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发邮件应该注意的事情(邮箱礼仪知识培训)

作者:高考题库网
来源:https://www.bjmy2z.cn/gaokao
2021-02-28 22:52
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2021年2月28日发(作者:抗议)


发邮件应该注意的事情(邮箱礼仪知识培训)



发邮件的礼仪汇总


---


让优秀成为习惯



关于主题





主题要提纲挈领,


添加邮件主题是电 子邮件和信笺的主要不同之处,


在主题栏里用短短的几


个字概括 出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。





1


.一定 不要空白标题,这是最失礼的。



2


. 标题要简短,不宜冗长,不要让


outlook




才能显示完你的标题。



3..


最好写上来自


**

< p>
公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不用注明,因为


一般 的邮箱会自动生成,写了反而累赘。



4.



标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标 题,如




王先生收

< br>”


。也


不要用胡乱无实际内容的主题,例如:

< p>


嘿!



或是

< p>


收着!



< p>
5


.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日 后整理



6


.可适当用使用大写字母或 特殊字符(如



* !



等)来突出标题,引起收件人注意,但应适


度,特别是不要随便就用



紧急



之类的字眼。



7


.回复对方邮件时,应当根据回复 内容需要更改标题,不要


RE RE


一大串。



8

、最最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出

前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。







关于称呼与问候





1




恰当地称呼收件者,拿捏尺度



邮件的 开头要称呼收件人。


这既显得礼貌,


也明确提醒某收件人,此邮 件是面向他的,


要求


其给出必要的回应;在多个收件人的情况下 可以称呼大家、


ALL



< p>
如果对方有职务,


应按职务尊称对方,




x


经理


< p>


如果不清楚职务,


则应按通常的



x


先生


< br>、



x


小姐


称呼,但要把性别先搞清楚。



不熟悉的人不宜直接称呼英文名,


对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。


称呼全名也是不


礼貌的,不要逮谁都用个



Dear xxx



,显得很熟络。



关于格式,称呼是第一行顶格写。





2




Email


开头结尾最好要有问候语



最简单的开头写一个



HI

< p>



中文的写个



你好



或者



您好




开头问候语 是称呼换行空两格写。



结尾常见的写个


Best Regards


中文的写个



祝您顺利



之类的也就可以了,


若是尊长应使用



此致敬礼



。注意, 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,







此致



为紧接上一


行结尾或换行开头空两格,而

< p>


顺利





敬礼



为再换行顶格写。



俗话说得好,


礼多人不怪



,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方 不妥,对方也能平


静的看待







正文





1. Email


正文要简明扼要,行文通顺



若对方不认识你,


第一件应当说明的就是自己的身份,


姓名或 你代表的企业名是必须通报的


以示对对方的尊重,


点名身份应当 简洁扼要,


最好是和本邮件以及对方有关,


主要功能是为


了收件人能够顺利地理解邮件来意。


不可没头没脑就是正事,


别人不知道你是谁还得拉到最


后看。但也不可过多,有些联系方式之类与 正文无关的信息应在签名档中表明。




Email


正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介 绍,然


后单独写个文件作为附件进行详细描述。



正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。

< p>
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。





2.


注 意


Email


的论述语气


< p>
根据收件人与自己的熟络程度、


等级关系;


邮件是 对内还是对外性质的不同,


选择恰当的语


气进行论述,以免引起 对方不适。



尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。



电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。




邮件门



就是深刻


的教训!





3. Email


正文多用


1234< /p>


之类的列表,以清晰明确。




如果事情复杂,最好


1



2



3



4


的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简


短不冗 长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。





4.


一次邮件交待完整信息



最好在一次邮 件中把相关信息全部说清楚,


说准确。


不要过两分钟之后再发一 封什么



补充



或者



更正



之类的邮件,这会让人很反感。





5.


尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查




这是对别人的尊重,


也是自己态度的 体现。


如果是英文


Email



最好把拼写检查功能打开


;



果是中文


Email


,注意拼音输入法带给你的弱智 同音别字。



在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行 文是否通顺,拼写是否有错误。





6.


合理提示重要信息


< p>
不要动不动就用大写字母、


粗体斜体、


颜色字体、


加大字号等手段对一些信息进行提示。



理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。





7.


合理利用图片,表格等形式来辅助阐述



对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,


单纯以文字形式很难描述清楚。

< p>
如果配合图表加


以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。




8.


不要动不动使用



:)


之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻



Business Email


不是你的情书,所以


:)


之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定


的轻松气氛的场合,比如现在-


:)






附件





1.


如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件



2.


附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内 容,方便收件人下载后管理



3.


正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时



4.


附件数目不宜超过


4

< p>
个,数目较多时应打包压缩成一个文件



5. < /p>


如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用



6.


如果附件过大(不宜超过


2 MB



,应分割成几个小文件分别发送,




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本文更新与2021-02-28 22:52,由作者提供,不代表本网站立场,转载请注明出处:https://www.bjmy2z.cn/gaokao/684252.html

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