福建一本大学排名办公室如何做好沟通协调工作

沟通协调是指两人或两人以上的群体通过符号的相互交换而建立的关系，

为实现共同的目的而把各项活动加以调节

,

并引导各组织机关之间和工作人

员之间分工协作

,

相互配合

,

同 步和谐地完成任务。

在组织坐标中办公室就像两

根数轴的交叉点

,

承担着各种指令和信息的落实执行、分解传输、综合反馈和

联络 沟通等职能。而办公室沟通协调工作是使办公室与外部人员的交流

,

领导

与下属的感情联络，控制者与控制对象的纠偏工作能有目的、有秩序地协同

配合行动。

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、沟通协调是使组织成为一个整体的“凝聚剂”

每个党政机关与企事业单位都由数人，数十人，甚至成千上万人组成，

组织每天的活动也由许许多多的具体的工作所构成。由于个体的地位、利益

和成长经历 以及能力的不同，

他们对组织目标的理解和掌握的信息也就不同，

这也就 使得各个体的目标有可能偏离组织的总体目标，甚至完全背道而驰。

例如，目前就有些单 位的办公室人员自身参与意识不强，主动沟通协调的思

想淡漠，工作中以“不多事、不误 事”的落后思想，简单的认为办公室无非

是领导的“传声器”，组织材料的“勤务员”， 这种思想恰恰与时代对办公

室提出的参与政务、管理事务、搞好服务等要求相背离。所以 组织的总体目

标在此类单位中根本是“墙上的门帘”。再者，任何事物整体与部分之间以

及各个部分相互之间，都不可避免地要发生这样或那样的矛盾，现代组织机

构尤其是如此。著名管理学家巴纳德认为“沟通是一个组织的成员联系在一

起

,

以实现共同目标的手段”。有关资料研究表明：管理中

70%< /p>

的错误是由于

不善沟通协调造成的。那么如何保证上下一心，不折不扣地完 成组织的总体

目标呢？这就需要沟通协调使个体之间、部门之间、个体与部门之间互相交

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流意见，同意思想认识 ，自觉地协同配合各项工作的完成，从而保证组织目

标的实现。

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、沟通协调是领导者激励下属，实现其职能的基本途径

一个组织的领导者无论他有多么高超的领导艺术水平、多么有效的管理

< br>方法，他都必须将自己的意图和和想法告诉下属，并且要了解下属的想法。

唐朝名 相陆贽认为“上情不通于下，则人惑，下情不达于上，则群疑，疑则

不纳其诚，惑则不从 起令。”如何做到上级领导不疑部属，而部属不觉得困

惑从而顺利地实现领导的职能？领 导环境理论认为，领导者就是了解下属的

愿望并为此而采取相应的行动，

为满足这些愿望而拟订与实施各种方案的人，

而下属就是从领导者身上看到了一种达到自 己愿望或目的的人。

这些

“目的”

、

“看 到”或“了解”，都需要沟通协调这个基本工具和途径，也只有这样才

能使下属提高工作 的积极性。所谓“知己知彼，百战不殆”，作为办公室人

员只有充分认识了解领导者和沟 通协调工作的重要性，才能将办公室的事做

好。

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、沟通协调是办公室乃至整个组织与外部环境建立联系的桥梁

无论政府的办公室还是企事业单位的办公室，都必须要与公众及其它组

织部门 ，发生各种各样的联系，他必须按照已定的法规法令并结合人民的要

求调整政策，承担自 己应尽的社会责任。有时公众与部门之间产生了冲突，

有了矛盾往往要由办公室来具体承 办或者牵头处理，协调相互之间的关系，

使其他部门也能积极地参与或支持配合才能化解 矛盾，平息冲突。

沟通协调工作渗透在办公室各项工作的每一个环节上 。作为处于枢纽位

置的办公室工作人员必须充分认识到沟通协调工作的重要性，把沟通协 调工

作作为办公室的一项重要工作来完成。只有这样才能使组织整体工作的高效

运转和任务的圆满完成。

二、准确把握沟通协调工作的核心是做好办公室工作的基础

思想 与行为由分散变为统一，由冲突变为合作，从而使组织系统发挥最优的

整体性功能的一种 管理方式。办公室沟通协调工作的目的主要是促进领导班

子的团结，理顺决策机关、执行 部门和基层单位之间的关系，同时增强决策

的科学性和决策实施的穿透力，

从而使组织上下一致，

目标一致，

行动统一，

合力推动 各项事业的顺利发展。具体是要突出抓好办公室的工作沟通协调与

关系沟通协调两个方面 ：

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、工作沟通协调

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第一、公文沟通协调， 包括对外公文与对内公文的撰写和外来公文的处

