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第二部分：商务英语
商务信函写作教程
（一）结构
国际商贸信函较私人社交
信和一般公事信复杂，一封完整的英文商贸信函可以包括
13
个
部
分：
1
、信头（
The Letter
Head
）
；
2
、案号和日期（
The
Reference and
Date
）
；
3
、封内地址（
The Inside
Address
）
；
4
、经办者行（
The
Attention Line
）
；
5
、称呼（
The
Salutation
）
；
6
、事由行（
The Subject
Line
）
；
7
、信的正文（
The Body
of Letter
）
；
8
、结束礼词（
The
Complimentary
Close
）
；
9
、签名（
The
Signature
）
；
10
、拟稿人和打字员姓名首写字母（
Initi
als
）
；
11
、附件（
Enclosure
）
；
12
、抄送（
Carbon Copy
Notation
）
；
13
、附言（
Postscript
）
在这十三
项中，有些项目，如
4
、
10
、
11
、
12
、
13
项在相互传递信息时，如无必要，可以省
略；其他项目，在正式交往的商业书信中是不能省略的。
（二）格式
国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具，
在打字、
书写时应遵循国际上往来信函
的通用格式，不可按自己的习惯任意为之。现在国际商业书
信通用的排列格式主要有三种：
齐列式
（
The Block Style
）
、
缩行式
（
The Indented Style
）
、
混合式
（
The Modified Block Style
）
。
1
、齐列式。除信笺上部已印好的信头外，凡用打字机打出的部分均自信笺的左线边
缘向右
打出，
各行左缘起始处完全排齐，
因而称为齐列式，
采取这种格式既便于打字，
又整齐美观，<
/p>
是现今最通用、最流行的英文书信格式。
2
、缩行式。用缩行式排列的信函，
其主要特点是：日期排在信笺的右上方；封内地址，按
昔日习惯，
下一行要比上一行往右缩进
2~3
个字母，
< br>但现代书信也常按齐列式沿左线边缘排
齐；信的正文，每段开头大约向后缩进
3~5
个字母，一般与称呼行
Dear
后称呼排齐。
3
、混合式。混合式兼有齐列式和缩行式的特点，大部分项目按齐列式格式排列，但日期
和
结束礼词的排列同于缩行式，
即日期可置于信笺右上方，
结束礼词放在正文下的右边或居中，
事由行多与左线边缘排齐，但也
可居中。
（三）信封的写法
在寄往国外信函的
信封上，
书写收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，
都不
同于国内信封的写法，其主要特点是
|
：
1
、寄信人姓名、地址写在信封的左上角，商贸机构
所用的信封，
通常已在左上角印好寄信人地址；
2
、
收信人姓名地址写在信封中央偏下位置，
现在的流行写法，除缩略语外，已不用标点符号；
3
、邮票贴在信封右上角，现国外来函大
多已在右上角印妥邮资；
4
、寄信人和收信人姓名、地址现多用齐列式，也可用缩行式。其
< br>排列顺序与汉语相反，先写姓名，后写地址，写地址应由小至大，即先写机构名称，依次写
门牌、街道城市名、州（省）名及邮区代号，最后写国名；
5
< br>、关于信件类别，投递方式及
其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在
左下角。如怀疑信件能否送交收件人，
可在信封最下缘标明“
I
F UNDELIVERED PLEASE RETURN
TO
?”
,
意为“无法投递，请
退交??”
