅读的字号和字体。
中文用宋体或者新宋体,
英文就用
Verdana
或者
Arial
字型,
字号用五号或
10
号字即可。
不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不要用背景信纸,特别对公务邮件。
六、结尾签名
1.
签名信息不宜过多。
< br>电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、
地址等信息 ,但不宜行数过多,
一般不超过
4
行。
尊重对方,请、谢谢之类的语气要经常出现。
正文多用
1234
之类的列表,以清晰明确。
如果事情复杂,最好
1
、
2
、
3
、
4
的列 几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段
落简短干练。
一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。
尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查
这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,
检查行文是否通顺 ,拼写是否有错误。
合理提示重要信息
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