商务电子邮件格式模板

2021年1月25日发(作者：嵇绍)


商务电子邮件格式


在电子邮件的写作中应该注意哪些呢？如何写好一封规范的电子邮件呢？

< br>在写电子邮件时候，要采用日常办公运用的商业信函格式，使用正规的文字，不用或
避免应用网络 语言，诸如
3Q
、
IFU
等。



主 题栏：主题明确，一目了然，让人看了知道个所以然，不会是一头雾水，不知所
云，当作垃圾邮件删除掉 。


称谓：准确，切不可含糊不清。是先生别称成了小姐；是小姐别喊成了先 生。这是大
忌讳！一次，青岛一家公司发信到公司，把我们公司的运营总监张可先生称呼成了张可
小姐。搞得张先生郁闷一天。当你搞不清对方准确的性别时候，那就称老师就没错。


主体：简明，扼要，把事情说清楚就可以了，不要罗嗦，拖泥带水的。事情多，写的
多，那最好 是分成几小段，看的清楚明了。


祝语：可以写祝您工作愉快，工作顺利，或者顺祝商祺等都可以，表示真诚。


落款：公司名称，个人姓名，日期。


另外，在信件中一定要写明你的联系方式，最好是手机，随时保持畅通。


案例：

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此致



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RAIG
P
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环球资源执行总裁



《世界经理人》
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库，您就不需再填写各种表格，这样不仅为您节省时间，也能让我们之间的沟通交流更
方 便。

这是给我邮箱来发来的广告信函，格式是很规范的。


下面一封信是北京雅致人生公司王老师写给郑州惠尔企业管理咨询有限公司张老师
的合作信函，非常规范 ，整洁，读起来赏心悦目，从信中你可以感受到该公司优秀的企
业文化和员工整体的高素质。


张先生，


您好，我是北京雅致人生管理顾问有限公司 的王艳。很高兴能够认识您，并有幸将
我
们
公
司
介
绍
给
您
。
我
们
公
司
培
训
主
要
以
素
质
技
能
技
巧
为
主
，
曾
经
成
功
的
为
IBM/HP/SUMSUNG /
微软、中海油、大唐移动、北京移动、信息产业部电信研究院服务
过，欢迎您访问我们公司的 网址：
,
对我们公司有更多的了解。





附件是我们公司擅长的培训课程及讲师简历。请您查收。

如有任何问题或者建议请您随时与我联系！

希望我们能达成互补，在未来有合作的机会！

感谢您对我工作的支持！

祝您工作开心快乐！


王艳

雅致人生管理顾问有限公司

项目经理

王艳

WENDY



写的很得体，是我们电子信函的一个典范。 所以说，一封好的电子邮件可以展示自己
公司良好的形象，一封差的电子邮件可以把自己公司建立已久的 美好形象完全抹掉。


在商业来往中，一定要注意电子邮件的书写，注意电子 邮件的礼仪，为自己的企业展
示一个良好的形象。


签名格式
_
职场商务电子邮件礼仪

现如今，可能已经找不到没有电 子邮箱的网民了。特别是职业人士，还拥有使用公司域
名的邮箱。
职业人士的利用公司邮箱发送 邮件与私人信件有着很大区别，
存在着职场邮
件礼仪方面的新问题。

据统计 ，
如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，
但有一半是垃圾邮件或不必要
的。< br>“
在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间
”
，电子邮件礼仪的 一个
重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。

写
E
MAIL
就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封
E
MAIL的时候，要想到收
信人会怎样看这封
E
MAIL
，时刻站在对方立场考虑 ，将心比心。同时勿对别人之回答过
度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。

我 为您整理出了史上最完整版本的职业电子邮件中礼仪问题，
希望能给您的工作带来帮
助！

关于主题

主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主 题行，这样可以
让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

1.
一定不要空白标题，这是最失礼的

2.
标题要简短，不宜冗长 ，不要让
O
UTLOOK
用
…
才能显示完你的标题

3.
标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如
“
王先生收
”

4.
一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
< br>5.
可适当用使用大写字母或特殊字符
(
如
“*!”
等
)
来突出标题，引起收件人注意，但应适
度，特别是不要随便就用
“
紧急< br>”
之类的字眼。

6.
回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标 题，不要
RERE
一大串。

关于称呼与问候

1.
恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌 ，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，
要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大 家、
ALL
。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如
“
X
经理
”
；如果不清楚职务，则应按通常的
“
X
先生
”
、
“
X
小姐
”
称呼，但要把性别先搞清楚。





不熟悉的人不宜直接称呼英文名，
对级别高于自己 的人也不宜称呼英文名。
称呼全名也
是不礼貌的，不要逮谁都用个
“D
EAR XXX
”
，显得很熟络。

2.E
MAIL
开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”
，中文的写个
”
你好
”
；结尾常见的写个
B< br>EST
R
EGARDS
，

中文的写个
”
祝您顺利
”
之类的也就可以了。

俗 话说得好，
“
礼多人不怪
”
，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥 ，对方也
能平静的看待。

关于正文

1.E
MAIL
正文要简明扼要，行文通顺

E
MAIL< br>正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，
然后单独写个文件 作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现 让人晦涩难懂的语
句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2.
注意
E
MAIL
的论述语气

根据收件人与自 己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当
的语气进行论述，以免引起对方不 适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给 他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
“
邮件门
”
就是深
刻 的教训！

3.E
MAIL
正文多用
1234
之类的列表， 以清晰明确。

如果事情复杂，最好
1
、
2
、
3< br>、
4
的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段
落简短不冗长，没人有 时间仔细看你没分段的长篇大论。

4.
一次邮件交待完整信息

最 好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，
说准确。
不要过两分钟之后再发一封什么
“< br>补
充
”
或者
“
更正
”
之类的邮件，这会让人 很反感。

5.
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文
E
MAIL
，最好把拼写检查功 能打
开
;
如果是中文
E
MAIL
，注意拼音输入法带给你的 弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.
合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、
粗体斜体、颜色字体、
加大字号等手段对一些信息进行提示。
合理的提示是必要的，但过多的提示则会 让人抓不住重点，影响阅度。

7.
合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，
单纯以文字形式很难描述清楚。
如果配合图
表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.
不要动不动使用
: )
之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

B
USINESS< br>E
MAIL
不是你的情书，所以
:)
之类的最好慎用。只用在某些你确 实需要强调出一
定的轻松气氛的场合，比如现在
-:)
附件

1.
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2.
附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

3.
正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4.
附件数目不宜

超过
4
个，数目较多时应打包压缩成一个文件