英文电子邮件的写作特点和格式

2021年1月25日发(作者：步巴)
英文电子邮件的写作特点和格式


一、主题


主题（
Subject
）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如
g reetings
；长的
可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过
35
个字母。


YES
：
Supplier
training

NO
：
professional trainees from sister company should abide by rule of local company
（太长）


主题框的内容切忌含糊不清。


NO
：像
News about the meeting
这样的表达，


YES
：应改为
Tomorrow's meeting canceled
。


一般来说，
只要将位于句首的单词和专有名 词的首字母大写即可。
另外一种较为正规的格式
可将除了少于
5
个字母的介词 、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。


YES
：
New E-mail Address Notification
；
Detailed calculation

NO
：
detailed calculation

视信的内容 是否重要，
还可以开头加上
URGENT
或者
FYI
（
Fo r Your Information
，
供参考）
，
如：
URGE NT
：
Submit your report today!

二、称呼


1
、
E-mail
一般使用非正式的 文体，因此正文（
Body
）前的称呼（
Salutation
）通常无须使 用
诸如
Dear
Mr.
John
之类的表达。在同辈的亲朋好友 或同事间可以直呼其名，但对长辈或上
级最好使用头衔加上姓。
YES
：
To mmy
，或者
Mr. Smith
。


2
、称呼 和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：


Jimmy,

I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.

Best,

David

3
、
人家的名字千万不要错
,< br>老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶
.
同样
,
头衔都不要错
.
头
衔或学位
,
任择其一吧
.
以下是一样的
: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt

4
、多过一个男人
,
用
Messrs
,
就是
Misters
的意思
,
不过不要跟名字
,
跟姓就行啦
.

YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury
。女人呢
? YES
：用
Mesdames, Mmes., or
Mses.

同样不
要跟名字
.
例子
: Mses. Farb, Lionel, and Gray
。男女一齐呢
?
弄清楚称呼就行
.
例如
: Dr. and
Mrs.
Harold
Wright
；
Mr.
Harold
Wright
and
Dr.
Margaret
Wright
；
Mr.
and
Mrs.
Harvey
Adams-Quinn
。


5
、
有人有自己 头衔就要跟紧
,
例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔
,
有时大头不知道 对
方头衔
,
干脆用
Ms
(
代替
Miss
或
Mrs
的字
,
不指明称呼人的婚姻状况
)
.
算了
. Ms. Sarah Gray

6
、职衔短可以一行过
,
长就下一行吧
.
例如
:

Ken Green, President
／
Ken Green
／
Vice President of International Operations

NO
：
Ken Green
／
Vice President of Unicom China

YES
：

Ken Green
／
Vice President, Unicom China

7
、老外的名字有时有
Jr.
或

Sr.,
之前 的逗点是随你喜欢的
,
以下都是正确
,
不要笑人
:



YES
：
Michael J. Smith, Jr.
／
Michael J. Smith Sr.

8
、
用人家的名字总好过人家的头衔称呼
.
如果没有名字
,
或者是很正规信的信件
,
可以考虑这
些：


Dear Committee Member:

Dear Meeting Planner:

Dear Colleagues: To All Sales Reps:

To Whom It May Concern:

Dear Sir or Madam:

Dear Madam or Sir:

Dear Purchasing Agent:

如果是全公司：


YES
：

Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9
、有时见到人家用冒号就说人家错
,
其实也未必啊
,
看< br>:

YES
：
Dear Mr. Jones: (
非常正规
) Dear Joan:

Dear Jim, Jim, (
非正规
)




三、拼写


1
、
E-mail
的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎 行事，
特别是给长辈或上级写信，
或者撰写业务信函更是如此。
写完信后，
一 定要认真检查有无拼写、
语法和标点符号的错误。
当然
Outlook Expres s
等软件的
'
拼写检查
'
功能可以助你一臂之力。


2
、外国国名尽量用大写
.
是为尊重
,
也方便邮 差
.

3
、标点要准确


NO
：
He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment.

YES
：
He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.

4
、大小写要注意


非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。


NO
：
MUST change to OS immediately.
外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。


YES
：要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。


四、结尾部分


A
、书信的结尾致意要留意
,
弄 清大家的关系才选择用词
,
例子
:

1
、

V
ery Formal
非常正规的
(
例如给政府官员的
)



Respectfully yours, Yours respectfully,

2
、

Formal
正规的
(
例如客户公司之间啦
)

Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,

3
、

Less Formal
不太正规的
(
例如客户
)


Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,

4
、
Informal
非正规的
(
例如朋友
,同事之类
)


Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to
Mary, Fondly, Thanks, See you next week!

