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6步教你写出漂亮的邮件

作者:高考题库网
来源:https://www.bjmy2z.cn/gaokao
2021-02-28 22:46
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2021年2月28日发(作者:gift什么意思)


商务英语电子邮件的格式




一、常见的商务英语电子邮件包括以下五部分:



①写信人


Email


地址、收信人

< br>Email


地址、


抄送收信人


E mail


地址、密送收信人


Email


地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。


④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职 务


...



一、常见的商务英语电子邮件包括以下五部分:





①写信人


Email


地址、收信人


Email


地 址、抄送收信人


Email


地址、密送收信人

< br>Email


地址。


②标题。③称呼、开头、正文、结尾句 。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属


部门、地址、电话号码、传真等。< /p>





其中邮件 主题应体现邮件主旨,


要引人注目、


意思明确,


最好为名词或动名词短语;称呼礼


貌得体,符合商务英语写作习惯,如不知对方 姓名只知头衔,可用



Dear+Title

< br>作为称呼,如


只知对方姓名不知性别,


可用


Dear+


全名,


如邮件为一封通函,


则用


DearAll


作为邮件称呼;


正文应结构清楚,便于阅读,如正文内容较长,可使用小标题、小段落,或利用星号、下划


线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。





二、商务英语电子邮件写作应遵循 的五


C


原则





商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五

C


原则,即


Correctness



Conciseness



Com plete



Clarity



Courtesy


原则。





准确原则





由于商务英语电子邮件涉及的是商 务活动双方的权利、


义务关系,


其准确性对商务治理与沟


通至关重要。具体而言,


不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要 做到准确无误,


电子


邮件内容还要叙述准确,以免引起误会纠纷 。





简洁原则





简洁原则是商务英语写作最重要的原则,


指在不影响完整性和礼 貌性的前提下,


尽量使用简


单句子和简短词语。


一封拖沓冗长、


措词复杂的电子邮件既浪费写的时间,


也会给阅读者带


来不必要的麻烦,故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。







在具体写作中,


商务英语电子邮件呈 现出的句法特征是句子结构简单明了,


有大量省略句和


不完整句 。其词汇特征是用语简洁,语言简明扼要。





另外,


为了节约时间和空间,


电子邮件中可使用缩略语,



U


表示


you



Pls


表示


please



Info


表示


information



Qty


表示


quantity



P



C

< p>
表示


piece



L



C


表示


Lett erofCredit



FOB


表示< /p>


FreeonBoard







1


It


is


very


difficult


to


sell


man


hole


covers


in



product


must


have


the


quality


certificate issued in France.





2 Price



FOB Shanghai USD 96



PC.





3 Hope you can accept it.





1


中的两个单句具有明显的因果关系,但写并不使用表达因果关系的连 接词如


since



because< /p>


,这种舍长句、复合句,选短句、简单句,喜并列、弃从属的句法特征在商务英语


电子邮件写作中十分常见。



2


中缩略语的使用,



3


中不完 整句的选择,


反映了与普通商


务信函相比,商务电子邮件更倾向 于非正式文体,更为口语化。





完整原则





商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整,提供读者所需要的信息,尤其像盘、询问贸 易


条件等需要回函的电子邮件,


更需要清楚完整,


因为只有包含具体信息的邮件,


才能达到良


好的沟通 效果。邮件是否完整,可以用


5W1H


来检验,即


who



when



where



what



why



how

< br>。





清楚原则





商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚,用词准确。具体表现在:





1 We will deliver your goods soon.





2



si gnificant


一词意为明显的、


不小的,


语义模糊,


故可以用具体数字替换。



2



soon


表示不久、很快 ,语义不明确,没有指出具体的供货时间,可改为具体的年月日。





礼貌原则





商务英语电子邮件应遵循措词婉转 、


礼貌的原则。


鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败,


买卖双方应十分注重措辞方式,要婉转、礼貌,使对方轻易接受。在写作电子邮件时,可以< /p>


通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求。






1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers



we could


not have quoted for supplies even at that price.





2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65



000 pieces.





1


中虚拟 语气和例


2


中委婉语气的使用,缓和了商务谈判的语气,既明确 了自己的立场,


又使对方的面子免于受损,语气自然诚恳,礼貌得体,很轻易为对方接受 。





三、结语





随着国际商务活动的不断扩展,


商务英语电子邮件的重要性也日 益明显。


同时,


电子商务的


普及,


往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式,


难免会出现这 样或那样的问题。


然而准确规范的英文邮件,


不仅能反应写信人 的英语及业务水平,


还可以体现写信人为人处


事的态度和风格, 有助于建立良好的商务关系,最终对达成贸易起到重要的作用。


因此,有


必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式,遵循邮件的写作原则。




6


步教你写出漂亮的邮件




If you’re reading this, there’s a good chance that you have an email account. You may well have


several



perhaps separate accounts for professional and personal contacts.


