-
XXXXXXXXXXXX
工
作
指
示
内外部沟通工作指引
1.
目的
文件编号：
WI-AD-004
日
期：
2010-09-08
版本
A
第
1
页，共
3
页
制作：
审核：
批准：
为了保证公司管理体系信息交流的
及时性，有效性，规范各种沟通渠道，确保各种信息能够及时地传达到各
部门或人员。<
/p>
2.
适用范围
适用于公司内、外部各种形式的沟通。
3.
定义
无
4.
权责
4
.1
行政人事部负责与外部劳动部门的沟通及内部各部门沟通协调。
4.2
品质部负责与质量管理体系相关的外部联络沟通。
4.3
市场部负责与客户的沟通。
4.4
采购部负责与供方的沟通。
4.5
各相关人员负责组织内上下级之间的沟通。
5.
文件内容
5.1
< br>沟通的方式主要以书面文件为主，还包括：邮件、
【内部联络单】
、
【会议记录】
、传真、电话、口头交流
等。
5.2
外部沟通：
5.2.1
外部信息沟通的主要内容为
5.2.1.1
来自供方的信息。
5.2.1.2
来自政府部门的信息。
5.2.1.3
来自市场及客户的信息。
5.2.1.4
其他外部有关方的信息。
5.2.1.5
公司的管理要求向外部传递的信息。
5.2.2
市场部接到客户的订单在进行评审时发现不能满足
客户时，应及时以传真、邮件或电话与客户沟
通协商处理，并在客户订单或【报价单】上
作好记录。
5.2.3
评审合格后的
订单，若客户提出对订单中的要求进行变更时，市场部组织确认后将结果反馈给客
版本
变更日期
变更内容
变更原因
XXXXXXXXXXXX
工
作
指
示
内外部沟通工作指引
文件编号：
WI-AD-004
日
期：
2010-09-08
版本
A
第
2
页，共
3
页
制作：
审核：
批准：
户，并做好相关记录。若我方因某些原因造成需对订单的要求进行变更时，市场部和客户进行
沟
通，得到客户的确认且记录并保存好沟通的记录。
5.2.4
若有客户退货时，由市场
部负责接收并在【退货单】上作好记录。
5.2.5
采购部一般以传真【采购合约】向供应商进行购料，具体参照【采购作业管理程序】执行。<
/p>
5.2.6
当我方或供应商需对采购
要求进行变更或采购物品质量异常时，双方应沟通协商并做好记录。
< br>5.2.7
行政部与相关的政府部门做好适当的沟通，以了解政府部门对企业的一
些要求。
5.2.8
当出现与质量
管理体系相关的疑问事情时，由品质部负责用电话、邮件或上门拜访等方式进行咨
询，以
确保质量管理体系的持续适宜性、充分性和有效性。
5.3
内部沟通
5.3.1
内部信息沟通的主要内容为：
5.3.1.1
各部门内部沟通
(<
/p>
各部门每周定期早会
,
提交【会议记录】
至营运总监助理处
)
。
5.3.1.2
各部门之间沟通协调。
5.3.1.3
目标、指标、管理方案的完成情况。
5.3.1.4
内审、外审、管理评审的结果。
5.3.1.5
各单位之间的日常联络、常规报表、其他信息通报等。
5.3.1.6
员工对安全、福利方面的抱怨
(
由行政部汇总后
,
做出改善
处理
)
。
5.3.2
当跨部门沟通时，可用【内部联络单】形式，对沟
通的结果可用【会议记录】形式。
5.3.3
上、下级沟通
5.3.3.1
下级与上级沟通，应逐层往上沟通，例如：员工
-
< br>组长
-
主管
-
< br>经理
-
营运总监
-
总经理
-
总
裁。
5.3.3.2
上级与下级沟通，应逐层向下
沟通传达，例如：总裁
-
总经理
-
营运总监
-
经理
-
主管
-
组长
-
员工。
5.2.3.3
上下级沟通时，若有特殊原因（上级外出时等）
，视情况可以与其沟通。
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