低调的华丽咨询报告的写法

2021年1月27日发(作者：浴火焚神)
正确地撰写报告



在咨询工作中，
书面交流能够弥补口 头的不足。
而在某些情况下，
书面报告会成
为主要的或唯一的交流渠道。
报告 除了归纳和传递信息、
激励客户采取行动之外，
对客户还具有其他重要的作用，
报告的 质量和说明在很大程度上决定着咨询师在
执行咨询任务过程中的影响报告还影响咨询师的总的信誉。当咨询师和客户个人
之间的交往受到限制时
（比如，
客户从好几个咨询师那里得到 不同的书面报告而
从中择一时），报告的说服力就成为报告至关重要的作用。

一份出色的咨询报告应达到以下三个基本标准：

·第一，要友好面对读者，针对客户 的背景、需求和爱好，选择报告的结构、文
体、术语、论点以及其他特点。最根本的问题是：
< br>什么样的报告能最好地服务
于客户，并易于客户阅读并理解

，而不是
< br>我们公司愿意出具什么样的报告？

当然，
在大多数情形下，
客户对报告 并没有什么特殊的偏好，
而是让咨询师替他
们选择。
尽管如此，
还是要征求他 们的意见，
直接和客户讨论报告是会有很大的
帮助的。

·第二，报告应便于 咨询师撰写。便于撰写的文章才便于阅读。况且，这样做可
以为客户节约时间和费用。因为客户要为咨询 师撰写报告所花费的时间支付费
用，
而且要花费自己的时间来研究报告。
在极端的情况 下，
一份撰写得很不好的
报告会使客户心烦起到事与愿违的作用。

·第三，
也是最重要的，
每一份报告的目的都是为了传递特定的信息。
在撰写报
告前， 需要明确这一信息（或目的）。这样做有助于确定报告的结构，选择适当
的文体，并针对要向客户传递的 这一信

息，组织论据的事实和信息。

做为自检，可以通过以下问题来检查要撰写的报告的必要性和目的

--
为什么这份报告是必要的？

--
它想表达什么内容？

--
如何达到这一目的？

--
有没有达到这一目的的更好的方法？

--
时机成熟了吗？

--
谁会是这份报告的读者？谁会是这份报告的使用者？

在试写报告的开场白时，可以采用这样的开头：

本报告的目的是……

如果完成这个句子有任何困难，
说明写这份报告的必要性有待商榷。
从上次报告
到现 在的时间间隔长短并不重要，重要的是咨询任务在此过程中取得的满意进
展，而且也为客户所知晓，即使 是在按照咨询合同规定，非提交报告不可时，也
应该先考虑上述问题，
环境可能已发生变化，< br>先前定的时间表也许不再适宜，
也
许根本不再需要这样一份报告了，等等。

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原则上，
除了直接证明结论或工作所产生的文件的信息外，
咨询 报告不应重复从
客户那里得到的或早为客户熟知的信息及有关背景情况的一般信息。
信息的精华
在于新闻。因此，报告的信息内容应包

括：

--
咨询师首先发现的事实；

--
对已知事实重要性的新发现；

--
新发现的已知效果和迄今未知原因之间的联系；

--
客户存在问题的解决方法及方法的正确性；

--
向客户表明他
/
她需要采取行动的情况以及其他能引起客户注意的任何情况。

报告的结构



应当根据报告的性质和目的以及期望得到的反映， 对内容进行

最佳顺序

的编
排。
做到这一点可能不容易。作者可能希望能够对整个咨询任务以及咨询小组的
整个分析思考过程，
给予全面的描述，< br>但客户则更急于了解将为业务带来可见改
进的结果和建议。
尽管作者希望读者能从头读到 尾，
但谁也无法保证这一点，
这
也是书面交流的一个弊端。
报告具有说服力就 需要一个理性的推理积累过程而读
者却不愿意重复这一过程。

解决的办法是在报告的 开头最好有一个吸引人的提要，
提要主要描述报告的总旨
及关键信息。
这样大多数工作 繁忙的高级管理成员，
即使不会逐章阅读，
也可以
通过阅读提要来了解报告的结构和主 要结论。
再根据高级管理人员的归纳，
他们
会选择更加仔细地看一下报告的某些部分。

内容目录也很重要
（十分简短的报告除外）
；
遗憾的是很多报告恰 恰缺少这一项。
内容目录最好是放在报告的最开始，
即开头是内容简介、
前言、
提要或任何其他
章节。
这样做可能有助于在单独的纸张或卡片上编写标题和内容摘要。
然后可对
这些卡片作出妥善的分类，以便拟定提纲和起草报告。

对大标题、小标题 等采用一套正规的数字和
/
或字母体系，有助于将报告的本文
整理成合乎逻辑的结构。 每个数字后的文字可以用不同的格式打印。

可以应用十进制方式，如：

1
、大标题

1.1
小标题

1.1.1
次小标题。

或者用数字和字母方式，如：

I
、大标题

1
、小标题

A
、次小标题

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