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怎么写一封完美的英文开发信
问：
我进公司两个多月了
,
起码也发了一百封开发信<
/p>
,
可是几乎都象石沉大海一样
,
我很困惑
,
不知道是不是自己的开发信定得不好
,
不够吸引人
,
引不起人阅读的兴
趣来
?
措辞方面一
定也有不当
.
我很想请各位过来人指点一下
< br>,
一般第一次写给客
户的开发信
,
应该如何措辞
?
要写得详细些好还
是简单明了些好
?
标题应该用什
么才不
致于被人当作垃圾邮件删掉呢
??
回答
1
：
Dear Mr. Jones:
We
understand
from
your
information
posted
on
that
you
are
in
the
market
for
textiles.
We
would
like
to
take
this
opportunity
to
introduce
our
company and products, with the hope
that we may work with Bright Ideas Imports in
the future.
We are a joint venture
specializing in the manufacture and export of
textiles. We
have
enclosed
our
catalog,
which
introduces our
company
in
detail
and
covers
the
main
products
we
supply
at
present.
You
may
also
visit
our
online
company
introduction at
Http://
which includes our
latest product line.
Should any of these items
be of interest to you, please let us know. We will
be
happy to give you a quotation upon
receipt of your detailed requirements.
We look forward
to receiving your enquires soon.
Sincerely,
John Roberts
回答
2<
/p>
：商务信函写作要点
写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。
所有您需要做的就是，
用简
单朴实的语言，
准确的表达自己的意思，
让对方可以非常清楚的了解您想说什么。
围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。
< br>
每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，
所以您需要
在您的信函里体现感性的一面。
然而很多人都有一种误解，
以为
写作
商务信函就应该用一种特殊的
“
生
意腔
”
，
于是把一封本来应该是热情而
友好的信
函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写
“Your
letter
has
been
received”
，
“Your
complaint
is
being
looked
into”
而不是
“I
have
received
your
letter”
或者
“We
are
looking into your compla
int”
。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就
是
跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。
多用一些
简单明了的语句，
用我
/
我们做主语，
这样才能让我们的信函读起来热情，
友好，
就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。
想象一下，
如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，
您会怎么说？我想您
会说
“I am sorry we cannot deliver the
goods today”
。
既然在
电话中您会这样说，为什么在信件中要改成
“It
is
regretted
that
goods
cannot
be
delivered t
oday”
？
放弃这种所谓的
“
生意腔
”
吧，让您的信也象谈话那样简单，自
然，人性化。
由于您写的信函都是有其目的性的
，
所以您信函里所采用的语气语调也应该
符合您的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下，
您写这封信函是想达到一个什么
样的目的，
您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，
劝说性的，
还是
坚决的，要求性的。这完全可
以通过信函中的语气语调来表现。
不管是生活中的交往还是生意上的合作，
真诚是最重要也是最基础的，
所以
您的信函也必须能够充分
体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。
把写好的信函拿起来读一遍，
确保如果此时对方正在电话中与您通话，
他一定能
< br>够感受到您的自然和真诚。
跟您一样，
您的合作伙伴们每天都要
阅读大量信函文件。
所以，
信函一定要
写得简明扼要，
短小精悍，
切中要点。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能
产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为
这些内容不仅不能使交流通畅，
反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们
恼火，产生反感。
我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如
your
kind
inquiry,
your esteemed order
等就可以的。而是要
体现一种为他人考虑，多体谅对方心情
和处境的态度。
如果本着
这样的态度去跟别人交流，
那么就算您这次拒绝了对方
的要求，
也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。
特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重
对方的观点。
如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，
请表现一下您的高姿态，
您可
以据理力争，说明您的观点，但注
意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点，中国人有句话叫做
“
过犹不及
”
。任何事情，一旦过了头，
效
果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼
稚。所以最关键的还是要把握好
“
度
”
，才能达到预期的效果。
就象前
面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，
清楚，容易理解。用
常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以
表达，就不要用词组。多用短
句，因为短句更容易理解。少用
“and”
，
< br>“but”
，
“however”
，
“consequently”
这些让句子变得冗长的连词
。在同一封信函里，不要
使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了
< br>“goods have been sent”
，那后面再
提到这件事时就不要再用其他单词如
“forward”“dispatch”
等。因为这样写会误导
您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含
义。
当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可
能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。
请在邮
件中写上对方公司的名称，
或者在信头直接称呼收件人的名字。
这样
会让对方知道这封邮件是专门给他的，
而不是那种群发的通
函，
从而表示对此的
重视。当然，如果您无法确定收信人的名字
，那就在称呼一栏里写
“Dear Sirs” or
“Dear Sir or
Madam”
。
前面我们说过，
< br>商务信函不需要用华丽的词句。
根据西方的语言习惯，
他
们
更愿意使用简练而朴实的语言。
所以当我们跟西方人进行商务
沟通时，
也要尽量
避免华丽复杂的词句。比如
< br>“We
look
forward
to
a
bright
and
glorious
future
of
coopera
tion”
，就不如直接写成
“We hope to
have the opportunity to work together
with you in the
future.”
，这样才更加符合西方人的语言习惯。
给买家
的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，
从中去选择合适的供
应商。
如果您的回复不够及时，
就可能因为抢不到先机而失
去商机。
这一点是特别针对写电子邮件的。
也
许很多人都没有意识到，
事实上，
E-mail
的标题是很重要的一个部分，
您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成
的。
如果标题没有内容，
看起来象群发
的垃圾邮件的话，
很多买家就会直接删除。
比如这样的标题
“How are you?”
，
“Can we work together?”
，
建议您改成
“Proposal:
Bright Ideas Imports--Zhejiang
Textile's Pa