（四）具体内容
建立贸易关系建立贸易关系（
Establishing
Business Relations
）是双方业务往来的基础，要扩
大贸易往来，
就必须在巩固发展已有的业务的基础上，
不断物色新的贸易对象，
不断拓展业
务关系。建立贸易关系的方
法大体（如广告、函电等）来建立联系。在现代经济生活中，后
者由于传播速度快，
扩散面广而被广泛采用。
无论采用哪种方法，
都必须事先做好市场调研
市场调
研一般着重这几个方面：
1
、该市场的商业习惯，海关条例，特
别是习惯作法和付款
条件；
2
、进出口
机构及其国内商业联络途径；
3
、市场购买力，消费者的兴趣、
爱好；
4
、
同类商品的竞争情况；
5
、贸易制度、关税制度和进出口管制条例；
6
、港口条件、地理、社
会、政治情况。
新的贸易对象的名称、地址，一般可以从这几个方面来
获得：
1
、代理商、推销小组的推荐；
2
、现有来往的银行或客户的介绍；
3
、贸促会和商会的介绍；
4
、驻外使馆商务处的介绍；
5
、各种传播媒体。在与新的贸易对象联系前，应该对其进行资信调查
，调查的内容包括资
金情况，经营能力、商业信誉等等。建立贸易关系的函电，可以介绍
本机构所经营的业务，
寄送商品目录、
价格表及样品等。为了促
进交易，
也可以询问对方的愿望和要求。
建立贸易
关系的函电，必须热情诚恳，除注意礼貌外，
不必过于谦虚，
一定要给对方留下一个良好的
印象。
询盘询盘又称询价。
指交易一方欲购
买或出售某种商品，
向另一方发出的探询买卖该商品及
有关交易
条件的一种表示。
按询盘的内容可分为一般函询和具体询盘。
一
般询盘是买方仅仅
为了了解情况向卖方要商品目录本、价目单、样本、形式发标（作报价
单用）
，等等。具体
询盘是买方有做买卖的要求，
指定商品要求卖方报盘。
询盘可以口头发出，
也可采
用书面形
式，或通过电报、电传等。通常由买方发出。买方的询盘只表示一个意愿，没有
必须购买的
义务；
卖方也没有必须回答的义务。
但一般卖方要尽快答复，
向买方开盘或正式报盘。
买方
的询盘往往不限于一个对象，
可同时向几个客户发出，
选择条件最优惠者供进一步磋商时参
考。
询盘也
可以由卖方了出，
旨在主动探询客商对某种商品是否有需求。
询
盘是联系客户的
一种方法，
也是了解市场行情的一种手段。一般
来讲，写询价函的目的是为了解情况，
而其
读者又需马上了解信
函的内容。
因此，语言的表达要以简单、
清楚和切题为原则。<
/p>
最好在信
的开头就写出你想问的问题，
但
一定要把询问的问题和要求写清楚、
具体，
而且要彬彬有礼。<
/p>
询价函一般包括：
< br>1
、商品的大体情况（
General Informa
tion
）
；
2
、商品目录（
Catalogue
）
；
3
、
价目单
（
Price-list
）
和数量
（
Quantity
）
；
4
、
样品或样本
（
Samples
）
；
5
、
款式、
型号
（
Pattern
）
；
6
、估算（
Estimate
）
；
7
、付款方式
（
Terms of Payment
）
；
8
、交货时间（
Shipment
）
。
报盘、递盘、还盘和接受报盘（
Offer
）又称发盘。是商业交易磋商中买卖双方必经的过程。
通常是一方先向另一方提出某种交
易条件（如：商品名称、数量、规格、交货期以及付款条
件等）
，而另一方愿接受此条件，即交易合同成立。卖方的
Offer
称为
Selling Offer
，买方的
Offer
，称为
Buying
Offer
。报盘有实盘（
Firm
Offer
）和虚盘（
Non-firm Offer
）两种形式。
实盘又称“不可撤销的发盘”
，指
由发盘人向受盘人提出完整、明确、肯定的交易条件，并
愿在一定期限内按所提条件与受
盘人达成交易的一种肯定表示。