有时在
we, I, and you
之间选择是很烦的事
--
如果是公司代表联络生意之类
,
可以用
: We will
reimburse(
偿还
)
you for these legal expenses. Sinopec will reimburse you for these legal expenses.
如果单纯说你自己
,
可以用
:
I
found
the
brochure
very
informative.

有时可以一起用啦
...:
We
are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday
morning meeting.

那么
I
和
you< br>呢
?
好烦好烦
.
一般来说
,
收信人的利益比较重要< br>,
名义上都要这样想
.
给人尊重的
语气就一般不会错了
.
多用
you
有时会有隔阂的感觉
.

You
will
be
pleased
to
learn
that
you
have
been
selected
to
serve
on
our
advisory
board.
Your
prompt response will be appreciated. (
好像欠你一样
)

I am pleased that our board has selected you as the best
qualified candidate
（
有资格的候选者）

to
serve on our advisory board. I hope you’ll agree to serve. (
这就友善多了
)

Your book was well written and comprehensive. (
不用你来判断我呀
~~)

I
thoroughly
enjoyed
your
book
and
found
an
answer
to
every
one
of
my
questions
about
performance
appraisals.
(
客气一点
,
人家受落
)

总之
,
语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度
.

B
、
信尾客套话
（
Complimentary close
）
通常也很简明。
常常只须一个词，
如：
'Thanks'
，'Best'
，
'Cheers'
，不需要用一般信函中的
'Since rely yours'
或
'Best regards'
。


C
、签名：不要把
Mr., Ms., Mrs., Dr.
之类一起签
,
人家会笑你的
...
签名也看信件的语气.
给朋
友或公司客户
,
签
Bill
也可以
,< br>给陌生人就最好用
Gates
或者
Bill Gates
啦
.

五
、其它注意事项：


A
、文法


1
、切忌主客不分或模糊


例子：
Deciding to
rescind
（取消）

the earlier
estimate
（评估、估价）
, our report was
updated

（最新的，校正的，适时的）
to include $$40,000 for new equipment.

应改为：
Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $$40,000
for new equipment. (We
我们是主语
,
不是
report
。
)


2
、句子不要凌碎


例子：
He decided not to
audit
（审计）

the last ten
contracts
（
契约、
合同）
. Because of our previous
objections about compliance.
应该连在一起。





shipment
n.
船运
,
水运

These are articles ready for shipment.
这些是准备装运的货物。


(
从海路、陆路或空运的
)
一批货物

We received two shipments from Chicago.
我们收到从芝加哥运来的两船货物。


3
、结构对称，令人容易理解。


例子
: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been
altered with ink markings.

应改为：
The
owner
questioned
the
occupant's
（居住人）

lease
（租约）

intentions
and
ink
alterations of the contract.


4
、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。


例如：
An authorized
（
权威认可的
）

person must show that they have security clearance.


5
、动词主词要呼应。想想这两个分别：


1
）
This is one of the public-relations functions that is under budgeted.

2
）
This is one of the public-relations functions, which are
under budgeted.

（在预算中）


6
、时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。


7
、选词正确


像
affect
和< br>effect
，
operative
和
operational
等等就要弄清楚才好用啦。


8
、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,
除了
One,
例子
:

127 Ninth Avenue, North

127 E. 15 Street

5 Park Avenue

One Wingren Plaza

556 - 91 Street


B
、文体


1
、可读性：对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以为人人都是语言大师 ，多用
短句
(15-20
字吧
)
，

技术性的字
,
就更加要简单易明
.

2
、注意段 落的开头
.
一般来说
,
重要或强调的事情都放在信件或段落的开头
,
而句子就放在最
尾
.
例如
:
（
1
）
.Because
he
was
unable
to
attend
the
meeting
personally,
he
forwarded
his
congratulations on cassette tape.

（
2
）
.He
forwarded
his
congratulations
on
cassette
tape
because
he
was
unable
to
attend
the
meeting personally.
两者强调的事情就有分别了
.

3
、轻重有分，

同等重要的用
and
来连接，较轻放在次要的句子里
.

4
、
意思转接词要留神
.
例如
: but (
相反
), therefore (
结论
), also (
增添
), for example (
阐明
).
分不
清
furthermore
和
moreover
就不要用啦
.

