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发电子邮件的礼仪
关于主题
主题是接收者了解邮件的第
一信息,
因此要提纲挈领,
使用有意义的主题行,
这样可以让收
件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1
.一定不要空白标题,这是最失礼的
2
.标题要简短,不宜冗长,不要让
o
utlook
用
…
才能显示完你的标题
3.
标题要能真反映文章的内容
和重要性,切忌使用含义不清的标题,如
“
王先生收
”
4
.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情
,以便于日后整理
5
.可适当用使用
大写字母或特殊字符(如
“* !”
等)来突出标题,引起收件
人注意,但应适
度,特别是不要随便就用
“
紧急
”
之类的字眼。
6
.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要
RE RE
一大串。
关于称呼与问候
1
.
恰当地称呼收件者,拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。<
/p>
这既显得礼貌,
也明确提醒某收件人,
此
邮件是面向他的,
要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、
ALL
。
如果对方有职务,应按职务尊
称对方,如
“x
经理
”
;如果不清楚职务,则应按通常的
“x
先生
”
、
“x
小姐
”
称呼,但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名
也是
不礼貌的,不要逮谁都用个
“Dear
xxx”
,显得很熟络。
2
.
Email
开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个
“HI”
,中文的写个
”
你好
”
;结尾常见的写个
Best Regards
,
中文的写个
”
祝您顺利
”
之类的也就可以了。
俗
话说得好,
“
礼多人不怪
”
,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平
静的看待<
/p>
1.
Email
正文要简明扼要,行文通顺
Email
< br>正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,
然
后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,
不要出现让人晦涩难懂的语
句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学
唐僧。
2.
注意
< br>Email
的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是
对外性质的不同,选择恰当
的语气进行论述,以免引起对方不适。
尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人,
因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
“
邮件门
”
就是深
刻的教训!
3. Ema
il
正文多用
1234
之类的列表,以
清晰明确。
如果事情复杂,最好
1
、
2<
/p>
、
3
、
4
的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段
落简短不冗长,没
人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.
一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息
全部说清楚,
说准确。
不要过两分钟之后再发一封什么
“
补
充
”
或者
“
更正
”
之类的邮件,这会让人很反感。
5.
尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查
这是对别人的尊重,也是自己
态度的体现。如果是英文
Email
,最好把拼写检查功能打<
/p>
开
;
如果是中文
Email
,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前,务必自己仔
细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。
6.
合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、<
/p>
粗体斜体、
颜色字体、
加大字号等手段对
一些信息进行提示。
合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度
。
7.
合理利用图片,表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论
性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图
表加以阐述,收件人一定会表扬
你的体贴。
8.
不要动不动使用
之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻
之类的最好慎用。
只用在某些你确实需要强调出
Business
Email
不是你的情书,
所以
一定
的轻松气氛的场合,比如现在-
附件
1.
如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件
2.
附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名
3.
正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时
4.
附件数目不宜超过
4
个,数目较多时应打包压缩成一个文件
5. <
/p>
如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用
6.
如果附件过大(不宜超过
2
MB
)
,应分割成几个小文件分别发送,
语言的选择和汉字编码
1.
只在必要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具,而
不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人
士,应该使用英文邮件交流;如
果收件人是其他国家和地区的华人,也应采用英文交流,由
于存在中文编码的问题,你的
中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2.
尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件
如果对方与你的邮件往来是采
用中文,请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方
发英文邮件给你,也不要老土的
用中文回复。
3.
对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收
件人中某人的英文理解水平存在问题,而影响邮件所涉及问题的解决。
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