虚盘是卖方所作的非承诺性
表示
。往往附有保留条件，它没有买方只要接受就可以成交的权限。还盘（
Counter
Offer
）
又称还价。
指交易一方收
到对方报盘后，
不同意或不完全同意报盘中的内容，
但又有意达
成
交易，
为进一步洽商，
便向对方提出
新的条件，
修改条件或其他要求，
均称为还盘。
递盘
（
Bid
）
又称递价，
出价。
在商品交易中，
< br>如卖方手中货少，
行市又看涨，
或对当前市场情况不清楚
，
再则是不知买方有无诚意购买，
卖方常要求买方先递价，
连续收到各地客户递价之后，
以便
集中对比
，然后决定与谁成交，这样比较主动。接受（
Acceptance
）指买方在实盘有效期内
无条件地完全同意报盘的全部内容，
并同意据此订立合同的一种表示。
接受一经发出，
不能
任意撤销。
订货
是买方向卖方提出的要求，
要求卖方按定单所列的各项条件供货。
定单的取得，
大致有
两种情形：
1<
/p>
、经卖方报盘，或买方的还盘，最后由买方接受而成效，由买方制定定单发给
卖方；
2
、买方根据卖方事先所送的产品目录、价目
表、甚至样品，直接定货（或称定购）
。
定货可随时以书信的形
式写成，
亦可用事先印妥格式的定单。
定单或定货书信一经卖方
确认，
一般就成为对买卖双方都有法律约束力的合同。因此，它们的制定或撰号必须准确
和清楚，
以免引起不可更正的麻烦。订货同询盘和报盘一样，可采用电话、
电报或书信方式提出，以
电话或电报方式提出者，
通
常均另以书面确认之。
另外，
卖方接到买方的订单后应认收。认
收时，
最好重复一下订单的条件。
有时
卖方因某种原因不能接受买方的订单。
在这种情况下，
可选用三
种方法：
1
、送上代用品；
2
、还盘；
3
、拒绝接
受。采用送上代用品的方法要特别
慎重，
因客户可能对代用品不
满意而拒收。如送代用品，
事先未获得客户同意，其货物最好
用
试销方式，
并负责往返运费。
拒绝接受订单是在确实无他选择时
再用。
此种信函必须非常
仔细缮写，而且要为友谊和今后交易留
有余地。最好采用还盘的方法或劝说买主接受。
装运装运
（
Shipment
）
，
装运条件是买卖
合同中必不可少的一项重要条款。
它包括装运时间、
装运港、运
输方式、装卸时间、装运单据等。就外贸而言，装运大多数由远洋轮来承担，即
不定期货
船或是定期班轮。
随着国际贸易的迅速发展，
集装箱的使用为公
路、
铁路和航空运
输提供了高效率的运输形式，
而且使海运的运费降低了一半。
装运时间，
即装运期通
常是指
货物装上运输工具的时间或期限。在按
FOB
、
C&F
和
CIF
价格条件成交的情况下，卖方的
装运时间以提单上签署的日期为依据，
如提单日期在合同规定的装运期内，
卖方就履行了合
同的交货义务。但在
FOB
条件下，通常是由买方
租船或派船或订舱位，如买方未能在合同
规定的期限内履行派船或订舱义务，
买方应承担卖方由此而遭受的一切损失。
不管交易是按
FOR
、
C&F
还是
CIF
成交的，合同一般规定货物装运完毕后，卖方必须立即向买方发出装<
/p>
船通知（
Shipping Advice
）
，其内容包括合同号（或订单）
、商品名称、数量、货值、
船名及
启航日期等。
对于按
FOB
和
C&F
成交的交易，
买方收到卖方的装船通知后应立即办理保险，
并准备接货。
如因卖方未及时发出装船通知，
致使买方未能及时办理保险，
而
在此期间货物
在运输途中遭到的损失，
应由卖方负责。
在对外贸易中，
货物装运后，
卖方必须向买方提
供
装运单据，
作为履行合同并提取货款的依据。
装运单据的种类和份数，
在每笔具体交易中由
买卖双方
商定。
装运前买方将装运要求以书面形式通知卖方洽办，
说明装
船方式，
包装规定
和唛头等，称为“装运须知”
shipping
instructions.
