小学生五年级日记大型报告会流程

大型报告会流程

组织架构图

会议总负责人

场内负责人

场外负责人

迎宾组

摄影组

销售组

安保组

后勤组

音响设备组

舞台服务组

礼仪组

检票组

外围安全

车位引导

会议前期筹备

在会 议前期筹备工作中，

首先要确定本次会议主题、

目的、

形式、

规模、广告宣传、邀约人群、时间、讲师、主持人、主办单位及承办

单位，并以文字形式整理成册，经上级领导审核通过后开始筹划。筹

备工作注意项

1)

款项申请，各种会务款提出预算，及早 申请，保证会务费及时

到位，保证会议顺利进行。

2)

与酒店提前预定会场、住宿房间、餐饮人数，签订合同。

3)

分工明确，各司其职。总协调要把各个岗位的职责 分工明确，

并且做好培训工作，每个岗位应该做好哪些，应注意事项等说清楚，

各岗位准时到岗，不准中途离开岗位。

一、前期人员分工

在前期人员分工上，

我们应该明确自己在此期间的工作职责，

人

员分配一定要合情合 理，

工作细节由各个小组负责人统一安排。

各小

组所需准 备的特殊物品报与后勤组，有后勤组统一采购制作。

安排如下表：

岗位

人数

人员

职责

负责人

电话

负责人

1

负责会议整体工作的监督协商

讲师

1

会议内容及课件准备

主持人

1

串场词开场词准备演练。

负责联系讲师并协调车票、< /p>

住宿

来往时间。

以及会议需准备物品

协商

会议所需物料筹备，

制作。

确定

会议场地

邀约参会人员

接待

1

后勤

邀约

3

全体

< /p>

1

、主持人工作：核对议程，反复排练，把串词、议程熟记于心，保

证主持时不出错，

根据会议主题控制会场氛围，

控制好会场的不 同时

间段的不同氛围，

需要激情的时候激情澎湃，

需要深 沉的时候严肃深

沉，

需要幽默的时候妙语连珠……根据议程与各个演讲嘉 宾核对时间

与演讲顺序，

保证出场时嘉宾顺利到场，

如果 嘉宾有特殊情况不能及

时到岗，要及时调整议程，

并向大会说明情况。会 前检查好会议相关

的所有演示文稿与音乐、宣传片等，保证会中不出错。与音响师、控< /p>

制台、总协调做好紧密配合，保证会议顺利进行。会前向听众介绍会

场注意事项与会议相关事项，如餐饮地点、抽奖事宜、赠送事宜、凭

嘉宾调查表领取礼 品与软件事宜、旅游事宜、退房事宜、开发票事宜

等。会前要与总协调、控制台、音响师 、摄影师、礼仪做好会前排练

工作。

2

、总协调：

会场所有事务的控制工作，保证各种工作顺利有序进行，

如议程、嘉宾到位、主持台、控制台、音响控制、投影控制、座椅控

制、饮料控制、 摄影摄像控制、嘉宾演讲、颁奖、抽奖、礼仪小姐的

培训、演讲时间等控制。保证会议顺 利进行。

二、会场选址

根据会议规模、邀约人群来确定会议地址。

选址标准及要求：

1

、在市中 心附近，有一定知名度；会场大小视会议参会人数多少而

定；

2

、交通方便；有停车位，最好可以预留；

3

、场内设备齐全；

4

、确定会场后还应记录会场布局，悬挂条幅的长度，背景布的尺寸，

销售台，咨 询台摆放位置；

5

、预约会议前一天布置会场，彩排的 时间。并询问是否提供迎宾；

6

、留下会场管理人电话，方便及时沟通；

7

、提前为赞助合作商预留空位。

会场调查表：

会场

会场地址

条幅

喷绘

停车位

音响设备

投影设备

灯光设备

公交线路

座位图

三、赞助合作：

根据 会议目的、

形式洽谈赞助合作商。

在会议前一个月与合作商

沟通，了解合作商的人脉、资源、需求、费用。