理工作，广泛征求各方面的意见完善公文 内容，提高公文质量，为领导提供

优质的智力服务，并根据领导的意见、决策或指示，办 公室要综合、筛选各

方材料交于领导阅览，以此减少领导的工作的压力，提高领导的工作 效率。

第二、

会议沟通协调，

这是最常 见的一种沟通协调方法，

也是最重要的、

最有效的方法。其中基本的是沟 通协调会议的时间、地点、议题和决策的落

实工作，避免“会议撞车”，保证会议达到预 期的目的。而重要的是指：通

常上级机关为了加强宏观管理，会制定一系列的政策规定。 这些政策在具体

的地方部门的执行中可能会有不一致，甚至“撞车现象”的发生，矛盾各 方

都是取其有益的政策规定为依据，各执一方，互不相让。在此情况下，为了

以开会的形式沟通协调解决问题。通常情况下参加会议的人员较多，各方的

意见发表后， 与会者会“两利相交从其重，两害相交趁其轻，利害相交取其

利”，会顾大局、识大体， 一般不会在众多部门人员面前赤裸裸的要求自己

的利益得到满足而弃他人于不顾。这样就 容易结合实际情况讨论出合理的方

案来解决矛盾。因此这种方法有利于解决情况比较复杂 、各方矛盾比较尖锐

的问题、比较敏感的问题。

第三、事务沟通协调。办公室的职能之一就是管理事务。把握“尺度”

协助领导管理事 务，使领导腾出更多的精力抓大事、抓要事。由于办公室工

作琐碎且纷繁复杂，就使有的 工作人员对其产生了不屑一顾的消极思想，认

为这些是小事随便应付一下即可，还大言不 惭地喊着“要就干大事，要么不

干”。据说这种思想倾向在许多单位存在。对此，必须要 引起办公室人员的

高度重视。岂不知一屋不扫，何以扫天下的道理。万丈高楼平地起，有 这种

思想的秘书人员要及时纠正自己的工作观念，不要让时代的车子把你淘汰。

另外办公室工作人员还要积极做好外事服务工作，努力提高接待水平，赢得

各级领导和各届人士的理解与支持。

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、关系沟通协调

第一、领导 关系的沟通协调。任何一个单位的领导者都有相应的职责权

力。由于领导的阅历、经验、 作风、气质不同，或者由于他们的认识、观察

事物的角度、出发点不同，导致在处理具体 的问题、形成某项决策时，往往

会因一些不同的观点而出现矛盾。此时办公室人员就要及 时沟通信息、协调

关系，

做好解释工作，

消除分歧和误解 ，

发挥好调节领导关系的

“粘合剂”

、

“ 润滑剂”和领导决策的“催化剂”作用，增强领导班子的凝聚力、向心力

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和战斗力。切不可因过去那位领导对你有偏见就趁此机会从中 挑拨离间，使

单位关系紧张，影响了组织工作的正常运行。

起部 门之间工作的不和谐，从而影响领导决策的实施。办公室的主要任务就

是把握动向，合理 引导并沟通协调各方面的关系，促进部门间精诚合作，防

止推委扯皮等不良现象发生。另 外，在重大决策出台与实施前，办公室应及

时向有关领导部门汇报，听取指示，做到既填 补“盲区”又避免“撞车”，

使领导部门之间的工作连接成一个整体，以促进组织整体工 作目标的实现。

第三、内外关系的沟通协调。在办公室内部，办公室的 负责人员应带好

头搞好沟通协调工作，充分调动各方面的积极性处理好内部上下级、横向 部

门间、工作人员间的矛盾，实现内部信息畅通交流，创造一个团结协作、温

,

办公室应辅助协调领导 将全能型

领导机构转变为有限型。改变过去无所不包、无所不能的传统习惯，坚持有

所为，有所不为。凡是社会能自我调节、自我管理的事，上层领导组织就不

< br>必介入，减少上层领导组织不必要的负担。另外，办公室要协调领导部门在

制定公 共政策方案时应积极推动组织及个人的民主参与，广泛听取群众的真

实呼声，以此准确地 了解政情、社情和民情，从而实现决策的民主化与科学

化。

中心工作与其它工作关系的沟通协调。

项目办公室工作千头万 绪、

纷繁复杂。办公室一定要有预见性，提前为领导提出活动预案，并协助领导

处理好中心工作与其他工作的关系，突出重点、分清主次。不能眉毛胡子一

把抓，没有重点、次重点与非重点的分别，最后搞的领导与下属都忙的疲惫

不堪，

积劳成疾。

要学会

“十个指头弹琴”

，

而且要十个指头都能应用自如，

有“重音”与“轻音”之别。从而能让领导把主要的精力 投入到重要工作中

去，用放松与休闲大脑的时间来处理大量的一般性事务性的工作。

三、掌握沟通协调的艺术是做好办公室沟通协调工作的关键

沟通协调工作是一门艺术，也是一门科学。办公室的沟通协调工作具有

< br>层次高、难度大的特点，所以只凭秘书人员的满腔热血、埋头苦干是远远不

够的， 还必须要既注意工作的方法又讲究沟通协调的“艺术”性。在具体的

工作中，就是要做好 “三不”与处理好“四个统一”的关系。

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、做好“三不”

首先，要有 胸怀全局“不近视”。毛泽东同志说过，没有全局在胸，是

下不出一着好棋的。办公室处 于承上启下、沟通左右、联系内外的“中间”

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