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关于主题
主题要提纲挈领，添加邮件主
题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几
个字概括出整个邮件的内容
，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1
．
一定不要空白标题，这是最失礼的。
2
．标题要简短，不宜冗长，不要让
outlook
用…才能显示完你的标题。
3..
最好写上来自
**
公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为
一般
的邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4.
标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不
清的标题，如
“王先生收”
。也
不要用胡乱无实际内容的主题，例如：
“嘿！
”或是“收着！
”
5
．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日
后整理
6
．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“
* !
”等）来突
出标题，引起收件人注意，但应
适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7
．回复对方
邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要
RE
RE
一大串。
< br>8
、
最最重要的一点，
主题千万
不可出现错别字和不通顺之处，
切莫只顾检查正文却在发出前
忘
记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
关于称呼与问候
1
．
恰当地称呼收件者，拿捏尺度
<
/p>
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求
其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、
AL
L
。
如
果对方有职务，应按职务尊称对方，如“
x
经理”
；如果不清楚职务，则应按通常的“
x
先
生”
、
“
x
小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不
礼貌的，不要逮谁都用个“
Dear
xxx
”
，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2
．
Email
开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“
HI
”
，中文的写个”你好”或者“您好”
，开头问
候语是称呼换行空两
格写。
结尾常见的写个
Best
Regar
ds
，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使
用“此致敬礼”
。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，
“祝”和“此致”为紧
接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”
为再换行顶格写。
俗话说得好，
“礼多人不怪”
，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不
妥，对方也能平
静的看待
正文
1.
Email
正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或
你代表的企业名是必须通报的
以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮
件以及对方有关，主要功能是为
了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正
事，别人不知道你是谁还得拉到最
后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的
信息应在签名档中表明。
Em
ail
正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然
后
单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不
要出现让人晦涩难懂的语句。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐
僧。
2.
注意
Email
的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语
气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，
因此对
别人意见的评论必须谨慎而客观。
“邮件门”
就是深刻
的教训！
3. Email
正文多用
1234
之类的列表，以清晰明确。
如果事情
复杂，最好
1
、
2
、
3
、
4
的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简
短不冗长，没人有时间仔细看你
没分段的长篇大论。
4.
一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，
说准确。
不要过两分钟之后再发一封什么
“补充”
或者“更正”之类
的邮件，这会让人很反感。
5.
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，
也是自己态度的体现。
如果是英文
Email
，
最好把拼写检查功能打开
;
如
果是中文
Email
，注
意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
< br>在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6.
合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等
手段对一些信息进行提示。合
理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影
响阅度。
7.
合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很
难描述清楚。如果配合图表加
以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8.
不要动不动使用
:)
之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
Business
Email <
/p>
不是你的情书，
所以
:)
之类的最好慎用。
只用在某些你确实需要强调出一定
的
轻松气氛的场合，比如现在－
:)
附件
1.
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
2.
附件文件应按有意义的名字命
名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理
3.
正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
4.
附件数目不宜超过
4
个，数目较多时应打包压缩成一个文件
5.
如果附件是特殊格式文件，因
在正文中说明打开方式，以免影响使用
6.
如果附件过大（不宜超过
2MB
）
，应分割成几个小文件分别发送，
语言的选择和汉字编码
1.
只在必要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具，而不是
用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，
应该使用英文邮件交流；如果收
件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存
在中文编码的问题，你的中文
邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
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