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公文处理中应注意的问题（提纲）
一、公文处理工作的重要性
说起“公文处理”
，
我们要先了解一下“公文
管理”的含义：
公文管理是指公文的办理、处理、整理（立卷
）
、归档等一
系列相互关联、衔接有序的工作，主要包括：公文
处理、公文格
式、行文规则、公文拟写、机关事务性文书拟写、主题词运用、
提案办理等内容。
今天，我们着重探讨一下“公
文处理”
，
即：公文格式、行文
规则、
公文拟写和主题词运用等方面的问题。
说“公文及公文处理”
在机关工作中很重要，我们可以把它形
象地概括为：公文是“准绳”
，
公文是“脸面”
，
公文是“基础
”
：
（一）公文是“准绳”
首先，可以从“公文的定义”来看公文处理的重要性
公文是一种应用文体，是机关、团体、
企事业单位在公文活
动中所形成的具有一定格式和现行效用的问题材料。
行政机关的
1
公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有
法定效力
和
规范
体式
的公务文书，
是采取行政措施，
请示和答复问题，
指示和商
洽工作，报告情况，交流经验的重要
工具。
第二，可以从“公文的作用”来看公文处理的重要性
公文的作用：一是规范和准绳作用；二是领导和指导作用；
三是宣传教育
作用；四是沟通信息作用；五是凭证依据作用。
第三，可以从“公文处理的基本原则”来看公文处理的重要性
公文处理的基本原则是准确、及时、安全、统一、高效。
（二）公文是“脸面”
众所周知，各级办公室是各级机关（单位）的窗口和脸面，
那么也可以毫不
夸张地说：
“一个机关（单位）的公文处理水平和
公文的质量，
也能代表一个单位的形象，也是机关的‘脸面’
。
”
1.
规范统一的公文格式，能体现机关的管理水
平
2.
严谨精炼的公文语言，能展示
职工的良好风貌
3.
高效准确的公文
流程，能彰显机关的工作作风
（三）公文是“基础”
1.
文字工作是机关工作的基础
2.
公文处理工作是机关文字工作的重点
2
3.
要
想做好机关工作，
机关工作人员的公文处理能力一定要
过关
二、公文处理应注意的几个问题
（一）关于公文处理的有关问题
1.
关于“文种使用”的有关问题：
国家行政机关文种共计
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个：命令、
决定、公告、通告、
通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
常用的
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种：
命令、决定、意见、通知、通报、报告、请
示、批复、函、通告、会议纪要。
问题一：
“请示”与“报告”的区别。
在行文过程中，
“请示”与“报告”这两个文种混用不清的情况
经常发生，有的还在“报告”中夹带请示事项。这样不仅会给公文
处理工作带来困难，
而且很容易延误工作。
“请示”与“报告
”的区别
主要在：
一是行文目的不同
。
“请示”要求上级机关予以明确的批复；
“报告”则是向上级
机关反映情况，
提供参考，
上级机关不需批复。
二是行文时间不同。
“请示”必须事前行文，不允许
先斩后奏；
“报告”则可以根据实际情况随时行文。
3
三是行文内容不同。
“请示”主要写有迫切需要上级指示的事
项，要求一文一事，主题集中；而
“报告”只是汇报事情，可以一
文一事，也可以一文多事。
问题二：关于“意见”文种的使用。
“意见”是“适用于对重要问题提出见解和处理办法”
。
“意见
”可
以用于上行文、下行文和平行文。
作为上行文，应按请示性
公文
的程序和要求办理，上级机关应对下级机关报送的“意见”作出处
< br>理或给予答复；作为下行文，
文中对贯彻执行有明确要求的，
下
级机关应遵照执行，
无明确要求的，
下级机关可参照执行；
作为
平行文，提出的意见供对方参考
。一般来说，
凡是请求上级批转
的，都应写“意见”
。
过去在请求上级批转这个问题上比较混乱，
有的
写“报告”
，
有的写“请示”
，
争论很多。今后凡是请求上级批转
的事项，都应统一写成“意见”
。
问题三：关于“命令”
、
“决定”和“通报”三个文种用于奖
励时如何区分的
问题。
各级机关应当根据法律的规定和职权，
根据奖励的性质、
种
类、级别、公示范围等具体情况，
选择相应的文种。
问题四：关于“通知”与“通报”的区别。
< br>“通知”的适用范围是发布法规和规章，转发上级机关和不相
隶属机关的公文，<
/p>
批转下级机关的公文，
传达要求下级机关办理
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和需要周知或共同执行的事项，任免或聘任干部。而
“通报”适用
于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
“通知”具有执行性，要求受文者予以执行或办理；而“通报”
具有教育性，要求受文者从中吸取经验和教训。
与“通知”相
比，
“通报”的事例更具典型性和代表性，
需引起收
文者的高度警觉与重视。
问题五：关于“通知”与“通告”的区别。
“通告”适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
<
/p>
“通知”的对象一般只限于本系统或本机关以及有关的机关；
而“
通告”的对象一般是面向社会公众。
“通知”的事项一般需要
办理和执行；而“通告”的事项只需遵
守或知晓。
“通知”一般以公文的形式下达，
而“通告”则必须张贴、
登报、
广播。
问题六：关于“公告”与“通告”的区别。
< br>“公告”宣布的事项比较重大；而“通告”宣布的则是需要群众
众所周知和遵守的
一般性事项。
“公告”的对象更广，可以向国内、外发布；而
“通告”的对象
只限于国内的一定范围。
“公告”的篇幅较短；而“通告”的篇幅可长可短。
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问题七：关于请求批准性的“函”与“请示”的区别。
请求批准性“函”与“请示”这两种公文虽然都是请求批准有关
的事项
，但它们有明显的区别，主要有以下几点：
请示是上行文，函
是平行文；请示的受文对象是上级机关，
而函的受文对象一般是不相隶属机关或有关主管
部门；
请示的制
发单位与受文单位之间的关系是被领导与领导或
被指导和指导
的关系，而函的制发单位与受文单位是不相隶属或平行的关系。
2.