如果你正在阅读这篇文章,你肯定有一个或若干个甚至是不同帐号的私人或办公邮箱。




It’s easy to assume that we know how to use email effectively: it’s been around for long enough.


But if you find yourself struggling to communicate effectively by email, these six tips should help:


邮件这样 的沟通方式早已经渗入到了我们的生活工作中,


因此可以说大多数人都能有效地使


用邮件与他人交流。但如果你发现自己还没做得足够有效,我想以下这六点可以帮到你:




1. Start With an Appropriate Salutation


邮件开头称呼要恰当:




Some people jump straight into the text of an email without so much as a “hi”. It’s polite to add a


salutation, just as you would with a letter. That might look like:


有些 人写邮件不喜欢加称呼,甚至连简单的“你好”都忽略,直接开始正文内容。孰不知就


像 在传统的信件上一样,写上称呼是一种礼貌的象征。称呼可以这样写:



#Dear Sir/Madam


亲爱的先生


/


女士



#Dear Mr. Johnson


亲爱的约翰逊先生



#Hi Sue


苏,你好



#Hello Fred


你好,福瑞德




Your salutation needs to be appropriate. If you’re writing to a prospective employer, “Dear Mr.


Johnson” is probably the best way to go. “Hi Bob” is going to look unprofessional.



称呼必须恰当。 若邮件对象是你未来的上司,


“亲爱的约翰先生”这样的称呼应该为最得体


的。像“你好,鲍勃”更适用于随意的场合。




But don’t assume that formality is always the right answer. If you’re writing to a friend of a friend,


using


“Dear” plus their surname is going to seem oddly stilted.



那么,

< p>
是不是正式的用语就万能呢?绝对不是。若你给你朋友的朋友写邮件,那用


“亲爱的


+


姓”就显得异常别扭。




If in doubt, “Dear *first name+” will usually work just fine.



当你判断不出哪种场合该用什么称呼合适,你可以使用“亲爱的


+


名”来应付所有情况。




2. Get Straight to the Point


直奔主题




Your


co


rrespondent


won’t want


to


wade


through


paragraphs


of


waffle




so


get


straight


to


the


point. If you’re writing to someone out of the blue, don’t give them your life story before you


make a request.


相信阅读你邮件的人不会愿 意仔细浏览你那空洞无聊的长篇大论,


所以你需要直奔主题。



果你想写封邮件安慰某个心灵受伤的朋友,


开头先把你的建议亮 出来,


然后再用你的亲身经


历来辅助说明。



Getting


straight


to


the


point


might


mean


that


the


first line


of


your email


(after


the


salutation)


looks something like this:


直奔主题意味着邮件内容的第一行应该是这样:




#I’m working on an article about Acme Widgets for XYZ publication, and wondere


d if you had a


few minutes to answer the following three questions. < /p>


我现在正在写一篇要交给某某出版社关于极致控件的文章,


不知道 您有没有时间回答


3


个问


题呢?




#Could you supply me with a quote for the following project?


可否对下面的设计项目进行引证?




#I’d like to discuss the revisions with you. Would Tuesday at 2pm


be a good time?


我想和你谈谈修订的事。这周二下午两点您有空吗?




#I’ve attached the documents you requested at our meeting yesterday.



昨天会议上您要求的文件已附上,请查收。




You


may


well


need


to


include


more


details,


but


if


you


put


the


important


point


up


front,


your


email is more likely to get a timely response. If your question comes too far down, the recipient


may not even realise that you need a reply.


当然,


你需要再增加更多的细节 内容。


若将邮件重点放到内容的开头,


你将收到更加及时的


回复信息。如果你的问题在邮件后头,收信人可能都不会意识到你在等他回复。




3. Keep it Short


内容言简意赅




Try to keep your email as short as possible. Make the paragraphs short, too



long paragraphs can


be difficult to read and take in.

< p>
尽可能将你的邮件内容写得简单明了。文章太长不易阅读和吸收。




Do make sure you give enough information for your correspondent to be able to make a decision,


if that’s required. You might find that it’s best to offer this as an attachment –



you’ll have more


flexibility over formatting, and your correspondent can print out the attachment easily.


若对方需要通过你的邮件来 做决策,


那你一定要在邮件中将相关信息写完整。


为了能更灵活


地排版,你可以把这些信息作成附件形式,以方便对方将其打印出来。

< br>


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本文更新与2021-02-28 22:46,由作者提供,不代表本网站立场,转载请注明出处:https://www.bjmy2z.cn/gaokao/684215.html

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