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发邮件的礼仪汇总
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让优秀成为习惯
一、关于主题
主题要提纲挈领,
添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之
处,
在主题
栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收
件人权衡邮件的轻重缓急,
分别处理。
1.
一定不要空白标题,这是最失礼的。
< br>2.
标题要
简短
,不宜冗长,不
要让
outlook
用?才能显示完你的标题。
3.
最好写上
来自
**
公司的邮件
,以便对方一目了然又便于留存
,时间可以不用注
明,因为一般的邮箱会自动生成,写了反而累赘。
4.
标题要能
真实
反映文章的内容和
重要性
,切忌使用含义不清的标
题,如
“王
先生收”。也不要用胡乱
无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!”
5.
p>
一封信尽可能
只针对一个主题
,不在一封信
内谈及多件事情,以便于日后整理
6.
可适当用使用大写字母或特殊字符(如“
* !
”等)来突出
标题,引起收件人注
意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7.
回复对方邮件时,应当
< br>根据回复内容需要更改标题
,不要
RE
RE
一大串。
8.
最最重要的一点,
主题千万不可出现错别字和不通顺之
处
,切莫只顾检查正文
却在发出前忘记检查主题。主题是给别人
的第一印象,一定要慎之又慎。
二、关于称呼与问候
1.
恰当地称呼收件者,拿捏尺度
<
/p>
邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌,
也明确提醒某收件人,
此邮件是
面向他的,
< br>要求其给出必要的回应;
在多个收件人的情况下可以称呼大家、
< br>ALL
。
如果对方有职务,应
按职务尊称对方,如“
x
经理
”;如果
不清楚职务,则
应按通常的“
x
先生<
/p>
”、“
x
小姐
”
称呼,但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名
,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“<
/p>
Dear xxx
”,显得很熟络。
<
/p>
关于格式,
称呼是第一行顶格写
。
2
.
Email
开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“
HI
”,中文的
写个”
你好
”或者“
您好
”,开头问候
语是
称呼换行空两格
< br>写。
结尾常见的写个
Best
Regards
,
中文的写个
“
祝您顺利
”
之类的也就可以了,
若是
尊长
应使用“
此致敬礼
”。注意,在非常正式的场合应完全使用信件标准格
式,
“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格,而“顺利”和“敬
礼”为再换行顶格写。
俗话说得好,
“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方
不妥,对方也能平静的
看待
三、关于正文
1.
Email
正文要简明扼要,行文通顺
若对方不认识你,
第一件应当说明的就是自己的身份
,
姓名或你代表的企业
名是必须通报的以示对对方的尊重,
点名身份应当简洁扼要,
最好是和本邮件以
及对方有
关,
主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
不可没头
没脑就
是正事,
别人不知道你是谁还得拉到最后看。
但也不可过多,
有些联系方式之类
与正文无关的信
息应在签名档中表明。
Email
正
文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作
摘要介绍
,
然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
p>
正文行文应通顺,
多用
简单词汇和短句
p>
,
准确清晰的表达,
不要出现让人晦
涩难懂的语句。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,
千万不要学唐僧。
2.
注意
Email
的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、
等级关系;
邮件是对内还是对外性质的不同,
选
择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。
尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人,
因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
“邮
件门”就是深刻的教训!
3. Email
正文多用
1234<
/p>
之类的列表,以清晰明确。
如果事情复
杂,最好
1
、
2
、
3
、
4
的
列几个段落进行清晰明确的说明。
保持
你的每个段落简短不冗长
,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.
一次邮件交待完整信息
最好在一次邮
件中把相关信息全部说清楚,
说准确。
不要过两分钟之后再发<
/p>
一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。
5.
尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查
这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文
Email
,最好把拼写
检查功能打开;
如果是中文
Email
,注意拼音输入法带给你的弱智
同音别字。
在邮件发送之前,
务必自
己仔细阅读一遍,
检查行文是否通顺,
拼写是否有
错误。
6.
合理提示重要信息
不要动不动就用大
写字母、
粗体斜体、
颜色字体、
加大字
号等手段对一些信
息进行提示。
合理的提示是必要的,
但过多的提示则会让人抓不住重点,
影响阅
度。
7.
合理利用图片,表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。
如果配合图
表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。
8.
不要动不动使用
:)
之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻
Business Email
不是你的情书,所以
:)
之类的最好慎用。只用在某些你确实
需要强
调出一定的轻松气氛的场合,比如现在-
:)
四、附件
1.
如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件
2.
附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内
容,方便收件人下
载后管理
3. <
/p>
正文中应
对附件内容做简要说明,
特别是
带有多个附件时
4.
附件数目不宜
超过
4
个,
数目较多时应打包压缩成一
个文件
5.
如果附件是特殊格式文
件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用
6.
如果附件过大(不宜超过
2MB
),应分割成几
个小文件分别发送,
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