关于“公文格式”
：
公文一般有秘密等级和保密期限、
紧急程度、
发文机关标识、
发文字号、签发人、标题、主送机关
、正文、附件说明、成文日
期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发
日
期等部分组成。
问题一：公文的密级有哪几种？
公文
密级是指公文秘密程度的等级，可划分为“绝密”
、
“机密”<
/p>
和“秘密”三种。公文的密级，由发文机关根据公文内容所涉及党
和国家秘密程度来划分，并根据内容确定保密期限。
问题二：如何正确书写密级？
国家秘
密的标志为“★”
，
具体写法为：密级★保密期限。
如：保密期限在一年至一年以上的：
“机密★<
/p>
5
年”
；
保密期限在一年以内的：
“机密★
6
个月”
；
6
保密期限为长期
:
< br>“绝密★长期”
；
保密期
限不作标志（可按该种密级的最长期限认定）
：
“机密★”
（
按
20
年认定）
。
问题三：公文和电报的紧急程度划分为哪几种？
公文的紧急程度划分为：
“特提”
、
“特急”
、
“急件”三种；
电报划分为：
“特提”
、
“特急”
、
“加急”和“急”四种。
问题四：如何确定公文的成文时间？
成文时间又叫成文日期。
一般情况下，
成文时间以领
导人签
发时间为准；
联合行文，
以最后
签发机关领导人签发的时间为准；
经会议讨论的公文，
以通过日
期为准；
法规性公文以批准日期为
准。电报，以发出日期为准。
在判断发文时间时，无论是签发、圈阅、会签，都以最后领<
/p>
导人所签的日期为准。
问题五：公文标题由哪些要素组成？
公文标题一般由发文机关名称（责任者）
、内容（事由）和
文种
三要素组成。
上行文拟写公文标题时应注明发文机关，
准确
地概括公文主要内容，并正确标明公文种类。
问题六：
层层转发公文时应如何解决标题重复冗长的问题？
各单位、
各部门都存在转发公文的问题，
对于层层转发的公
文，往往转发时标题过于累赘、重复。如《关于转发财政部
<
关
7
于修订工作人员出差补助标准暂行规定的通知
>
的
通知》
，
标题中
出现了两个“关于”<
/p>
、
两个“通知”
，
如果再到基层，重复会更严重。
有的基层部门为了避免上述问题，
标题只引发文字号，
这是不规
范的。遇到层层转发公文时，
为了避免标题冗长的问题，标题可
以自拟摘要，不必照抄被转发
公文的标题
。
3.
< br>关于“收发文办理”
：
发文办
理：
指以本机关名义制发公文的过程，
包括草拟、
审
核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
收文办理：指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审
核、拟办、批办、承办、催办等程序。
问题一：草拟公文应注意哪些事项？
一是符合国家的法律、
法规及其他有关规定。
如提出新的政
策、规定等，要切实可行并加以说明；
二
是情况确实，
观点明确，
表述准确，
结
构严谨，
条理清楚，
直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求
简短；
三是公文的文种应当根据行文目的、
< br>发文的职权和与主送机
关的行文关系确定；
四是拟制紧急公文，
应当体现紧急的原因，
并根据
实际需要
确定紧急程度；
五是人名、
地名、
数字、
引文准确。
引用公文应当先引标题，
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