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关于主题
主题要提纲挈领
，
添加邮件主题是电子邮件和
信笺的主要不同之处，
在主题栏里用短短的几
个字概括出整个邮
件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1
．一定不要空白标题，这是最失礼
的。
2
．标题要简短，不宜冗长，不
要让
outlook
用?才能显示完你的标题。
3..
最好写上来自
**
公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明
，因为
一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘
。
4.
标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌
使用含义不清的标题，如
“王先生收”。也
< br>不要用
胡乱无实际内容的主题，例如：
“
嘿！
”
或是
“
收着！
”
5
．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
6
．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“
< br>*
!
”等）来突出标题，引起收件人注意，但应
适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
< br>7
．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要
RE
RE
一大串。
8
、最最重要的一点，主题千万不可
出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出
前忘记检查主题。主题是给别人的
第一印象，一定要慎之又慎。
关于称呼与问候
1
．
恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的
开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，
要求其给
出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、
ALL
。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“
< br>x
经理”；如果不清楚职务，则应按通常的
“
x
先生”、“
x
小姐”称
呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，
对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
称呼全名也
是不礼貌的，不要逮谁都用个“
Dear
xxx
”，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2
．
Email
开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“
HI
”，中文的
写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称
呼换行空两格写。
结尾常见的写个
Best
Regar
ds
，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊
长应
使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此
致
”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对
方也能平静的看待
正文
1.
Email
正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须
通报的以示对对方的尊重，
点名身份应当简洁扼要，
最好是和本邮件以及对方有关，
主要功
能是为了收件人
能够顺利地理解邮件来意。
不可没头没脑就是正事，
别人不知道
你是谁还得
拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档
中表明。
Email
正文应简明扼
要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，
然后单独写个文件作为
附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，
准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的
语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的
邮件，千万不要学唐僧。
2.
注意
Email
的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、
等级关系；
邮件是对内还是对外性质的不同，
选
择恰当
的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
“邮件门”就
是深刻的教训！
3.
E
mail
正文多用
1234
之类的列表
，以清晰明确。
如果事情复杂，最
好
1
、
2
、<
/p>
3
、
4
的列几个
段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段
落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的
长篇大论。
4.
一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，
说准确。
< br>不要过两分钟之后再发一封什么
“补
充”或者“更正”之
类的邮件，这会让人很反感。
5.
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，
也是自己态度的
体现。如果是英文
Email
，最好把拼写检查功能打
开
;
如果是中文
Em
ail
，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
< br>
6.
合理提示重要信息
不要动不动就用大
写字母、
粗体斜体、
颜色字体、
加大字
号等手段对一些信息进行提示。
合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点
，影响阅度。
7.
合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，
单纯以文字形式很难描述清楚。
如果配合图
表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8.
不要动不动使用
:)
之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
Business
Email
不是
你的情书，所以
:)
之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强
调出
一定的轻松气氛的场合，比如现在－
:)
< br>
附件