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英语
信件的种类比较多,有一般信件,
邀请信,推荐信等。但几乎所有信件的格式都大同
p>
小异。书写英语信件要注意下面几点:
(一)
英语书信结构、书写款式及要求
1
.书信结构
英语书信结构一般有以下几个部分组成:
1
)信封(
envelope
)
英语的信封和中文的一样,有三部
分组成,即发信人地址、收信人地址和邮
票。只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置
(信封的右上角)
和中文的一样外,英语信
封上要写的发信人和
收信人的地址和中文的大不一样。发信人的地址应写在信封的左上角,
收信人的地址应写
在信封偏中右偏下处,
英文书信的地址应从小写到大,
先写门牌
号码,
再
写街道、
城镇、
省或州及邮政编码,
最后是国家名称。
国家名称的每
一个字母都要大写。
如
下:
2
)信头
(heading)
公司信纸上方居中一般都印有其名称、地址和联系号码,这就
是通常所说的信头。在
没有信头的普通信纸上写信,作者就需要写明回邮地址和联系号码
。
3
)封内日期
(Date
Line)
封内日期是写信或打字时的日期。封内日期写在信头或作者地址的下两行。
4
)封内地址
(Inside
Address)
封内地址是收信人的地址,包括姓名,职务
(
如适用
)
,
公司名称
(
如适用
)
< br>,街道名称
或信箱号,城市,州或省,邮政编码和国家。封内地址通常写在左手边
,在日期线和称呼之
间。
以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下:
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【注】
如
果是相当熟悉和随便的朋友之间,
因为彼此都知道对方的地址,
故信头和信内的地
址常常省略。
<
/p>
5
)称呼
(Salutation)
p>
称呼是一封
信开头对收信人的称呼,写在封内地址或提示句下两三行。称呼后可以写冒
号或逗号。在
商业信函或其他正式书信中,用冒号。
在非正式书信中,称呼后用逗号。
(
注意:尽量避免使用“
To
Whom
It
May
Concern
”
或
“
Dear
Sir
or
Madam
”
,
因为这种称呼已经过时,并且不很友好。改进
方法是争取确定收信
人的姓名,或使用“
Dear
Human
Resources
Manager
”,“
Dear Friends
”这样的称呼。在
给律师或外交领事写信时,可以使用“
Esquire
”或“
Esq.
”
这样的头衔,但它们不应出现
在称呼中。同样,如果收信人的姓名后面有“
Jr.
”或“
Sr.
”,如
“
George Bush,Jr.
”也
不能把它们包含在称呼中。
)
6
)头衔
(Titles)
p>
除非写信人与收信人熟到可以直呼其名,通常要在收信人名字前加上“
Mr.
”,
“
Professor<
/p>
”等表示礼貌的头衔。
7
)提示句
(
选择性
)Att
ention Line(optional)
提示句
的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理,
尽管信是写给这个组织的。
另外,
在指明的收信人不在时,
它也允许组织中其
他人查看信的内容。
提示句通常写在封内
地址的下两行或封内地
址的上面。
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8
)主题句
(
选择性
)Subjec
t Line(optional)
主题句
简要说明信的内容。通常写在封内地址和称呼之间。如果写信人不知道收信
人的姓名,<
/p>
也可以用主题句代替称呼。为了收到最佳效果,可以给主题句加下划线,或大写
主题句。
9
)正文
(Body of the
Letter)
正文的格式多种多样。商业信函最
好使用齐头式。而私人信件通常不用齐头式。在
齐头式书信中,
全部内容包括日期和信尾问候语,
都从左侧顶格开始。
段落开头
不空格,各
段之间空两行。
修正齐
头式,是使用最为广泛的一种格式,商业和私人信件都可以使用,尽管在私
人信件中不一
定要写回邮地址和封内地址。
使用没有印刷信头的普通信纸时,
这种格式最合
适。与齐头式不同,发信人地址、日期,信尾问候语和签名都从中间开始写
。其余部分从左
边开始。
10
)写信人签名
(Writer's
Identification/ Signature)
写信人
的签名、名字和头衔
(
如果适用
)
p>
,写在信尾问候语同侧三四行以下的位置。
应亲笔签上写信人自己的
姓名。
如果是用打字机或电脑写的信,
在写信人签名的上方,<
/p>
同样
应该打上写信人的姓名。
11
)附注
(Notions)
p>
附注写在写信人签名下两行的位置,附注包括参考缩写,附件的数目和内容以及将收
到这封信副本的人员名单。附注写在左侧。
1
2
)信尾问候语
(Complimentary
Closing)
信尾问候语是写在信尾的告别话语
,例如
Sincerely,; Sincerely yours,; Yours
sincerely,; Friendly yours,; Truly
yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours
cordially,
通常位于正文两三行以下。第一个单词的第一个字
母要大写,最后以逗号结尾。
13
)附言
(Postscript
PS or P.S.)
附言用来说明没有包括在信中的想
法和内容。通常在附注下两三行的地方,从左侧
顶格写起。
在促
销和私人信件中,
附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做的
考虑。
除以上几个部分外,有时一些英语书信还包括:
(
1
)
附件
(Enclosure)
,
以
Enc.
表示,
如
“附有。
。
。
。
。
证明”
应写为
Enc
p>
…
Certificate
;
(
2
)再启
(Postscript)
,以
P.S
.
表示;
(
3
)抄送件
(Carbon Copy to
…
)
,以
c.c.
表示,说明一式多份抄送其他有关人员。这些
都是次要的补充部分。
p>
P.S.
主要在私人信件中使用,
事务信
件中应避免使用,
以免造成写
信人粗心大意的印象。
Enc.
和
c.c.
大都用在商贸信函中。
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2
.书写款式
英语书信的款式一般有两种:齐头式
(Block
Style)
和折衷式
(Semi-Block
Style)
。齐头式常常在商贸、官方以及一些正式的信件中使用,以显示信件内
容的严肃性,真
实性,
可靠性。而折衷式则显的比较随便,主要用于家人、朋
友、私人之
间来往的信件。
如果两人之间不是第一次通信,
p>
相互比较了解,
可以省略信内的双方地址。
以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。
A:
齐头式信件款式:
(
范文
1
)
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【注】
用齐头式信件写信,
其正文与称呼之间空一至二行。
每段的第一句句子不需要空格,
但段与段之间需要空一至二行。
齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两
种款式。
第一种写
在左下方,
这是最常
用也是最正式的。
另外也可以写在右下方,
这种形式则表示写信
人与收
信人之间的关系比较熟悉随便。下面是另一种齐头式信件的格式。
齐头式信件款式:
(范文
2
)
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B:
折衷式信件款式:
p>
用折衷式书写信件,
其正文与称呼之间空一至二行。
第一段第一句的第一
个单词必须在
Dear
称呼的直接下面。以后每段开头都要与第一段第一个字对齐。信尾的客
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套话和签名都写在右下方。
朋友之间写信一般都使用折衷式,
< br>而且称呼与正文之间一般不空
行。具体款式和要求参见后面的一些信件。
以下是一封折衷式信件。
3
.信件书写要求:
写英语信件一般可以使用打字机、
电
脑,
朋友之间比较随便的信件也可以
用钢笔、圆珠笔甚至彩色笔
,但不宜用铅笔。不管你用什么形式书写,一些重要的信件,签
名处必须用深蓝色或黑色
墨水笔签名。
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(二)各类常用信件
1
)感谢信
2
)祝贺信
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