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电子邮箱礼仪

作者:高考题库网
来源:https://www.bjmy2z.cn/gaokao
2021-02-28 22:45
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2021年2月28日发(作者:榛鸡)


现如今,


可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。


特别是职业人士,


还拥有使用公司域名的


邮箱。


职业人士的利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别,


存在着职场邮件 礼仪方


面的新问题。




据统计,如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封,但有一半是垃圾邮件或不必要的。

< p>



在商务交往中要尊重一个人,


首先就要懂得替他节省时间




电子邮件礼仪的一个重要方面


就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。





Ema il


就能看出其人为人处世的态度。


你作为发信人写每封


Email


的时候,要想到收信人


会怎样看这 封


Email


,时刻站在对方立场考虑,将心比心。同时勿对别 人之回答过度期望,


当然更不应对别人之回答不屑一顾。






关于主题



主题是接收者了解邮件的第 一信息,


因此要提纲挈领,


使用有意义的主题行,


这样可以让收


件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。




1


.一定不要空白标题,这是最失礼的



2


.标题要简短,不宜冗长,不要让


o utlook




才能显示完你的标题



3.


标题要能真反映文章的内容 和重要性,切忌使用含义不清的标题,如




王先生收




4


.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情 ,以便于日后整理



5


.可适当用使用 大写字母或特殊字符(如


“* !”


等)来突出标题,引起收件 人注意,但应适


度,特别是不要随便就用


紧急



之类的字眼。


< p>
6


.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要


RE RE


一大串。





关于称呼与问候



1




恰当地称呼收件者,拿捏尺度






邮件的开头要称呼收件人。这 既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,


要求其给出必要的回应;在多个 收件人的情况下可以称呼大家、


ALL






如果对方有职务,应按职务尊称对方,如


“x


经理



;如果不清楚职务,则应按通常的


“x


先生




“x


小姐



称呼,但要把性别先搞清楚。






不熟悉的人不宜直接称呼英文名,


对级别高于自己的人也不宜称呼英文 名。


称呼全名也


是不礼貌的,不要逮谁都用个

< br>“Dear xxx”


,显得很熟络。




2




Email


开头结尾最好要有问候语






最简单的开头写一个


“HI”


,中文的写个


你好



;结尾常见的写个


Best Regards







中文的写个



祝您顺利



之类的也就可以了。




俗 话说得好,



礼多人不怪


< p>
,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平


静的看待。




关于正文


:



1. Email


正文要简明扼要,行文通顺





Email

< br>正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,


然 后单独写个文件作为附件进行详细描述。





正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达, 不要出现让人晦涩难懂的语


句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学 唐僧。




2.

注意


Email


的论述语气





根据收件人与自己的熟络程度 、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当


的语气进行论述,以免引起对方 不适。





尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。





电子邮件可轻易地转给他人,


因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。



邮件门



就是深


刻的教训!




3. Ema il


正文多用


1234


之类的列表,以 清晰明确。





如果事情复杂,最好


1



2< /p>



3



4


的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落


简短不冗长,没 人有时间仔细看你没分段的长篇大论。





4.


一次邮件交待完整信息





最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,


说准确。


不要过两分钟之后再发一封什么


< p>




或者



更正



之类的邮件,这会 让人很反感。




5.


尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查





这是对别人的尊重,也是自己 态度的体现。如果是英文


Email


,最好把拼写检查功能打< /p>



;


如果是中文


Email


,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。





在邮件发送之前,务必自己仔 细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。




6.


合理提示重要信息





不要动不动就用大写字母、< /p>


粗体斜体、


颜色字体、


加大字号等手段对 一些信息进行提示。


合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度 。




7.


合理利用图片,表格等形式来辅助阐述





对于很多带有技术介绍或讨论 性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图


表加以阐述,收件人一定会表扬 你的体贴。




8.


不要动不动使用之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻




Business


Email


不是你的情书,所以之类的最好慎用。只用在某些 你确实需要强调出一


定的轻松气氛的场合,比如现在




附件



1.


如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件



2.


附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名



3.


正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时



4.


附件数目不宜超过


4

< p>
个,数目较多时应打包压缩成一个文件



5. < /p>


如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用


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