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发电子邮件的礼仪

作者:高考题库网
来源:https://www.bjmy2z.cn/gaokao
2021-02-28 22:51
tags:

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2021年2月28日发(作者:whether)


发电子邮件的礼仪



关于主题



主题是接收者了解邮件的第 一信息,


因此要提纲挈领,


使用有意义的主题行,


这样可以让收


件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。




1


.一定不要空白标题,这是最失礼的



2


.标题要简短,不宜冗长,不要让


o utlook




才能显示完你的标题



3.


标题要能真反映文章的内容 和重要性,切忌使用含义不清的标题,如




王先生收




4


.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情 ,以便于日后整理



5


.可适当用使用 大写字母或特殊字符(如


“* !”


等)来突出标题,引起收件 人注意,但应适


度,特别是不要随便就用


紧急



之类的字眼。


< p>
6


.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要


RE RE


一大串。




关于称呼与问候



1




恰当地称呼收件者,拿捏尺度






邮件的开头要称呼收件人。< /p>


这既显得礼貌,


也明确提醒某收件人,


此 邮件是面向他的,


要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、


ALL







如果对方有职务,应按职务尊 称对方,如


“x


经理



;如果不清楚职务,则应按通常的


“x


先生

< p>



“x


小姐

< p>


称呼,但要把性别先搞清楚。






不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名


也是 不礼貌的,不要逮谁都用个


“Dear xxx”


,显得很熟络。




2




Email


开头结尾最好要有问候语






最简单的开头写一个


“HI”


,中文的写个


你好



;结尾常见的写个


Best Regards







中文的写个



祝您顺利



之类的也就可以了。




俗 话说得好,



礼多人不怪


< p>
,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平


静的看待< /p>





1. Email


正文要简明扼要,行文通顺





Email

< br>正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,


然 后单独写个文件作为附件进行详细描述。





正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达, 不要出现让人晦涩难懂的语


句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学 唐僧。



2.


注意

< br>Email


的论述语气





根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是 对外性质的不同,选择恰当


的语气进行论述,以免引起对方不适。





尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。





电子邮件可轻易地转给他人,


因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。



邮件门



就是深


刻的教训!




3. Ema il


正文多用


1234


之类的列表,以 清晰明确。





如果事情复杂,最好


1



2< /p>



3



4


的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段


落简短不冗长,没 人有时间仔细看你没分段的长篇大论。




4.


一次邮件交待完整信息





最好在一次邮件中把相关信息 全部说清楚,


说准确。


不要过两分钟之后再发一封什么






或者



更正



之类的邮件,这会让人很反感。




5.


尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查





这是对别人的尊重,也是自己 态度的体现。如果是英文


Email


,最好把拼写检查功能打< /p>



;


如果是中文


Email


,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。





在邮件发送之前,务必自己仔 细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。




6.


合理提示重要信息





不要动不动就用大写字母、< /p>


粗体斜体、


颜色字体、


加大字号等手段对 一些信息进行提示。


合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度 。




7.


合理利用图片,表格等形式来辅助阐述





对于很多带有技术介绍或讨论 性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图


表加以阐述,收件人一定会表扬 你的体贴。




8.


不要动不动使用



之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻



之类的最好慎用。


只用在某些你确实需要强调出





Business Email


不是你的情书,


所以


一定 的轻松气氛的场合,比如现在-






附件



1.


如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件



2.


附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名



3.


正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时



4.


附件数目不宜超过


4

< p>
个,数目较多时应打包压缩成一个文件



5. < /p>


如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用



6.


如果附件过大(不宜超过


2 MB



,应分割成几个小文件分别发送,




语言的选择和汉字编码



1.


只在必要的时候才使用英文邮件





英文邮件只是交流的工具,而 不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人


士,应该使用英文邮件交流;如 果收件人是其他国家和地区的华人,也应采用英文交流,由


于存在中文编码的问题,你的 中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。




2.


尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件





如果对方与你的邮件往来是采 用中文,请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方


发英文邮件给你,也不要老土的 用中文回复。




3.


对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收


件人中某人的英文理解水平存在问题,而影响邮件所涉及问题的解决。


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本文更新与2021-02-28 22:51,由作者提供,不代表本网站立场,转载请注明出处:https://www.bjmy2z.cn/gaokao/684242.html

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