-
商务英语：写好商务邮件的
5
个注意事项
要确保你的商
务邮件信息获得有效的传达，一定要做到内容清楚、简洁
(concise)
和可执行
（
actionable/execut
able
）
。除此以外邮件的格式也很重要
-
好的格式会在不影响邮件专业
性（
to maintain emails
’
professional
presence
）的前提下帮助读者筛选出重要信息。
商务英语视频课程：
/?uid=sophie
（注册账
号才能听。亮点是外教。
上面的商务英语及口语课都非常实用，
有空去听听。
近期有报班学商务英语的，
也可以了解
下这家机构：乐知英语。在英语培训这行已经
10
年了。感兴趣的自行去了解，这里不再多
说了。
）
以下是撰写商业邮件的几大注意事项：
1
、保持专业的语调
直接不是错（
To
be straightforward is good
）<
/p>
，但请别将情绪和非正式（
informal
）语言
带入邮件中，也尽量避免缩写（
contracti
ons such as
’
s> for
）和简写
(abbreviations such
as
。但其实关于一封邮件表述是否正
式，是
仁者见仁、智者见智的。请看以下例子：
Original:
Thanks
for
the
snakes
you
sent.
I
’
m
sorry
to
say
that
two
were
dead.
Send
more
soon,
plz. Talk to ya later!
这肯定是非常不正式的——就算是对商业领域长久的合作伙伴
也不能这么说，
更何况还出现
了诸如
<
ya>
这样替代
的口语化表
达——是很不专业的。
After
reedited:
Thank you for
your shipment of the snakes to our
store/house/apartment. However,
two of
them were dead later because of XXX. I would like
you then to send two
replacement
snakes
to
us
as
soon
as
possible.
Please
email
me
or
call
XXX
with
further
questions and make
arrangements for a new shipment.
但每个工作环境都有它对于正式与否的定义—我们称作企业文化（
work
culture
）
：如果是
整个环境里
都接受的、约定俗成的写作，也可能无妨。但还是要守住底线：不要用缩写、简
写，
尽量使用完整句子，
不要有语法错误。
当然
更不要写出一些让老板不高兴的内容比如把
名字、头衔写错。
2
、校对你的邮件内容（
Proofread is really important
）
校对的作用除了包括避免以上不合宜的写作发生，
还包括检查标点符号，<
/p>
排除全部大写的情
况除非——发出
Ema
il
的一方是你老板或是拥有其他
senior
一点身份的人。笔者就曾经遇
到过这样的情况：
批改作
业的是英国人也是个长辈，
他的评语就采用了全部大写的方式——
一开始拿到时完全让人受不了
-
就像是看到他当面在对着你咆
哮一样，但当事后从别处了解
到这就是他们那一代人的表达习惯时你就接受了。
所以，
了解对方的文化背景甚至生活习惯
也是很
重要的——它可以避免一些误解（
misunderstandings
）发生。
最后如果一封邮件要发给很多人（
a large
number of people
）
，那么最好找几个人校对
比
较好。
3
、把握邮件的开头语（问候：
greetings
< br>）和结尾（
closings
）
问候最好简洁正式。根据对话发生的背景（
context
）选择是否要称呼对方的名字。如果对
方是一个商业主体或是一个并
不特指的人（
unspecified person
）
，那么名字就可以省了。
以下是一些例子：
Good afternoon,
Greetings,
Dear Dr. Smith
Mrs. Clinton
此外一个恰当的结尾
（
an
appropriate
closing
）
总是礼貌的并能暗示邮件已经到了结尾
（
to
imply the email has come to an
end
）
。惯常的结尾包括：
Best
Wishes
、
Sincerely
等
，
另外还有以下这些：
I look
forward to your response.
I hope to
hear from you soon.
Thank you for your
time.
那么回到之前买蛇的那封，可能结尾是
Thank you
for your attention to this
matter
就是恰当的。
4
、署上你的名字
< br>签名非常重要：
在一些办公自动化邮件系统里会有可供操作的自动回复签名，
可以根据自己
的喜好进行调整（
be
customized to your liking
）
。但
请记住无论你是什么样的职位和身
份，
对外发出去的邮件都会或
多或少代表你所在的组织特点和你自己的工作定位，
所以设定
签
名时一定要谨慎。我们来看下面一两个例子：
I
am
currently
on
leave
until
Tuesday
30th
May
but
I
will
answer
your
email
as
soon
as I can
after that.
——这是一个做前台和
event
coordination
的员工的自动回复。大家可以从字里行间感受
到
TA
的热情（
as
soon as I can after
that
）
，而且行文也很简洁。
I
will
now
be
out
of
the
office
until
Friday
19th
June
so
will
respond
to
your
email
on my return.
Kind regards
Kate
——这是一个与外国政府
机关工作人员
（当时的）
对接项目时的回邮。
< br>大家可以同样从字里
行间体会到政府机关工作人员（不分国籍的）所应有的态度（
相比前一条）
：庄重（
Kind
re
gards
）
、权威（
be out
of the office
、
respond
to
?
on my
return
）
。
最后，单就名字的正式性排序有如下标准：
Dr. Jane Smith (most formal)
Dr. Smith (slightly less formal)
Jane Smith (somewhat informal)
Jane (informal)
5
、联系方式的加入
如果你想对方通过传真（
fax
）
、手机号（
phone number
）
< br>、地址（
address
）或网站找到你，
那么也可以把这些信息加入到你的定制（
customized
）签名中。
（文章来源乐知英语小站）
乐知英语
简介
乐知
英语创办于
2006
年，
从事在线英语
培训已有
10
年，
曾经获得过
“腾讯网十年最具影响
力外语品牌”
、
“新浪教育最具口碑影响力外语教育机构”
，深受上班族喜爱的在线英语
培训
机构。
英语试听课：
/?uid=sophie
欢迎来学英语！
-
-
-
-
-
-
-
-
-
上一篇：小学五年级英语书写竞赛内容及书写用纸模板
下一篇：英语音标字母笔顺