如
果从一港至另一港无直达船，那就需
要转船。为了避免今后可能发生争议，卖方应先征得
买方同意。因此，
在合同中或信用证中
必须制订“允许转船”的
条款。装运涉及面很广，包括报关、预定舱位、租船等等。通常书
写有关装运的信函有几
种目的：
催促早日装运；修改装船条款；寄发装船通知；寄送装船单
据等等，
趁通知买方货已装船的机会，
卖方还可表达进一步
发展业务的愿望。
发出装运通知，
可以采用定型函稿或普通函件
，
但在
FOB
和
C&F
价格条件下，
一般须以电报通知买方，
以
便买方办理保险和准备派船接受。
交出装运通知，<
/p>
意味着合同的具体实现，
虽然还不是交易
的终结，但对买卖双方都有重要意义。因此，除通知船已出运，以及在
FOB
条件下货物备
妥通知买方派船以外，
还可以利用这
个机会，
在通知出运的同时，
向客户表示完成合同的愉
快心情和继续发展贸易的良好愿望，
也可以对买方的合作表示感谢，
还可以进一步开展推销
活动等等。
支付当今世界的贸易活动中，
国家之间、
企业
之间经常会产生债权债务关系。
卖方获得一定
的债权，买方负有
一定的债务。
这种债权债务关系必须在一定时期内清算、
结算。
为实现债
权债务的清偿，
卖方收入货币
，
买方支付货币，这些收付均通过一定的支付方式来实现。现
在
用得较多的国际贸易支付方式有三种：即汇付、托收和信用证。
（一）汇付（
Remittance
）
汇付是指付款人
（买方）
根据合同中约定的条件将货款通过银行汇寄给收款人（卖方）<
/p>
的支
会方式。参与汇款业务的有四个当事人，他们是：付款方、收
款方、汇出行、即受付款方委
托汇出的款项的银行、汇入行，
即
受汇出行委托，
解付汇款的银行。如由付款方主动向收款
人汇付
，称为顺汇法；如由收款方开出以付款人为抬头的汇票，主动向付款方索取，叫做逆
汇法
，又称出票法。汇款时买方（付款人）可采用信汇、电汇、和票汇三种形式。
（二）托<
/p>
收（
Collection
）托收是指由
顾客委托银行代为收了各种款项的业务。即出口商（卖方）开
出以进口商（买方）为抬头
的汇票，委托卖方所在地银行（托收行）通过它在买方所在地的
分行或代理行（代收行）
，代为向买方收款。托收业务中涉及的当事人有：委托人（出口商
或收款人）
、托收行，代收行和付款人（进口商）
。委托人与
托收行之间、托收行与代收行之
间都是委托代理关系，
托收行和
代收行对于会款人是否付款不承担责任。
托收是建立在商业
信用
上，风险较大。托收分为光票托收和跟单托收。
（三）信用证
（
Letter of
Credit,
简写
L/C
）
买卖双方进行贸易结算时，
除非买方具有无
可置
疑的信誉或买卖双方有着特殊的关系，
否则，
卖方不愿接受付款交单或承兑交单。
因为卖方
担心买
方最后拒绝付款赎单，
这时卖方虽然仍是货主，
但他可能收不到
货款，
在承兑交单项
下，买方已拿到单据，最后因某种原因无力
支付，卖方就会受到严重的损失，所以，进行国
际贸易交会时，更多地采用信用证的方式
。信用证是以银行信用为基础，付款由银行担保。
它是由进口地银行应进口商（买方）的
请求，开给出口商（卖方）一种保证支付货款的书面
凭证。在这种凭证中开列了买方购货
所规定的条件，如货物的品种、规格、数量、发货凭证
等，只要卖方按所列条件会货，就
有权凭此证向开证行或其指定的银行取得货款。
商务信函中常用词语
（
1
）贵函
Your letter; your favour;
your esteemed letter; your esteemed favour; Your
valued letter; Your valued
favour; Your note; Your communication; Your
greatly esteemed letter;
Your very friendly note; Your friendly advice;
Yours.
（
2
）本信，本函
Our (my) letter; Our (my) respects;
Ours (mine); This letter; these lines;
The present.
（
3
）前函
The last letter; The last
mail; The last post; the last communication; The
last
respects
（自己的信）
; The last
favour
（来信）
（
4
）次函
The next letter; The next
mail; The next communication; The letter
following;
the following.
（
5
）贵函发出日期
Your letter of (the) 5th May; Your
favour dated (the) 5th June; Yours of the
3rd July; Yours under date
(of) the 5th July; Your letter bearing date 5th
July; Your favour of even
date(AE); Your letter of yesterday; Your favour
of yesterday's date; Your
letter dated yesterday.
（
6
）贵方来电、电传及传真
Your telegram; Your
wire; Your cablegram
（从国外）
;
Your coded
wire
（密码电报）
message; Your
cipher telegram; Your wireless telegram; Your
TELEX; Your Fax.
（
7
）贵方电话
Your
telephone message; Your phone message; Your
telephonic communication;
Your telephone call; Your ring.
（
8
）通知
(Noun)
Advice; Notice;
Information; Notification; Communication; A
report; News;
Intelligence;
Message.
