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律师发送电子邮件的“三大纪律与八项注意”
纪律一：下列事项不能发电子邮件
电子邮件确实方便，但它毕竟是一种公共媒介，每次寄出或
接收
电子邮件时，信件的副本都会复制到单位或公共服务器
上，这样，收信人以外的其他人也
有可能会看到你的邮件。
所以，邮件内容要格外谨慎，尤其是处理重大敏感案件时，
一般不要通过电子邮件传送以下信息：
1.
涉及客户或案件的重大秘密信息。
大数据时代，
电子邮件
中没有所谓的隐私权。在将重要商业机
密或涉及客户隐私内
容，写入邮件时，一定要多想想，万一信息内容泄露可能带
来的风险。
2.
涉及敏感的内容及话题。电子邮件毕竟不是面对面的交
流，没有
面部表情、肢体语言和语调的暗示作用相辅助，故
即使同样的内容，但不同的文字表达方
式都可能会让对方产
生歧意，或不同的理解，导致无意的伤害或冒犯。所以，如
果写邮件时一定要多考虑收件人的心理感受，避免让对方产
生负面情绪。
3.
涉
及内容较为复杂的信息。
邮件的主体内容中，
最好不要
传递复杂信息，比如详细的法律分析报告，不仅对方在屏幕
上读这样的信
息很费劲、很耗时，形式上也显得不够正式，
格式上也不好调整。故最好将其作为附件发
送，并在邮件主
体中概述附件的主要内容。
因此在涉及上述内容时，
可灵活采取
多种措施和方法，
例如：
1.
面对面沟通，
以增加互信和安全
，
并达成更良好的沟通效
果。
2. <
/p>
辅助其他更有效率的及时通讯工具，如电话、短信，
QQ
、微信等。
3.
其他技术手段，
如新设邮箱，
存草稿箱
，
加密附件等方式。
纪律二：明确邮件发送的目的
律师写工作邮件前，一定要明确该邮件的目的是什么，并根
据不同的
目的调整表达方式，突出主题和要表达的内容，以
更有效达到沟通的目的：
1.
单向信息传递。
即邮件内容主要在于通知提醒客户，
或提
供客户所需的重要信息，
例如某项重要决定、
行为或时间等，
而并不需要客户对此积极回应，则邮件内容可更简单明了，
一两
句话直接说明主题。例如：
A:
确认已收到贵司于何时邮寄的材料文件，特此告知。
B:
关于客户询问的某问题，
现已回复；
或某案相关文件现已
撰写完成，
详见附件，请参阅附件。
C:
某案现已收到法院通知，将于何时开庭，特此告知。
2.
反向信息传递。
即阐述基本事实后，
需要去说服对方实施
某项行为，
或提示客户就某重要决定，及时准确做出答复，
以确认双方达成某项行动一致，避免单方
实施，形成不必要
的风险。例如：
A:
关于本案的某个重要文件已于何时寄出，贵司是否已收<
/p>
到，请回复确认。
B:
关于某项商务谈判，
请与会议前
几日内，
告知我方具体议
事日程安排。
C:
关于本案上诉期截止日期为哪
天，
我方是否提起上诉，
或
我方是按<
/p>
A
还是按
B
方案
提起上诉，
请于几天内及时回复确
认。
3.
双向信息传递。
更多时候，
邮件内容沟通是双向和持续进
行的，但只
有在一方信息被对方充分接受并正确理解后，下
一步沟通才能更有效完成。故邮件的内容
、语气、方式等，
需充分考虑收件人情况及心理感受，并做相应调整。对此，
应综合关注以下几个点：
A:
我方与收件人的关系、熟知度。例如越熟悉的人沟通可<
/p>
能形式可以更明快轻松，而初次打交通的客户则需要更为慎
重严谨
的表达。
B:
< br>收件人的身份、地位、
文化背景、
熟悉的语言、
习惯的表
达方式。
例如不同的宗教信仰、
文化可能有不同的忌讳之处。
C:
邮件内容是正面或负面信息，
收
件人对此是否感兴趣，
以
及可能会出现的情绪反应。例如传递有
利的判决结果信息
时，需持谨慎乐观态度并提示仍可能的风险。传递不利的判
决结果信息时，则需持适度积极态度并提供相应的解决思路
或方案。
纪律三：别当“话篓子”律师
首先，除非确实有重要信息需要通过邮件来传递或沟通，否
则最好不
要大事小事都通过发邮件来沟通，可以采取其他客
户更接受的即时沟通方式来解决，除了
高效，语言的魅力和
情感性也不是邮件中的文字可以替代。
其次，在定邮件时要学会反向思考，更多体察客户究竟需要<
/p>
什么样的信息，以及客户可能会关注到的问题。以这些问题
要点和
解决问题的答案，
构成了邮件的主要框架。
效果更好。
例如沟通某个案件是否上诉时，不仅要分析我方上诉的利
弊，还要分析对
方当事人是否会上诉及可能带来的影响。这
些都是客户关注的问题。
再次，邮件内容应该简明扼要、层次清晰，让客户能在
最短
的时间内获取到最重要信息。写邮件之前，要想清楚以下问
题，并将相关信息进行组织和编排。
主要陈述什么观点或建议，为何客户要接受；
主要询问什么问题或意见，客户可能的回答；
同时发送什么文件或附件，客户为何会需要？
注意一——信头部分
信头部分包括三项：
“收件人（
To
）
”
，
“抄送（
CC
）
”<
/p>
，
“密抄
（
BC
C)
”
。
To
：表示这封邮件所涉及的主要问题的人，理应
对邮件予以回复响应；
CC
：
表示只是需要知道这回事，
但没
有义务对邮件予以响应，如果
CC
的人有建议，也可以回
Email
；
B
CC
：表示秘密抄送，即收信人是不知道你发给了
CC
抄送人。这个主要用于非常规及需要保密场合，不建议
日常使用或需慎重
使用，
宁可分别单独发送，
更为安全可靠。
1.
如果发送和抄送人员较多，
TO
，
CC
中的各收件人的排列
应遵循一定的规则。比如按部门排列、
按职位等级从高到低
都可以。适当的规则排列有助于提升你的形象，和增强沟通
的品质。
2. <
/p>
要慎用“群发”和“回复全部”功能，避免出错，重要邮
件，应单
独点击写或回复邮件为好。
注意二——标题部分
1.
标题（主题）是收件人了解邮件的第一信息，因此要使用
有意义的主题行，可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其
重要
性。
2.
一定不要空白标题，
这是非常失礼的行为，
并可能造成对
方忽略邮件。
3.
标题要简短，不宜冗长，最好用一句话完整概括，并包括
基本关键词。
4.
标题要能概括反映出邮件的内容和重要性，
切忌使用含义
不清的标题，如“李先生收”
5.
一封邮件尽可能针对一个主题
，
一个案件，
不在一封邮件
内谈及多件
事情或不同案件，以便于日后整理归纳。
6.
可适当用使用大写字母戒特殊字符（如“
* !
”等）来突出
标题，
以引起收件人注意，
但应适度，
不要随便就用
“紧急”
< br>、
“特急”之类的字眼。
7.
回复对方邮件时，
可以重新更改
标题，
不要使用自动显示
的
“
RE RE
”
或者
“答
复
答复”
一大串标题，
显得很不严谨。