5
、句子开头不要含糊不清的主词。


例子
:
These
decisions
have
been
a
big
disappointment
to
the
committee
members.
They
have
delayed further action. They
是指什么呀
?
开头少用
this, that, it, they,
或

which.

6
、修饰词的位置要小心
,

例如
: He could only reimburse the cost after July 15.

应为

He could reimburse the cost only after July 15.

7
、用语要肯定准确
.
切忌含糊
.

例如
:The figures show a significant increase.”
怎样
significant
呀
,

改为
: The figures show an increase of 19%.

8
、
.
立场观点一致
.
少用被动语
.

例如
: Partial data should be submitted by April.

改为
: You should submit partial data by April.
就很好了
.

C.
格调


1
、
式样和句子长度不要太单调
.
千篇一律的
subject-verb- object
会闷死人的
.
有时短句跟着长
句可以化解一下
.

2
、弱软的词
(e.g. was, were, is, are...)
可以加强一点
.

例如
: Prunton products are highly effective in ...

改为
: Prunton products
excel
（优于、擅长）

in
...
就有力很多了
.

3
、
亲切
,
口语化是比较受欢迎
!
用宾词和主动的词
,
让人家受落
.

例如
:
（
1
）
. This information will be sincerely appreciated.”

（
2
）
. We sincerely appreciate your information.
明显地
,
我们会喜欢第
2
句
.

D
、内容与附件


E-mail
文体的另外一个特点是简 单明了，
便于阅读，
太长的内容可以以附件的方式发出。
一
个段落大多仅由一 到三个句子组成。


商务英语电子邮件以其方便快捷，
在现代商务活动中起 着重要作用。
商务往来中的电子邮件
代表着公司的形象，
显示着公司的水平和实力，直 接影响到客户对公司的评估。所以，
商务
电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。 据调查，约有
88%
的互联网用户使
用电子邮件，而在商务领域中约有
90%
的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球
经济一体化的发展，
商务英语电子邮 件的写作越来越受到重视，
本文将着重探讨商务英语电
子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。


一、商务英语电子邮件的格式


常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：


①写信人
Email
地址、
收信人
Email
地址、
抄送收信人
Email地址、
密送收信人
Email
地址。
②标题。③称呼、开头、正文、结尾 句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属
部门、地址、电话号码、传真等。


其中邮件
主题
应体现邮件主旨，
要引人注目、
意思明确，
最好为名词或动名词短语
；称呼礼
貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只 知头衔，可用

Dear+Title
作为称呼，
如只知对方姓名不知性别， 可用
Dear+
全名，如邮件为一封通函，则用
DearAll
作为邮件称< br>呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、
下划线 及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。


二、商务英语电子邮件写作应遵循的
五
C
原则


商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五
C
原则，
即
Correctness
（正确性）
、
Conciseness
（简
洁）
、
Complete
（完整）
、
Clarity
（清晰）和
Court esy
（礼貌）
原则。



准确原则


由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、
义务关系，
其准确性对商务治理 与沟
通至关重要。具体而言，
不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子
邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。


简洁原则


简洁原则是商务英语写作最重要的原则，
指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简
单句子和简短词语。
一封拖沓冗长、
措词复杂的电子邮件既浪费写的时 间，
也会给阅读者带
来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。



在具体写作中，
商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了 ，
有大量省略句和
不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。

< br>另外，
为了节约时间和空间，
电子邮件中可使用缩略语，
如
U
表示
you
，
Pls
表示
please
，
Info
表示
information
，
Qty
表示
quantit y
，
P
“
C
表示
piece
，
L
“
C
表示
Letter of Credit
（信用证）
，
FOB
（离岸价格）表示
Free on Board
。


例
1
It
is
very
difficult
to
sell
man
hole
covers
in

product
must
have
the
quality
certificate issued
in France.

例
2 Price
：
FOB Shanghai USD 96
“
PC.

例
3 Hope you can accept it.

例
1
中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关 系的连接词如
since
、
because
，这种舍长句、复合句，选短句、 简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语
电子邮件写作中十分常见。
例
2
中缩略语的使用，
例
3
中不完整句的选择，
反映了与普通商
务信函 相比，
商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化
。


完整原则


商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的 信息，尤其像盘、询问贸易
条件等需要回函的电子邮件，
更需要清楚完整，
因为只有包 含具体信息的邮件，
才能达到良
好的沟通效果。邮件是否完整，可以用
5W1H
来检验，即
who
，
when
，
where
，
w hat
，
why
和
how
。



清楚原则