(Verb)
（通知，告知）
To communicate (a fact) to;
To report (a fact) to...on; To apprise (a person)
of; To let (a person) know;
To acquaint (a person) with; To intimate (a fact)
to; To send word; to send a
message; To mail a notice; to write (a person)
information; To give
notice
（预告）
; To break a news
to
（通知坏消息）
; To
announce
（宣布）
.
（
9
）回信
(Noun)
An answer; A reply; A
response.
(Verb)
To answer; To
reply; To give a reply; To give one's answer; To
make an answer;
To send an
answer; To write in reply; To answer one's letter.
（特此回信）
Reply to; Answering to; In answer to;
In reply to; In response to.
（等候回信）
To await an answer; To wait
for an answer.
（收到回信）
; Your code
To
get an answer; To favour one with an answer; To
get a letter answered.
（
10
）收讫，收到
(Noun)
Receipt
（收到）
; A
receipt
（收据）
; A
receiver
（领取人，取款人）
; A
recipient
（收款人）
(Verb)
To receive; To be in receipt of; To be
to (at) hand; To come to hand; To be in possesion
of;
To be favoured with; To get; To
have; To have before (a person); To make out a
receipt
（开出收
据）
; To acknowledge
receipt
（告知收讫）
.
福步论坛
---
中国专业外贸论坛
/
（
11
）确认
To confirm; Confirming;
Confirmation; In Confirmation of
（为确认
...,
为证
实
...
）
;
A letter of
confirmation
（确认函或确认书）
（
12<
/p>
）高兴，愉快，欣慰
To have the pleasure to do; To have the
pleasure of doing; To have pleasure
to do; to have pleasure in (of) doing;
To take (a) pleasure in doing
(something); To take pleasure in doing
(something); To be pleased to
(with)(by); to be delighted at
(in)(with); To be glad to (of)(about); To be
rejoiced in (at).
（
13<
/p>
）随函附件
Enclose; Inclose.
（
14
）迅
速，立刻
Urgently;
Promptly; Immediately;With all speed; At once;With
dispatch;With
all despatch;
With the quickest possible despatch; With the
least possible
delay; As
soon as possible; As quickly as possible; As
promptly as possible;
At
one's earliest convenience; At the earliest
possible moment; At an early
date; Without delay; Without loss of
time; Immediately on receipt of this
letter; By express messenger; By
Special messenger; By special delivery; By
express letter.
（
15
）回信
By return; By return of
post; By return of mail; By return of air-mail.
（
16
）依照
According to; Agreeably to;
Conformably to; pursuant to; In accordance with;
In conformity with(to); In
obedience to;In deference to;In compliance with;
In agreement with; In
pursuance of.
（
17
）就
...
，关于
About;
Regarding; Concerning; As to; As regards; With
regard to; In regard
to;(of); Respecting; Relative to;
Anent; In connection with; Referring to;
With reference to; In
reference to; Re.
（
18<
/p>
）期满到期及应付之款
To be due; To fall due (become)
due
（日期将到）
;
Duly
（正时，及时）
；
In
due
Course
（依照顺序）
.
(19)
（每个，按照，通过）
Per(=by, through) rail.(post,mail,steam
er)
（通过铁路，邮政，轮船）
Per pro.= by proxy
（由代理）
Per annum
（
=yearl
y
，每年）
Per mensem
(=monthly,
每月
)
Per diem [daiem]
(=daily,
每日
)
Per man, per capital (=per
head,
依照人数，每一人）
Per piece
（每一个，每一件）
（
20
）表示抱歉（冒昧做了某事）
To take the liberty of
doing something; To take the liberty to do
something;
To take the
liberty in doing something.
（
21
）甚感遗憾，请包涵
To regret; To be sorry; To
be chagrined; To be mortified; To be vexed; To
regret to say; To be sorry
to say; To one's regret; To feel a great regret
for; To express regret; To
be regretted; To be a matter for regret; To be
regrettable; To be
deplorable.
（
22
）<
/p>
（我们）对于
...
甚感荣幸
To have the honour of doing
(being); To have the honour to do
(be);
To do one (oneself) the honour of doing (being);
To esteem (regard) it as a high honour to do
(be);
To
appreciate
the
honour
to
do
(be);
To
feel
honoured
to
do
(be);
To
owe
one
a
debt
of
honour to do (be); To be
honoured with doing (being) something; To honour
one with doing (being)
something.
（
23
）请
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