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商务英语电子邮件的格式
一、常见的商务英语电子邮件包括以下五部分:
①写信人
Email
地址、收信人
< br>Email
地址、
抄送收信人
E
mail
地址、密送收信人
Email
地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。
④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职
务
...
一、常见的商务英语电子邮件包括以下五部分:
①写信人
Email
地址、收信人
Email
地
址、抄送收信人
Email
地址、密送收信人
< br>Email
地址。
②标题。③称呼、开头、正文、结尾句
。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属
部门、地址、电话号码、传真等。<
/p>
其中邮件
主题应体现邮件主旨,
要引人注目、
意思明确,
最好为名词或动名词短语;称呼礼
貌得体,符合商务英语写作习惯,如不知对方
姓名只知头衔,可用
Dear+Title
< br>作为称呼,如
只知对方姓名不知性别,
可用
Dear+
全名,
如邮件为一封通函,
则用
DearAll
作为邮件称呼;
正文应结构清楚,便于阅读,如正文内容较长,可使用小标题、小段落,或利用星号、下划
线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。
二、商务英语电子邮件写作应遵循
的五
C
原则
商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五
C
原则,即
Correctness
、
Conciseness
、
Com
plete
、
Clarity
和
Courtesy
原则。
准确原则
由于商务英语电子邮件涉及的是商
务活动双方的权利、
义务关系,
其准确性对商务治理与沟
通至关重要。具体而言,
不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要
做到准确无误,
电子
邮件内容还要叙述准确,以免引起误会纠纷
。
简洁原则
简洁原则是商务英语写作最重要的原则,
指在不影响完整性和礼
貌性的前提下,
尽量使用简
单句子和简短词语。
一封拖沓冗长、
措词复杂的电子邮件既浪费写的时间,
也会给阅读者带
来不必要的麻烦,故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。
在具体写作中,
商务英语电子邮件呈
现出的句法特征是句子结构简单明了,
有大量省略句和
不完整句
。其词汇特征是用语简洁,语言简明扼要。
另外,
为了节约时间和空间,
电子邮件中可使用缩略语,
如
U
表示
you
,
Pls
表示
please
,
Info
表示
information
,
Qty
表示
quantity
,
P
“
C
表示
piece
,
L
p>
“
C
表示
Lett
erofCredit
,
FOB
表示<
/p>
FreeonBoard
。
例
1
It
is
very
difficult
to
sell
man
hole
covers
in
product
must
have
the
quality
certificate issued
in France.
例
2
Price
:
FOB Shanghai USD
96
“
PC.
例
3 Hope you can
accept it.
例
1
中的两个单句具有明显的因果关系,但写并不使用表达因果关系的连
接词如
since
、
because<
/p>
,这种舍长句、复合句,选短句、简单句,喜并列、弃从属的句法特征在商务英语
电子邮件写作中十分常见。
例
2
中缩略语的使用,
例
3
中不完
整句的选择,
反映了与普通商
务信函相比,商务电子邮件更倾向
于非正式文体,更为口语化。
完整原则
商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整,提供读者所需要的信息,尤其像盘、询问贸
易
条件等需要回函的电子邮件,
更需要清楚完整,
因为只有包含具体信息的邮件,
才能达到良
好的沟通
效果。邮件是否完整,可以用
5W1H
来检验,即
who
,
when
,
where
,
what
,
why
和
how
< br>。
清楚原则
商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚,用词准确。具体表现在:
例
1 We will deliver your
goods soon.
例
2
中
si
gnificant
一词意为明显的、
不小的,
语义模糊,
故可以用具体数字替换。
例
2
中
soon
表示不久、很快
,语义不明确,没有指出具体的供货时间,可改为具体的年月日。
礼貌原则
商务英语电子邮件应遵循措词婉转
、
礼貌的原则。
鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败,
p>
买卖双方应十分注重措辞方式,要婉转、礼貌,使对方轻易接受。在写作电子邮件时,可以<
/p>
通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求。
例
1
If it is not for the larger orders we receive from
a numbero four regular
customers
,
we could
not have quoted for supplies even at
that price.
例
2 I would appreciate it if
you could give me your best quotations for
65
,
000 pieces.
例
1
中虚拟
语气和例
2
中委婉语气的使用,缓和了商务谈判的语气,既明确
了自己的立场,
又使对方的面子免于受损,语气自然诚恳,礼貌得体,很轻易为对方接受
。
三、结语
随着国际商务活动的不断扩展,
商务英语电子邮件的重要性也日
益明显。
同时,
电子商务的
普及,
p>
往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式,
难免会出现这
样或那样的问题。
然而准确规范的英文邮件,
不仅能反应写信人
的英语及业务水平,
还可以体现写信人为人处
事的态度和风格,
有助于建立良好的商务关系,最终对达成贸易起到重要的作用。
因此,有
必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式,遵循邮件的写作原则。
6
步教你写出漂亮的邮件
If you’re reading this,
there’s a good chance that you have an email
account. You may well have
several
–
perhaps separate accounts
for professional and personal contacts.
