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发邮件的礼仪汇总
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让优秀成为习惯
关于主题
主题要
提纲挈领
，
添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，<
/p>
在主题栏里用短短的几个字
概括出整个邮件的内容，便于收件人权
衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1
．一定不要空白标题，这是最失礼
的。
2
．标题要简短，不宜冗长，
不要让
outlook
用?才能显示完你的标题。
3..
最好写上来自
**
公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用
注明，因为一般
的邮箱会自动生成，写了反而累赘
。
4.
标题要能真反映文章的内容和重要性
，切忌使用含义不清的标题，如
“王先生收”
。也不要
用
胡乱无实际内容的主题，例如：
“
嘿！
”
或是
“
收着！
”
5
．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于
日后整理
6
．可适当用使用大写字
母或特殊字符
（如
“
*
!
”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，
特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7
．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要
RE
RE
一大串。
8
、最最重要的一点，主题千万不可
出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘
记检查主题。主题是给别人的
第一印象，一定要慎之又慎。
关于称呼与问候
1
．
恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件
的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌，
也明确提醒某收件人，<
/p>
此邮件是面向他的，
要求其给
出必要的回
应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、
ALL
。
如果对方有职务，
应
按职务尊称对方，
如
“
x
经理”
；
如果不清楚职务，
则应按通常的
“
x
先生”
、
“
x
小姐”称呼，但要把
性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，
对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
称呼全名也是不礼貌
的，不要逮谁都用个“
Dear
xxx
”，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2
．
Email
开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“
HI
”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两
格写
。
结尾常见的写个
Best
Regards
，
中文的写个”
祝您顺利”
之类的也就可以了，
若是尊长应使用<
/p>
“此
致敬礼”。
注意，在非常正式的场合
应完全使用信件标准格式，
“祝”和“此致”为紧接上一行
结尾
或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
俗话说得好，
“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，
即便邮
件中有些地方不妥，对方也能平静
的看待
正文
1.
Email
正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或
你代表的企业名是必须通报的以
示对对方的尊重，
点名身份应当
简洁扼要，
最好是和本邮件以及对方有关，
主要功能是为了收件
人能够顺利地理解邮件来意。
不可没头没脑就是正事，
别人不知道你是谁还得拉到最后看。
但也
不可过
多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email
正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很
多，正文应只作摘要介绍，
然后
单独写个文件作为附件进行详细
描述。
正文行文应通顺，
多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2.
注意
Email
的论述语气
根据收件
人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的
语气进行
论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎
而客观。
“邮件门”就是深
刻的教训！
3.
E
mail
正文多用
1234
之类的列表
，以清晰明确。
如果事情复杂，
最好
1
、
2<
/p>
、
3
、
4
的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简
短不冗长，没
人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.
一次邮件交待完整信息
最好在一次
邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补
充”或者“
更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5.
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。
如果是英文
Email
，最好把拼写检查功能打开
;
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，
拼写是否有错误。
6.
合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。
合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7.
合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，
< br>单纯以文字形式很难描述清楚。
如果配合图表加以阐
述，
收件人一定会表扬你的体贴。
8.
不要动不动使用
:)
之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
Business
Email <
/p>
不是你的情书，所以
:)
之类的最好慎用
。只用在某些你确实需要强调出一定的轻
松气氛的场合，比如现在－
:)
如果是中文
Email
，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
附件
1.
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
2.
附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内
容，方便收件人下载后管理
3.
正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
4.
附件数目不宜超过
4
个，数目较多时应打包压缩成一个文件