如果你正在阅读这篇文章,你肯定有一个或若干个甚至是不同帐号的私人或办公邮箱。
It’s easy to assume that we
know how to use email effectively: it’s been
around for long enough.
But if you find
yourself struggling to communicate effectively by
email, these six tips should help:
邮件这样
的沟通方式早已经渗入到了我们的生活工作中,
因此可以说大多数人都能有效地使
用邮件与他人交流。但如果你发现自己还没做得足够有效,我想以下这六点可以帮到你:
1. Start With an
Appropriate Salutation
邮件开头称呼要恰当:
Some people jump straight into the text
of an email without so much as a “hi”. It’s polite
to add a
salutation, just as you would
with a letter. That might look like:
有些
人写邮件不喜欢加称呼,甚至连简单的“你好”都忽略,直接开始正文内容。孰不知就
像
在传统的信件上一样,写上称呼是一种礼貌的象征。称呼可以这样写:
#Dear Sir/Madam
亲爱的先生
/
女士
#Dear Mr.
Johnson
亲爱的约翰逊先生
#Hi Sue
苏,你好
#Hello Fred
你好,福瑞德
Your salutation needs to be
appropriate. If you’re writing to a prospective
employer, “Dear Mr.
Johnson” is
probably the best way to go. “Hi Bob” is going to
look unprofessional.
称呼必须恰当。
若邮件对象是你未来的上司,
“亲爱的约翰先生”这样的称呼应该为最得体
的。像“你好,鲍勃”更适用于随意的场合。
But don’t assume that formality is
always the right answer. If you’re writing to a
friend of a friend,
using
“Dear” plus their surname is going to
seem oddly stilted.
那么,
是不是正式的用语就万能呢?绝对不是。若你给你朋友的朋友写邮件,那用
“亲爱的
+
姓”就显得异常别扭。
If in doubt, “Dear *first
name+” will usually work just fine.
当你判断不出哪种场合该用什么称呼合适,你可以使用“亲爱的
+
p>
名”来应付所有情况。
2. Get Straight to the Point
直奔主题
Your
co
rrespondent
won’t want
to
wade
through
paragraphs
of
waffle
–
so
get
straight
to
the
point. If
you’re writing to someone out of the blue, don’t
give them your life story before you
make a request.
相信阅读你邮件的人不会愿
意仔细浏览你那空洞无聊的长篇大论,
所以你需要直奔主题。
如
果你想写封邮件安慰某个心灵受伤的朋友,
开头先把你的建议亮
出来,
然后再用你的亲身经
历来辅助说明。
Getting
straight
to
the
point
might
mean
that
the
first
line
of
your email
(after
the
salutation)
looks something
like this:
直奔主题意味着邮件内容的第一行应该是这样:
#I’m working on an article
about Acme Widgets for XYZ publication, and
wondere
d if you had a
few
minutes to answer the following three questions. <
/p>
我现在正在写一篇要交给某某出版社关于极致控件的文章,
不知道
您有没有时间回答
3
个问
题呢?
#Could you supply
me with a quote for the following project?
可否对下面的设计项目进行引证?
#I’d like to discuss the revisions with
you. Would Tuesday at 2pm
be a good
time?
我想和你谈谈修订的事。这周二下午两点您有空吗?
#I’ve attached the
documents you requested at our meeting
yesterday.
昨天会议上您要求的文件已附上,请查收。
You
may
well
need
to
include
more
details,
but
if
you
put
the
important
point
up
front,
your
email is more likely to get a timely
response. If your question comes too far down, the
recipient
may not even realise that you
need a reply.
当然,
你需要再增加更多的细节
内容。
若将邮件重点放到内容的开头,
你将收到更加及时的
p>
回复信息。如果你的问题在邮件后头,收信人可能都不会意识到你在等他回复。
3. Keep it Short
内容言简意赅
Try to keep your email as short as
possible. Make the paragraphs short, too
–
long paragraphs can
be difficult to read and take in.
尽可能将你的邮件内容写得简单明了。文章太长不易阅读和吸收。
Do make sure you give
enough information for your correspondent to be
able to make a decision,
if that’s
required. You might find that it’s best to offer
this as an attachment –
you’ll have more
flexibility
over formatting, and your correspondent can print
out the attachment easily.
若对方需要通过你的邮件来
做决策,
那你一定要在邮件中将相关信息写完整。
为了能更灵活
地排版,你可以把这些信息作成附件形式,以方便对方将其打印出来。
< br>
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